Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - FIGYELŐ - Lengyel Alfréd: Városi irattárak iratrendje és irattári terve / 599–605. o.

2/1* Akták és egyéb iratanyag Az akták már rendezett iratanyagot jelentenek, megőrzésük, kezelésük irattárolókban és levéltárakban történik. Tartalmuk szerint megkülönböztetünk: fő- mellék- és speciális aktákat Mimden más irat az egyéb iratanyaghoz tartozik s vagy meg kell őrizni mint pl* az eredeti okieve* leket, terveket, rajzokat stb. vagy félre kell rakni* Az utóbbi sorsra az egyéb iratanyag jelentéktelenebb része jut s ennek eldöntése a szakelőadó és a levéltáros feladata. A KGSt. ezzel kapcsolatosan célszerűnek tartja, hogy az egyes városokhoz befutó oklevelek eredeti példányai azonnal ,. a levéltárba kerüljenek s a folyamatban lévő ügyeknél csupán ezek másolatai maradjanak. y 2/2* Szakelőadói Irattár A közigazgatás fejlődése során az igazgatási szerveknél a központi irattárak helyett mindinkább szakirattárak alakulnak. Bzt a fejlődési folyamatot sokan kifogásolják, de a felszaporodott igazgatási feladatok miatt már nem lehet megállítani. Erinek folytán a KGSt. is a decentralizált szafe* előadói irattárak mellett döntött az iratrend kialakításánál. Ez természetesen nem zárja ki, hogy olyan esetekben, ahol több szakelőadó ugyanazon iratfajtákkal dolgozik folyamatosan, az előadókat összefogó hivatal állítson fel egy ilyen szakirattárt De a központi irattárak már igen ritkán válnak be, csak a legalsó fokon, igy részletezésük itt mellőzhető. 2/3* irattárolási rendszer A beérkező iratok tárolási rendszerére vonatkozólag különbözőek a felfogások. A KGSt az álhrendezőkben való iratőrzési módot tartja leghelyesebbnek, mivel az adott technikai lehetőségek mellett ez nemcsak célszerű, de egyben olcsó is, A fejlődés e téren azonban még folyamatban van, a KGSt, Is állandóan figyelemmel kiséri ezt a problémát Így pl. a függőleges (felfüggesztett) irattárak,-bár nem minden iratnál alkalmazhatók, jól beváltak ilyan esetekben, ahol a helynyerés fontos követelmény. 2/á, Aziratoktagozódása A

'z iratok csoportosítása tekintetében á KGSt. iratrendje a «

v

árosok igazgatási tagozódását c. tervből indul ki, amelyből kiderül, hogy már két különálló igazgatási egység (osztály) társítása is a közigazgatás milyen mérvű egyszerűsítésével jár. A tervezet szerint a legmagasabb kategóriában is már csak 8 igazgatási egység (osztály) van éspedig: általános igazgatás (l), pénz* ügyi igazgatás (2), Jogi, biztonsági és rendészeti igazgatás (3), iskolai és kulturális igazgatás U), szociális és egészségügyi igazgatás (5), építésügyi igazgatás (6), közüzemi igazgatás (7), gazdasági és közlekedési igazgatás (8). / Az iratok megjelölésénél az első számjegy az igazgatási egységet (osztályt) jelöli. A második a feladatkört illetve hivatalt jelenti, e számsor O-val kezdődik, igy pl* 14 az általános igazgatás (l) keretében működő számvizsgáló hivatalt Jelentig E két első számjegy után következik a 3. és 4** amelyek az iratcsoport és alcsoport megjelölésére szolgálnak. Ez minden városnál azonos, minthogy a csoportokon (alcsoportokon) belüli tárgy-fogaimak mindenütt előfordulnak. Az utolsó két számjegy, tehát az 5. és 6* a tárgykört és az ügyiratot tünteti fel, ezek az egyes városoknál eltérőek. Ebből a jelölési rendszerből tevődik össze azután az iratok jelzete, amely 6 számjegyből áll s kettesével hézagszerüen van egymástól szétválasztva. (Pl. 14 10 01.) \ 2/5. Az iratok kettéosztása Fontos kérdés annak eldöntése, vajon az iratoknak eddig szokásos hármas felosztása *? folyamatban lévő, régi és levéltári iratok # helyett nem a kétfelé való osztást kellene-e alkalmazni

1

? \ 601