Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

nyire is a tárgyak szerinti főcsoportok kialaidusára törekedtek, lényegében mégis az államigazga. tás főhatóságaihoz, a minisztériumokhoz kellett alkalmazkodni, mert hiszen egy-egy minisztérium általában a népgazdaság egy-egy ágát képviseli, vagy a kulturális élet irányainak, megoszlásának legfelső szervezete. Ilyen módon a csoportszámok összeállítói - eltérően saját eszmei célkitűzésüktől -már eleve nem szigorúan tárgyi rendszert képviseltek, hanem szinte monthetetlenül az igazgatási struktúrához alkalmazkodtak. S bár elméletileg a tárgyakat kellett volna minden esetben figyelembe venni, a gyakorlat nem adott módot arra, hogy az iktató minden esetben mérlegelje a tárgyat, amikor egy-egy rendeletben vagy jelentésben megvolt határozva áz a minisztérium, mely az ügyben intézkedni ^ivatott. S ez a helyzet határozta meg egy-egy ügynek számrendjében magát a főcsoportot. De találkozunk egy másik jelenséggel. Nevezetesen azzal, hogy a hivatali ügyvitel alá- és fölérendeltségi viszonyából szükségszerűen következik, hogy olyan ügy, amely valamely felsőbb hatóságnál bizonyos ügyszámot kivan, az alsó hatóságnál nem kaphat a felsővel megegyező ügyszámot. Ilyen esetek adódnak többször s egy példa megvilágítja a gyakorlatot s annak elméleti alapját. Hajdú-Bihar megye tanácsának titkársága 001/126/1953. sz. a. iktatott rendeletében közölte az éberség terén szerzett észrevételeit Debrecen járási tanács igazgatási osztályával. Egyik észrevétel az irattár hanyag állapotára vonatkozott. A járásnál az ügy*jellege megváltozott s a jelentésben az ügydarab döntő tárgya többé nem az éberség volt, hanem az irattár állapotáról szóló beszámoló. Emiatt az igazgatási osztálynál az irat 183~d/l953. sz. alatt nyert iktatást, bár inkább a 131 alá kellett volna tenni Nyilvánvaló, hogy rendelet és jelentés akármennyire is összefüggnek s egymásra utalnak, mégsem mindenkor azonos tárgyat képeznek., mert más a hivataloknak subordinációjából adódó tevékenység, melynek az irat a vissz a tükrözője. Ilyen jellegű hatásköri ellentmondásokból adódott az is, hogy pl, a debreceni járás titkárságának hivatali helyiségre vo, natkozó igényét a megyei tanács 809 szám alatt (helyesen 8091 alatt kelleti volna í) iktatta, viszont a járási tanács maga 414-25/1954. sz, alatt, mert az ügyet belső szervezeti kérdésnek fogta fel. Egy másik esetben a Minisztertanács titkársága 18-298/1955. sz. alatt iktatta a felügyeleti ténykedésre vonatkozó ügydarabot, amelyet Debrecen vb titkársága 131/8/1956. sz. alatt tartott nyilván, mert számára az ügy már belső ügyvitelt jelentett Vagy Nyiradony község tanácsa 34~16/l/l954. sz, alatt kezelte a közadók behajtására vonatkozó ügydarabot amely a debreceni járás számára már 104/5l/l954. sz. alatti iktatást követelt. Vagy ugyancsak a hivatali alárendeltség állapotából következett az is. hogy a debreceni járás igazgatási osztálya a fizetési előlegeket, bár helytelenül, személyügyi kérdésnek fogta fel.^viszont a pénzügyi vagy tervosztály pénzügyi

1 vonatkozású ügynek. Ebből kifolyólag az igazgatási osztájy a 14 alcsoportnál iktatta az iratokat, a többi osztály pedig a 32 alcsoportnál. Az igazgatási osztály ugyanis a kérelem pénzügyi kihatásának okát, a pénzügyi osztály viszont a pénzügyi iktatás tényét vette tekintetbe. Hasonlóképpen a hivatalszervezet függőleges tagolásának különbségeiből adódott az az eljárás, amely mellett pl. a megyei tanács a gazdalajstr ómmal kapcsolatos felmérések iratát 2--8/6/1954. titkárság alatt iktatta, mert tervezésnek fogta íel az ügyet - és az ő számára valóban az volt -, mig a debreceni járási tanács 7-14/2/1954, sz. alatt iktatta, mert nem látott benne mást, mint begyűjtési problémát. A járás számára ez a funkció került előtérbe. Az ügyek és tárgyak csoportnál - második számjegynél - történő befejezése sok zavart okozott s fékezte a rendes ügyiratkezelést. A vállalatok által törtónt szállításokat pl. a Pénzügyminisztérium 3l/--200/l952, sz. alatt iktatta, a megyei tanács 319~3-19/l952, a debreceni városi tanács pedig 315/l2l/l/1952. sz, alatt. Hamm féle nyilvántartókartonon szerepelt az ügy a három hivatalnál s kétségtelen, hogy legföljebb az tudta volna visszakeresni, akinek mindhárom hivatalra kiterjedő emlékezőképessége van, S mindezt el lehetett volna kerülni, ha határozottabb tárgybontásí hajtott volna végre már maga az Útmutató s nem bízott volna minden ügyértékelést a különböző képzettségű és beállítású iktatószemélyzetre. Sajnálatos mulasztása az Útmutatónak az. hogy a begyűjtésnek, amely 1948-^.956 között az egyik legfontosabb és leggyakoribb államigazgatási feladat volt, önálló főcsoportot nem biztosított, jhanem a 7 főcsoporton belül (közlekedés, hírközlés, belkereskedelem, élelmezés) kapott helyet a 79. élelmezés alcsoportnál a begyűjtés egész kérdéskomplexuma. Az alcsoportokra való további 381 y