Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

bontás már helyes volt pl. 791 a mezőgazdasági termények begyűjtésére volt lekötve stb., de az alcsoportbontást a begyűjtési hivatalok rendszerint mellőzték. Maga a Begyűjtési Minisztérium is csak két számjegyet használt, tehát figyelmen kivül hagyta az alcsoportot* s természetes, hogy példáját alárendelt szervei még jobban követték. De még ott, ahol az alcsoportra való bontásról tudomást vesznek, vagyis ahol három számjegyet használnak, még ott is legtöbb esetben azonos számcsoporttal iktatnak. Tehát nem használják ki a háromszámjegyes ügykombináció {ehetőségeit hanem az állandóan használt három számot tekintik a begyűjtési ügyek egyetlen jelzőszámának. A biharkeresztesi járási begyűjtési hivatal pl, a 791 szám alatt iktatott mindenlajta begyűjtési ügy' darabot akár állattorgalomról, akár kertészeti vagy mezőgazdasági cikkekről volt szó, sőt még a hivatalszervezés ügyeivel összefüggő iratokat is ott kezelte- Ez a tipikus példája annak; hogy az igazgatás elve. vagyis a hivatalszervezet ágazati hovatartozása hogyan keveredett össze a tárgyi elvvel a gyakorlati munka során. Szászi megfigyelése szerint a Népművelési Minisztériumban azonos tárgynál sem engedélyezték azonos csoportszám használatát csupán az osztályokon belül. Ez az eljárás a tárgyi elv gyakorlati feladását jelentette s a régi burzsoá osztályiktatás maradványa azzal a különbséggel, hogy akkor bizonyos sorszámokat kötöttek le az egyes osztályok részére (pl. 70001- stb,), most pedig tárgyszámokat. Az eredmény mindkét esetben azonos : az iktatási alapelv megsértése s az ügyiratok összekeverése. Sőt még az is előfordult az emiitett helyen, hogy a jogi osztályon a 17 csoportot, a jogügyek csoportját, nem használhatták, csupán a •M-es csoportot. Az iktatásnál tehát szigorúan el kellett volna határolni az igazgatási elvet a tárgyi elvtől, de az Útmutató nem ezt tette, s talán nem is volt tisztában azzal, hogy milyen módszerrel hajthatná végre ezt a követelést. Debrecen városban minden osztály igyekezett a maga igazgatási szervezetének megfelelő főcsoportot igénybe venni s legtöbb esetben kizárólagossá tenni. Különösen kirivóvá vált ez a szándék a titkárságon, ahol a 104 alcsoport (helyi tanácsok és állandó bizottságok működése), minden ügyiratnak gyűjtőjévé emelkedett íöL Sokszor elfajult ez a törekvés s egészen érthetetlen eljárást váltott ki. Debrecen ipari osztálya 591-8/4956. IV. sz. alá helyezte a Szabadalmi Közlöny megvásárlására vonatkozó ügyiratot, amelyet a titkárság egyidejűleg a 87/2/1956, sz. alatt kezelt. Eltekintve attól, hogy egyik iktatás sem megfelelő, mert a 761 alatt kellett volna az ügyiratot nyilvántartani (hirlapszolgálat), az ipari osztály eljárása egyenesen megtévesztő. Itt ugornak ki azok a hiányosságok, melyek tárgy- és igazgatás egységnek tekintett rendszeréből adódnak ! Ugyancsak egy másik eset hasonló eljárásra mutat: Debrecen város vb. titkársága 87/12/1956 sz, alatt közölte az «£llam és igazgatási c. folyóirat szerkesztőségével a hivatali munka megjavítására vonatkozó igen nagyjelentőségű észrevételt, melyek ésszerűsítő jellegüknél fogva Töltetlenül a 224 alá tartoztak volna. A 87 szám alatt népművelési ügyekkel találkozunk s bár ez is összefügg a népmüveléssel, de mégis : a hivatali munka racionalizálása önálló alcsoportot kivan s az ügy darab ott kezelendő. Tipikus iktatási félreértésekről és az igazgatási4árgyi elv összekeveréséről tesz tanúbizonyságot a 11 csoport felhasználása. Ez a csoport az «államigazgatás szervezése, szervezete stb.» gyűjtőfogalmat viseli s ide tartoznának a területrendezésre, helységnevekre vonatkozó ügyek, a végrehajtó bizottságok által tárgyalt egyéb ügyek- Debrecen város vb. titkársága a 11 szám alatt iktatta harmadik szám felhasználása nélkül az üsszes ügydarabokat, azok között exhumálásokat, szennyvizderitő ügyeket stb., holott a 115 szám alatt kellett volna legrosszabb esetben is iktatnia. Ezzel a módszerrel több hibát is elkövettek. Az egyik: nem a tárgy szolgált az iktatás alapjául, hanem az igazgatási ágazat, A másik: ahelyett, hogy mindegyik ügyet a saját tárgya alatt iktatták volna, egybefogták s áttekinthetetlenné tették. Ilyenformán elválasztották a tárgyat a végrehajtásra illetékes szervtől, miután a végrehajtó bizottság ezeket a kérdéseket legföljebb megvizsgálta, de pás szerv, esetleg előadó, intézte. Vagy Debrecen titkársága 104-98/1956. sz. a, iktatta a szabálysértési bizottságok felállításával kapcsolatos ügydarabot, holott azt a 113 alá kellett volna helyeznie. Ugyanazért az okért, amiért a íenti hibákat elkövette: nem volt tisztában az iratok szervezeti, tárgyi és tartalmi összefüggéseivel. Egy esetben a Zeneművészeti Szakiskola szolgálati lakás ügyében íordult Debrecen titkárságához 212-2/1956. sz. alatt, A titkárság az ügyet a 104-106/1956. T. sz, alá helyezte; mindkét hivatalnak a 8091 alá ii' 382