Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

kódunk r.Ti kizárólagosan ahhoz, hogy reá bizsuk az iktató szemelvére a szánok megválasztását. Eléje kell mennünk az öletnek, hogy megakadályozzuk az évenkénti iratkezelési reformot! Ebből a kapacitás kihasználatlanságból következik az is. hogy túlságosan nagy a lenn tartott számok mennyisége, ügy érzi az olvasó, amikor az Útmutatót szakmai szempontból tanulmányozza, mintha a szerkosztök nem ismerték volna az államigazgatás sokrétűségét s kérdőjelekkel halmozták el a különböző népgazdasági ágazatok hivatali szervezeteinek munkáját. Széket a kérdőjeleket le kell csökkenteni, mert a hat év alatt alig van példa arra, hogy feloldották volna őket. A négyszánjegyos iktatásra szükség van, de szükség van a fenntartott számok részbeni felbontására is. Még kidolgozatlan kérdés az. hogy az iktatás rendjét mennyiben hasznos elválasztani vagy együttartani as irattári rendtől illetve azzaL Az iktatás a közigazgatás napi íeladatait elégiti ki s célja, hogy minden akta megfelelő módon nyilvántartásba kerüljön. Viszont az irattári elhelyezés as iratok megőrzésének vagy bizonyos ideig való őrzésének állandóságát biztosítja. Az irattár hivatása emellett a visszakeresés lehetőségeit hordozó feladat. Ebből adódik az iratkezelésnek as a mozzanata, moly a logikai rendszerességet helyezi előtérbe. Bármilyon iktatás mellett sem találhatók meg az iratok, na as irattári elholyesés rendszertelen. És itt kapcsolódik eddigi fejtegetéseinkhez az a javaslat, amiről már máshol is szó volt. hogy határosottabb irattári terveket kell kidolgozni. As irattári terv végeredményben az iktatás rendjét bizonyos fokig elválasztja as irattár rendjétől, mert atárgyilag összefüggő iratokat egybekapcsolja s erre a decimális iratkezelés tág teret nyújt. A csoportokat a hivatal szerves működése során alakítja ki s ebben különbözik a francia tárgyi csoportosítástól. Az irattári tervokot előre kell kidolgozni s ebben a kérdésben a levéltárosokra nagy munka hárul, mert a közigazgatás tevékenységét határozottabban kell támogatniok. UiQl den irat mellett, akár a decimális rendszer szerint kezeljük őket akár sorszámos iktatást alkalmazunk, fel kell tüntetni as irattári terv szerint megillető számot s essél elérhetjük, hogy az irat, as ügydarab könnyen ; kikereshető. As irattári tervek ügytípust jelölnének s nyilvánvaló, hogy egy-egy ügytipus hasonló tárgyú iratokat foglalna magában, pl. kinevezések, elbocsájtások stb. Ebben az esetben elérhetjük azt, amiről Bronzoké szól, amikor javasolja, hogy *a rogisztratura legyen a hatóság funkcióinak élő kifej esése, i Az irattári terv som nélkülözi azonban a jól kidolgozott mutatót, mint nyilvántartási segédessköst. Németországban a rendszámos iktatás mellett is hassnálnak mutatókat, do csak a «gyakrabban keresett iratokról,* Eseket a mutatókat as irattáros készíti el s nem az előadó. Ott előre elkészített cédulákra muíatóznak, vagyis, mint Borsa megjegysi. ia technikai kivitel általános, a cótíulásás módszere azonban teljesen as irattárosra van bizva.* ! A rendssámos iktatás eddigi tapasztalatai nem kedvezőek. Debrecen város 1956. április 17-én javasolta a Minisztertanácsnak, hogy «vosossük be a jelenlegi csoportszámos iktatás helyett a sorssámos iktatást*, mégpedig kösponti kezelőirodában történő iktatást. Azzal okolja meg javaslatát, hogy <a csoportos számrendszerű iktatás nem érte el a kívánt célt, és sokkal nehezebben lehet -i 29 , feltalálni egy-egy ügy darabot, mint a sorszámos iktatásnál.*" Hasonló megállapításra jutottak a levéltári szakemberek is. amikor lerögziíették, hogy •fejlődésünk eme szakaszában a sorszámos iktaiás mellett kialakított táfcgyi csoportozásu irattárat tartjuk helyén valónak.* Mindezeknek a javaslatoknak alapján, bár ugy tűnik : ismét a levéltári szakemberek módszeres útmutatásainak figyelmen kívül hagyásával, rendelte el a Minisztertanács 1058/1956. számú határozatával, hogy 1957. január 1-töl a központi iktató hivatalban egységesen kezelt sorszámos iktatási rendszert kell alkalmazni. Ugy látszik, az iratkezelésben a múlthoz való visszatérés módszerei érvényesülnek aszal a különbséggel, hogy a fenntartott alapszámok a tárgyi kapcsolást nagyobb mértékben érvényesítik. De itt is súlyos mulasztás történt akkor, amikor sem a rendelet, sem a helyileg kidolgozóit utasítások, pl. Debrecen városban a 131-29/1956. sz. a., nem tartalmaztak semmiféle utalási as iraííári tervre s emiatt annak aíkalmasása teljesen önkényes, nehezíti a visszakeresést A jövőben szorosabban kellene támaszkodni az egyes igazgatási szerveknél a múltban kialakult helyes tapasztalatokra s as irattári terveket tudatosabban kellene, kifejleszteni, mert az eltelt közel tis éves gyakorlat íapasstalaía éppen arról győzött meg. hogy az iktatás hibái mellett főként as irattári késelés íervsserütlonségo tette lehetetlenné a visszakeresést, az iratok ésszerű védelmét, a 390