Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - FIGYELŐ - Lengyel Alfréd: Városi irattárak iratrendje és irattári terve / 599–605. o.

terjesztéseket tehet ezirányban. több esetben meg is történt ez és az adott javaslatok gyakran igen hasznosak és érdemlegesek voltak. De egységes irattári rendszer ezek alapján mindezideig nem tudott kialakulni a közhatóságoknál, mivel egyrészt sok esetben nem is volt meggyőző erejük, másrészt a közigazgatási szervek egyszerűen nem érezték a megvalósítás szükségességét. Csak az intenzivebb megfontolás és az egyre emelkedő aktatömeg nyomán érlelődött meg annak felismerése, hogy a közigazgatás egyszerűsítése érdekében egységes alapelvek szerint kellene megteremteni a közigazgatási hatóságok iratanyagának rendjét, anélkül azonban, hogy ezáltal az önkormányzati elv csorbulást szenvedne. Énnek alapján 1953-ban a szövetségi államterület több városa összefogott és az általuk életre hívott, a <Közigazgatás egyszerűsítését célzó kommunális közületi szerv* (Kommunái Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereiníachung, továbbiakban röviden; KGSt.) irányítása mellett kialakította azokat az alapelveket, amelyek szerint rendezni és kezelni kell a városi közigazgatási hatóságok iratanyagát mindaddig, mig azok levéltári értékű része a városi levéltárakba nem kerül. Mindezek az alaptételek a KGSt. által 1954-ben publikált •Városi irattárak iratrendje* és «városi irattárak iratterve* c. tanulmányokban láttak napvilágot s mindkettő viszont az ugyanazon évben megjelent s azóta már két kiadást ért *Városok igazgatási tagozódása* c. elaboratumból merítette az alapot, melyet 60 város tapasztalt gyakorlati szakembere dolgozott ki. A különféle rendszerekről és azok célszerűségéről sokat lehet vitázni. Minden rendszernek van előnye és hátránya. A KGSt. az általa kialakított rendszernél arra törekedett, hogy a célszerűség és gyakorlati használhatóság maximumát adja. Nem egy ember agyában született meg, hanem a közigazgatási szakemberek gyakorlati tapasztalatai alapján fejlődött ki és a KGSt. számos bizottsági ülése foglalkozott kiértékelésével. így elmondható, hogy ez a rendszer valóban a gyakorlat szüleménye. Más rendszerek szintén arra hivatkoznak, hogy hasonlóképpen jöttek létre. De ez természetes, hiszen ilyen témaanyaggal csak olyanok foglalkozhatnak, akiknek hozzáértésük van és mint a legtágabb értelemben vett közigazgatás "m tehát a levéltárigazgatásnak is — részesei, megfelelő tapasztalatokkal rendelkeznek. De ilyen rendszert nem lehet két-három szakember által kialakítani. Monografikus elképzeléseknek e téren már nincs helyük, mivel a gyakorlat már csak olyan rendszereket fogad el, melyek a legszélesebb alapon nyugszanak, csak így látja biztosítva azoknak a mindennapi életben való sikeres alkalmazását. Ezt bizonyítja az a tény is, hogy ma már több mint 165 város tartozik a KGSt. kötelékébe és e városok a közigazgatás egyszerűsítésének területén csak ugy fogadnak el további javaslatokat, ha azok a KGSt munkamódszereinek figyelembevételével készültek. Ez a felismerés az igazgatási szervek'keretén kivül is mindjobban erősödik, úgyhogy eddig sikerült mindazokat a kísérleteket elhárítani, melyek arra irányultak, hogy valamely minisztérium által kialakított irattári iratterv rákényszeríttessék a városi hatóságokra. Egyes minisztériumoknak az a kívánságuk, hogy iratterv-rendszerük kötelező legyen a hozzájuk tartozó állami középfokú és helyi (városi, községi) sz?rvekre. Az ilyen irányzatok azonban amellett, hogy sértik az egyes igazgatási szervek önkormányzatát, nem is szolgálnák a közigazgatás egyszerűsítését, sőt éppen ellenkező hatást eredményeznének. Nem lehet ugyanis a közép- és felsőfokú igazgatási szerveknél használatos iratíajtákat a helyi szerveknél alkalmazni a feladatok különbözősége folytán. Éppen így nem hasznosíthatók azok a próbálkozások sem, melyeket egyes szakemberek a KGSt munkamódszereitől eltérő alapokon kívánnak megoldani, mivel nem tudnak kellően beleilleszkedni a gyakorlati életbe. De segitő munkájukat, támogatásukat szívesen veszi a KGSt. az elérendő cél minél intenzivebb megvalósítása érdekében. 2. Városi irattárak iratrendje A KGSt. már 1952-ben kiadott egy <Mintairattári iratrend »-et a községek számára. Az 1954ben megjelent «Városi irattárak iratrendje» c. tanulmány már az előbbinek a tapasztalatain épült fel és alapelvei a már vázolt munkamódszer felhasználásával alakultak ki. Alkalmazásukkal a gyakorlati közigazgatás közvetlenül felállíthatja helyi irattárainak iratrendjét. ( 600 \