Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 3–4. szám - FIGYELŐ - Nagy István: Johannes Papritz az iratkezelés történeti alapfogalmairól / 404–407. o.

sége volt* Ez a hivatali apparátus csak a tárgyi alapon rendszerezett regisztratura mellett tudott müködnir amely a hivatali apparátus munkáját szervesen tudta kiszolgálni, s a hivatal működésének iratlecsapódását is szerves rendszerbe foglalta, A tárgyi rendszerű regisztratura Poroszország* ban született meg* A tárgyi rendszer alapvető követelménye, hogy minden egyes ügyről külön irat keletkezzék* Az erre vonatkozó szigorú rendeletet a porosz hivatalok részére 1652*ben bocsátót* ták ki. A porosz tárgyi regisztratura rendszerét az aktaterv tükrözi* Ez az iratok tárgyi osztályo* záaának az alapja* s ennek a segítségével lehet az egyes aktákat megtalálni* Az aktatervek kész> tése során kezdetben megelégedtek az iratok egyszerű Jegyzékbe vevésévei, később az iratokat logikus (általánostól az egyedi felé, nagyból a kisebb felé haladó) osztályozással vagy mechanikus (betűrendes) osztályozással foglalták rendszerbe. A következő fejlődési fokozatban a fenti elvek szerint aktacsoportokat létesítettek* Ezt követte az aktacsoportokból álló csoportok felállítása, A tárgyi rendszerű regisztratura virágkorát 1800H85(Mg Poroszországban élte. Innen terjedt el egész Németországban és néhány szomszédos államban is. A tárgyi rendszerű regisztratura a hivatal egész anyagát felölelheti, s szerves rendszerbe oszthatja* Ez a cél a sorozati rendszerrel nem érhető el* A tárgyi rendszerű regisztratura tehát önnél sokkal tökéletesebb, lényegében külön világot képvisel, • Az újkorban az irattári rendszerek külön típusa az uc. folyószámos (numerus currens) re* gisztratura* amely az osztrák ügyvitelben alakult ki. üészb^ö a tárgyi, részben a sorozati rend* szerből vette eredetéi Az egyes ügyiratokat nem szisztematikus rendszerbe foglalták, hanem folyfc számozással látták el. fiz főleg ott vált be, ahol •* mint pt a bíróságoknál - szétágazó ügyvitel nem alakult ki. (Peres és nem peres akták.) Ennek a rendszernek nagy előnye* hogy nem lezárt, mindig folytatható, mig a tárgyi rendszer rendszerint lezárt, kerek egységet alkot* A XX, sz. elején uj korszak nyílott meg az iratok -rendszerezésének fejlődésében. Ez a kor* szak már nem olyan egységes* mint az előzőek* A porosz tárgyi rendszer ebben a korszakban kissé háttérbe szorult A porosz tárgyi rendszer viszonylagos háttérbe szorulását a hatalmas mé* retü irattermelés, azonkívül a közigazgatási apparátus kaotikus helyzete okozta* A nagy papirtöme* get a hatós.ágok képtelenek voltak szerves rendbe osztania a folytonos hatáskörváltozások, átszed vezések pedig az egységes, állandó aktaterv kidolgozását tették lehetetlenné. Nehézségeket okozott a szabályozott iratforma feladása, a regisztrátori munka lehanyatlása, a papír minőségének a romlása. Az iktatókönyv, az ügyviteli napló készítését Is elhanyagolták, ez pedig az e^yes iratdarabok megkeresését nehezítette meg* A XX* századot egyébként a nagy irodatechnikai újítások jellemzik* A gépírás eUarjedéséve. a fogalmazványokat a másolati iratok (géppel átütött iratok) váltják fel. Az ügyiratokat gyorsíüzővei kapcsolják egybe (fűzőmappa), fonálíüzés helyett fémkapcsokai rendszere-•stten«&- Megjelenik az álló iratrendező, amely az iratanyag kőnyvszerü felállítását teszi lehetővé* Az iratanyag felállításánál a függőmappa és az áitő iratrendező rendszerint együtt szerepel Bz vezetett epy igen lénye* ges újítás* az un* Se haltak te n (az iratrendezőbe betolható és onnan kivehető akták) kialakítására^ Ez lényegében abból áll, hogy a íüzőmappa tartalmát egészben az állólrat rendezőbe lehet helyezni és onnan kivenni. A füzőmappa anyagál csak egy papirgerinc és egy fémkeret tarUa össze, A SchaW* aktén esetében ige'n könnyen kezelhetők az Íratok, s a Se halták Wa igen alkalmas egyedi, ügyiratok képzésére, mely a tárgyi irattári rendszer legfontosabb feltétele. Ezt a lehetőséget «- a nagyarányú Irattermelés miatt - rendszerint nem használják ki» A Schaltakten esetében vegyes irattári rendszert láthatunk. Az álló irattartó a tárgyi rendszerből adódó csopcrtclmet viselt az iraífaríóban lévő akták pedig folyószám ok szerint következnek egymásután. A ^Sohaltaktea-rt'iKJszeVt* először vállalatok alkalmazták, ma már a minisztériumokban is elterjedt A XX* sz* 2O*30*as éveiben általában irodareformot hajtottak végre. A íulnagy irattárakat *B>i& pedienteqr-regisztraturákká* bontották fel. Ez azt Jelentette, hogy az előadóknak maguknak kellett sa* Ját anyagukat rendszerbe osztani, ezt követte a füzőmappák és az irattartók összeállítása. Egy már> sík ujitás volt az ügyviteli napló (iktató) eltörlése, s helyébe kartonrendszer bevezetése* (Ez egyéb* ként nem vált be») A reform tárgya volt a szabvány aktatervek bevezetése (hasonló Jellegű hivatás** 406