Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Sznliko, T. G.: Az állami levéltárak útmutatói összeállításának módszertanáról: Isztoricseszkij Arhiv, 1957. 4. sz. / 163–174. o.

kat kel! tartalmaznia, a gyüjteményjellegü fondók keletkezésének ideje, létrehozásának okai és felépítésének-sajátosságai. E követelményeket csak a már levéltáron belül keletkezett gyűjteményekre vonatkoztatva lehet kielégítőnek tekinteni, azonban sok nagy történelmileg keletkezett gyűjtemény is van például a CGADA fÁIlami levéltára*, a CGVJA <Hadtudományi levéltára* és az egyes háborúk fond« jai, a CGIAM-ban «A Téli palota kézirat-részlege* és sok más. Az ilyen fondokról szóló történelmi jegyzeteknek feltétlenül tartalmazniuk kell a fond történetével kapcsolatos adatokat Az olyan gyüjteményjellegü fondról szóló történelmi jegyzet, ahol a fondképzö különálló gyűjtő (vagy a gyűjtők egy csoportja) volt, utóbbiakról is kell hogy rövid tájékoztatást adjon, A személyi fondokról szóló történelmi jegyzetekben fel kei! tüntetni az alapvető i'ondképző (ííL alapvető fondképzők) születésének és halálának dátumait társadalmi helyzetét és tevékenységét az általa betöltött állások időrendi felsorolásával és - amennyiben a fond családtagjainak anyagait Is tartalmazza - családi helyzetét is. A GAU instrukclós körlevele azt a követelményt állítja fel, hogy a történelmi jegyzet a *fond« képző tevékenységének politikai értékelését* kéíL hogy adja. Ügy gondoljuk, hogy a fondképzö politikai lényegét a tevékenységét tükröző dokumentumok annoíálásában kell feltárni, mert az teszi lehetővé, hogy arculatát történelmileg konkréten rajzoljuk meg. A kiadott útmutatók fondleírásainak jelentős része azonban egyáltalán nem tartalmaz történejmi jegyzeteket és éppen azokról a fondokról nem, amelyeknél hasonló jegyzetekre igen nagy szükség volna (. «A háborúk* fondjai a CGVIA~ban. a «külső kapcsolatok* rondjai, a ^kormányszékek* és különböző «ügyek» a CGA1)A-ban stbJ. Olykor viszont a történelmi jegyzetek indokolatlanul hosszúak, a jellemzéseket idézetekkel, a fondképzö tevékenységének aprólékos megvilágításával támasztják alá (CGJAL). Más esetekben a jegyzetek két-három szóbél állnak ) a CGALI például az esetek többségében a fondképzö családi, apai és keresztneve mellett csak a születés és elhalálozás dátumait és a foglalkozási tíinteüe fel, A CGAOR fondjaí történelmi jegyzeteinek többségében nincs megjelölve a fondképzö struktúrája, Ül. (személy esetében) funkciói, Egyeflenegy levéltár sem adott történelmi jegyzeteiben tájékoztatást a fond ok történetéről, egyetlenegy levéltár sein mutatott rá itt arra, hogy az illető fond anyagai milyen más levéltárban fordulnak még elő. pedig ez különösen fontos lenne a CGALI számára, amely é az esetek többségében - nem fondokat, hanem íondrészeket őriz. A CGIAL útmutatója először történelmi jegyzetet ad a fondok csoportiáról (hatóságokról) és ezután adja a fondokról szóló történelmi jegyzeteket. A CGIAM és a CGALI útmutatóiban a történelmi jegyzetek megelőzik a fond strukturális részeinek annotációit'Ha a- CGIAM fondjai részére ezt megengedhetőnek is tar-íjuk, tekintve, hogy' e fondok strukturális részeinek (a III. Ügyosztály osztályai, ügyintézések, és a rendőrség ügyosztályainak részlegei stb>)* saját történetük volt és sajátos, különös funkciókat töltöttek be* - ugy a CGALI családi fondjainak történelmi jegyzeteiben e íondoknak személyszerinti tagolását nem lehet célszerűnek tekinteni. A családi fondoknak a személy szerint! részlegek mellett rendszerint közös részlegei vannak, amelyekben az összes fondképzők dokumentumai összpontosulnak; genealógiai, gazdasági és vagyoni, képzőművészeti (családi portrék, csoportos fényképek stb.) dokumentumok. Éppenségg'el e közös részlegek meglétének köveik esté ben nevezzük a fondot családi fondnak és nem személyi fondok csoportjának vagy komplexumának és éppen ezért az ilyen fondról egy közös történelmi jegyzet elegendő. Azokon a hiányosságokon kivül, amelyekre az előbb rámutattunk, a történelmi jegyzetekben vannak még más hiányosságok is; olykor helytelenül vannak feltüntetve a fondképzö tevékenysége kezdetének és végének dátumai (CGIAM), a CGIAL útmutatójában a Miniszterek tanácsa (Szovjet minisztrov) tevékenységének dátumai; 4857-1905, jóllehet a fond csak 1857-1882-es évi anyagokat tartalmaz. (A Miniszterek tanácsának tevékenysége az 1880-as ,évek elején szűnt meg, bár megszüntetéséről semmiféle rendelet nem intézkedett). Gyakran helytelenül vannak feltüntetve az útmutatókban a funkciók is. például a «hadügyminiszter barátja* (tovariscs) helyett *A hadügyminiszter segítőtársa* (pomoscsnyik) van feltüntetve (CGVM). Az omszki területi levéltár a kormányzó-tábornok (generál-gubernátor) fond ját személyi fondnak tellinű és a történelmi jegyzetben azt irja, hogy; • Szibériai kormányzóiábornok, kinevezve 1803. május 23-án». ahelyett, hogy azt irná; «Szibériai tábornoki kormányzóság, létesített .,,» stb. 168