Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Sznliko, T. G.: Az állami levéltárak útmutatói összeállításának módszertanáról: Isztoricseszkij Arhiv, 1957. 4. sz. / 163–174. o.

mint például a CG AD A-ban levő • Állami levéltár*, a GGUM *HI. Ügyosztása*, a CGVIA «Hadtudományí levéltára* és mások terjedelem szempontjából az útmutatóval egyenlő könyveket tenne ki; a közls* mert müvek felsorolása viszont semmit sem nyújt a kutatónak és csak a helyet veszi el az útmutatóban, amit sokkal célszerűbben lehetne kihasználni a íond dokumentumai tartalmának teljesebb fe> tárásával, A bibliográfiák összeállításával foglalkozhatnak más intézmények is, a levéltárak feladata az útmutatók összeállításánál más; a lehetőségekhez mérten minél szélesebben világítani meg a kutatók előtt az őrzőhelyek dokumentális gazdagságát A fondleirások előbb emiitett hiányosságain kivül készítőik sok más hibát is elkövettek, amelyeket az előkészületben lévő útmutatók kiadása során ki kell küszöbölni. Közismert dolog, hogy az útmutatóban azt a megnevezést tüntetjük lel, amelyet a fondképző tevékenységének utolsó periódusában'viselt A< levéltárak azonban igen sokszor megváltoztatják ezeket az elnevezéseket, vagy Indoko? lattanul önkényesen lerövidítik őket így a CGIAL mutatójában 4A zsidók oroszországi berendezkedésével kapcsolatos intézkedések vizsgálatával foglalkozó bizottság* fondjának a tZsidó bizottság* elnevezést, «A Kaukázusontuli terület rendezésével foglalkozó bizottság* fondjának pedig a f Kaukázusi bizottság fond ja* nevet adták. A ^Nyercsinszki kényszermunka-igazgatóság* fondja a CGIAM útmutatójában egyszerűen a tNyercsinszki kényszermunka* néven van feltüntetve, *A pétervári erődparancsnok igazgatóságáénak fondja pedig - iPétervári erőd* cimszó alatt stb. A CGVIA útmutatójában *Az osztrák-magyar és német katonaság háborús törvény* és jogszokás-sértéseinek vizsgálatával megbízott rendkívüli vizsgáló bizottság* (4945-19-18) fondja a íRendkivüli vizsgáló bizottság* elnevezést kapta. A CGIAL, mely az alapvető fond leirás után nyomban a fondok strukturális részeinek és a tárgyalt hatóságok felügyelete alá tartozó intézményeknek leírását adja. nem tartotta szükségesnek azt hogy az alapvető fondképző megnevezésének helyet adjon. Például; ti-159, iónd. &z általános gyűlés és az ügyosztályok jegyzőkönyvei*, H160. fond. Az ügyosztályok jegyzőkönyvei* (Mindezek alapvető fő fondképzője. Államtanács - elhagyva), *485. íond. lervek és rajzok* (az alapvető fondképző; az udvar minisztériuma * elhagyva) stb. Az ilyen rövidítések megnehezítik az útmutató használatát Az egész családok anyagait tartalmazó személyi íondokat gyakran egy személy. - a család fejének nevéről nevezik eli más fondok ezek közül kellő alap nélkül családi íondmegnevezést kapnak, bár a dokumentumok összetételét tekintve ezek inkább személyi fondok. Például, a Volkonszkij-ok családi fondja mint «Volkonszkij P.D.*. A. Sz. Ionin személyi fondja mint a • loninok* fondja (CGIAM) szerepel, P. A. Szaburov személyi fondja tSzaburovok* néven (CGIAÜ van feltüntetve, stb. Még az összes rövidítések esetében is feltétlenül közölni kell a fond, sorszámát azonban a CGVIA még ezt sem tette meg, a had osztályparancsnokságok londjait pedig <a 2324-es számtól a 2562-ig* egyszerűen felsorolta. Amint ez az ellenőrzés eredményeként, megmutatkozott, az őrzési egységek száma mindegyik levéltárnál sok íondban távolról sem egyezik azzal, amit az útmutatóban feltüntettek. Sok fondleirásban (részben a CGIAM útmutatójában) a dokumentumok időhatárai tévesen vannak megadva: helyettük igen gyakran a fondképző működésének időhatárait kapjuk, bár ismeretes, hogy a fondokban gyakran találhatunk az előző fondképzőktöl származó dokumentumokat és olyan összevont ügyeket amelyek sokkal korábbiak vagy későbbiek a fondképző működésének dátumainál. Mint már mondottuk, az útmutatók többségében (a CGUM és CGAKA kivételével) említés történik a leltárakról és a íond okhoz tartozó más tudományos-tájékoztató dokumentumokról. Ez azonban nem elég. A rövid *leltár» vagy <leltárak» megjelölés semmit sem magyaráz meg a kutatónak. Fel kell tüntetni azt hogy milyen leltárak vannak, milyen elv szerint készültek és milyen számban. Például; *356 ügyviteli leltár a strukturális részek és ezenbelül évek szerint*. Magától értetődik, hogy a íonddal kapcsolatos tárgyi-tematikai és alfabetikus kartotékokat és más tájékoztató dokumentumokat a leírásban feltüntetni - elengedhetetlen. Á leirás következő alkotórésze a fondképzőről szóló rövid történelmi jegyzet melynek adatokat kell tartalmaznia a fondképző tevékenysége kezdetének és befejezésének idejéről (a megalakításáról,, névváltozásairól, átszervezéseiről és megszüntetéseiről szóló rendeletek és dátumok feltüntetésével), a fondképző által betöltött funkciókról, ül. a szerv struktúrájáról, a fond dokumentumainak sajátosságairól és egyes esetekben a fond történetéről is. Utóbbi követelmény különösen a gyűjtemény jellegű fondok történelmi jegyzeteinek összeállításánál fontos. A GAU idézett körlevele rámutat arra* hogy a gyüjteményjellégü fondokról szóló történelmi jegyzetnek a következő adatolt 67