Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - FIGYELŐ - Sárközi Zoltán: A gazdasági iratfajták és irattározások kérdései az NDK népgazdaságában / 221–223. o.

védetté vált iratanyagból a valóban értékkel biró vonatkozások egyértelmű meghatározása és ezek gyors kiválasztása érdekében * már az iratképzésnek és az irattári SEftrvé&ásfiufc Is megfelelő irányú előzetes befolyásolása. Mindezek a kérdések a népi demokráciák levéltári szakirodalmából megállapithatólag elsősorban az NDK levéltárosait foglalkoztatták, fizen kérdésekei tárgyaló cikkeikből már korábbi számainkban is többet ismertettünk. A most ismertetésre karülők ismét csak azt mutatják, hogy a,- NDK rejlett és differenciált népgazdasága az egysége^, állásfoglalást még látszólag jelentéktelen részletkérdésekben is komoly feladattá teszi. Fontos kérdéshez szól hozzá Jörgen Haaick az árchivmitteilungen 1957. évi 4. füzetében megjelent, *Zur Frage des Aktenplanes in der voikseigenen VirtschaíU (128-131. lap) c. dolgozata, mely a vállalati irattározás problémájával foglalkozik. A szerző megállapítja, hogy a kiinduló pontot e tekintetben is azok a rende'etek jelentik, melyek 1950-ben és 1951*ben előírták az üzemi, majd a közigazgatási levéltárak felállítását. Ezek nyomán keletkeztek azok a közigazgatási iratkezelési rendszerek, melyek szerint a folyó államigazgatási iratokat kezelik, illetőleg irattározzák. A vállalatokról más a helyzet Itt általánosan elterjedt az' osztályok, illetőleg üzemrészek szerint történő irattároz^s. A szervezeti változások és az állandó személyzeti fluktuáció miatt azonban jóformán sehol sincs általánosan érvényes irattározási rendszer. A gyakorlati tevékenységre való hivatkozással is akadályozzák a szélesebb elméleti alapvetés kibontakozását. így azután a vállalati irattározásnál elemi hibák is előfordulnak. (Az irat és előzményei nem kerülnek egy helyre.) A nem eléggé kidolgozott regisztratura különösen akkor okoz nagy nehézségeket, ha történetesen uj munkatárs kénytelen átvenni egy osztályon az iratkezelés munkáját. Az iratkezelési hibák kihatnak természetesen a termelésre s a késedelmesség révén csökkenthetik a vállalati tervek teljesítését A hiányosságok megszüntetésit célozta a selejtezési ügykörjegyzékek elkészítése, továbbá az irattári tervek egyöntetű kidolgozására irányuló erőfeszítés. Az ágazatok (szakok) szerint elkészülő irattári tervek a szakminisztériumok és a levéltárak kögös müvei lennének. Az erre felé vezető legelső lépés az irattározási fegyelem megszilárdítása a különböző osztályoknál és az iratr tári munka tervszerűvé tétele. Az osztály irattárak tapasztalatait a vállalati levéltárosnak kell összegeznie és továbbítania az iratkezelési és rendszerezési munkálatokat összefogó bizottság számára. A nagyüzemek irattári terveit Haaick szerint a tizedes rendszer alapján lenne a legcélravezetőbb kidolgozni. Egy iiyen irattári terv vázlatos képe a következő; 01 belső levelezés (üzemrészek szerint felosztva) 02 külső kereskedelmi levelezés (abc rendben) 03 felettes hatóságok levelei (minisztériumok, magisztrátusok stb.) E rendszer lehetővé teszi, hogy az üzemek saját helyzetüknek megfelelően bővítsék a megadott számsor kereteit A koordináló munkaközösség majd ügyelni íog arra, hogy egy-egy iparágon belül az üzemrészek a gyakorlatban azonos irattározási számsort alakítsanak ki. Az irattári tervhez az alapot mindig a vállalatok felépítése, szervezete, ügyvitele és működése szolgáltatja. 4z irattári munka ellenőrzésére mindenütt az üzemi levéltárosnak kell vállalkoznia. A folyó ügyvitellel való törődés révén így tud befolyást gyakorolni a majdan levéltárivá érő iratanyagra, másrészt így tud kézzel fogható hasznot hajtani a vállalatnak, miáltal szakmai tekintélye is tovább emelkedik. Az NDK népgazdasági levéltári problémáinak más vonatkozásaival foglalkozik az a két cikk, mely számadási okmányok uszámlák) őrzési határidejének megállapítását tárgyaljaMindkettő az Árchivmitteilungen 1957. évi első íüzetében Jelent meg. Az egyik firich Neuss: <Zur Frage der Auriyewahrung und Archivierung von Rechnungen* c. tanulmánya. (16-20. lap) a másik Gottfríed üörnert; <Zur Aufbewahrung von Unterlagen der tíuchführung* *c. munkája (20-21. lap). Az előbbiben a szerző abból indul ki, hogy számadásoknak szűkebb értelemben most csak a kereskedelemben előforduló fizetési okmányokat (belég >ket, elismervényeket számlákat) tekintsük. A különféle pénzügyi müveletek lebonyolítását szolgáló okmányok közül a legjelentősebb a számla. 222