Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - FIGYELŐ - Lengyel Alfréd: Városi irattárak iratrendje és irattári terve / 599–605. o.

tFolyó ügyiratok és levéltári iratok.) A közigazgatási gyakorlat, beleértve a levéltárigazgatást is* az iratoknak ketté osztása mellett állapodott,meg, mivel csak ez a megoldás felel meg a közigazgatás egyszerűsítésével kapcsolatosan támasztott követelményeknek. Ugyanerre a következtetésre jutott a kommunális (városi, községi) levéltárosok 1955. június 20*án tartott konferenciája is. Eszerint a folyó ügyiratokhoz csak azok az iratok tartoznak, melyek valóban állandóan használatban vannak. Ezzel szemben az un. régi iratok éppen ugy a levéltárba kerülnek, mint a tulajdonképpeni levéltári iratok* A közigazgatásnak a felesleges aktáktól való tehermentesítése csak igy valósitható meg hathatósan, de a levéltári anyag kiválogatása is ily módon csak egyszer történik. Ezzel a módszerrel a városi levéltár ismét közelebb jut a közigazgatáshoz és ennek megfelelően belső elrendezését és személyzetét is összhangba kell hozni a követelményekkel* A személyi kérdést illetően elsősorban képzett városi szaklevéltárosokra van szükség* A KGSt tagjai közé olyan városok is tartoznak, melyeknek lakosság száma nem haladja meg a 10 000-et Ezek legtöbbször nem rendelkeznek képzett levéltárossal* Ezért a KGSt* javaslatára az ilyen irányú levéltárosi továbbképzésre is történtek intézkedések. A kommunális (városi, községi) levéltárosok emiitett konferenciája erre vonatkozólag is megtette a szükséges előterjesztéseket De megvalósításuk megtörténtéig is célirányos volna, ha a közigazgatás állítaná be alkalmas munkaerőit a levéltárakban elfekvő régi iratok kezelésére, akik szükség esetén az iratok lelőhelyére vonatkozólag is megadhatnák a kellő felvilágosításokat a folyó ügymenet számára. További fontos kérdés, amely a konferencia által felvetődött* az hogy a levéltárigazgatásnak az általános igazgatással való szorosabb kapcsolata révén helyén való-e előbbinek az iskolai és kulturális igazgatásból történő kiemelése és hivatalként az általános igazgatásba való beszervezése. Duisburgban pl. így oldották meg a kérdést. A probléma sok vitára adott alkalmat, de a'konferencia végül mégis arra az álláspontra helyezkedett, hogy a levéltári tevékenységnek még mindig túlnyomó tudományos jellege miatt célszerűbb az eredeti állapot fenntartása. • hÁ 2/6. Az iratok feliratokkal való ellátása Az irattartóknak feliratokkal való ellátásánál az egyszerűségre és áttekinthetőségre kell törekedni. Alapelv általában az, hogy a számjegyek egymás alatt 3 különböző sorban legyenek elosztva, így tehát az első sor a hivatalt, a második az iratcsoportot és alcsoportot a harmadik pedig a tárgykört és ügyiratot jelzi. A feliratoknak ez a szűkszavúsága egyúttal az irattitok védelmét is szolgálja. Aki esetleg még szavakkal akarja megtoldni az ilyen felírásokat megteheti, de egyéb különleges jelzetek (pl. tüz esetére) vagy levéltári kezelési hivatkozások feleslegesek és csak megnehezítik a munkát'Adott időpontban ugyanis minden iratot át kell vizsgálni a levéltári őrzésre való érdemesség szempontjából. A színes jelzetekkel való megjelölés igen nagy igazgatási szervek esetében jó szolgálatot tehet, de általában elégségesnek bizonyult a nagy nyomtatott számoknak a használata. 2/7. Őrzési előírások v ; Az őrzési előírások főleg a különböző iratanyagok esetében okoznak nehézségeket Itt uj feladattal áll szemben a levéltár, mivel az iratrend értelmében az őrzési határidővel kapcsola-* tos iratokat külön iratjegyzék kíséretében kell a levéltárnak átadni. E kimutatás birtokában a levéltárnak figyelemmel kell kisérnie a határidőket A feladat egyszerűsítése céljából a KGSt a sokféle határidő megrövidítésére, illetve a határidőknek a legszükségesebb esetekre való korlátozá* sara törekszik. A megsemmisítés veszélyé ez esetben sem fenyegeti az anyagot, mert legtöbbnyire levéltári megőrzésre érdemes iratokból tevődnek össze ezek az állagok. i 2/8. Levéltári iratok Az iratrend megkülönböztet levéltári őrzésre érdemes iratokat és egyéb levéltári anyagot A kommunális (városi, községi) levéltárakban az igazgatásnak- minden írott, rajzolt és nyom802 . , • ° \