Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

őrzés érdeket azt kívánják, hogy ezt az intézkedést a gyakorlati viszonyoknak jobban megfelelő intézkedés váltsa rel,» Ez a felfogás nem tagadja a decimális rendszer előnyeit ós azí sem vonja kétségbe, hogy a sorszámos iktatásnál fejlettebb formát képvisel; ezt a tényt nem is lehet, de nem is volna helyes tagadni. A decimális rendszer végeredményben fejlettebb társadalmi állapotban s bonyolultabb, magasabb típusú közigazgatási Tormák között született meg, tehát mint a közigazgatás gyakorlati munkájának adminisztratív visszatükrözöje fölt'éílenül többet tud kifejezni az egyszerű sorszám o

; s és kizárólag időrenden alapuló iktatásnál. De módosításra szorul s tökéletesítést kíván. Több szempont merülhet fel a decimális rendszer tökéletesítésének gondolatával. Itt csak néhányra kívánunk rámutatni. Mint a példák özönéből látható volt, rossz volt az államigazgatás hivatali szervezete alapján tagolni a főcsoportokat/amely gyakorlatilag még akkor is megtörténi, ha az útmutató előszava a tárgyi tagolás mellett tört lándzsát. Vannak ágazatok s ezeket az ágazatokat az államigazgatás szervezeti felépítésében bár a minisztériumok képviselik, de a tárgyi tagolódás a minisztériumi szervezettől függetlenül megmarad. A bányászat ós kohászat ügye pl. önálló tárgyi tagolás alapjául szolgálhatna még akkor is, ha mindegyiknek van saját, önálló állami róhatósága vagy ha mindkettőt több mással együtt pl. a nehézipari minisztérium alá rendelik. A népmüvelés, mint tárgy elkülönül az oktatásügytől, akár önálló a minisztériuma akár része a művelődésügyi szervezetnek stb. A csoportszámos iktatás a maga főcsoportjaival ezt a tárgyi önállóságot nem tudta megoldani, s ezért építettek a hivatalok túlságosan a saját minisztériumi főcsoportjukra s nem a tárgyra, mint látható volt. A lényeges és módosítást követelő változtatás: a decimális rendszer teljes mértékbon szakadjon el az államigazgatás szervezeti formáitól és szorosan kapcsolódjék a tárgyi tagolás követelményeihez. Ha a tárgyi tagolás több, mint amit a tiz számjegy használata megenged, bontsuk a számjegyeket, egészítsük ki őket, de föltétlenül kössük le egy-egy számcsoport egészét egyetlen tárgyra. Mert most, bár a 7. vagy 9. főcsoportban több tárgy foglalt helyet, miután azonban 7-es föcsoporíról volt szó, összevontak minden tárgyat, mint láttuk, amelv. ide beilleszthető volt. A másik követelmény, a hivatalszervezet jellegére való nagyobb figyelmet fordítani. Sehol a világon sem a szocialista Szovjetunióban, sem a kapitalista Belgiumban vagy Nyugatnémetországban vagy bárhol, ahol a decimális rendszer alapján kezelik az iratokat, nincs meg az a gyakorlat és az a törvényes követelmény, hogy minden hivataltipusnak azonos iratkezelési szabályzata legyen. Láthattuk, hogy a Szovjetunió a kartonos iktatást, a naplóiktatást vagy a kombinált iktatást még azonos hivatalokon belül is megengedi aszerint hogy az élet rugalmassága hol melyiket tartja célszerűbbnek. Csak mi akarunk kitűnni azzal a merevséggel, hogy uniformizáljuk az iktatást anélkül, hogy arra szükség volna? Ez az uniformizálás sérti a bürokrácia elleni harcunk eredményességének kilátásait, mechanizálni kívánja az ügykezelést anélkül, hogy mechanizálná a munkafolyamatokat és az emberek gondolkodását, képességeit. Belső ellentmondásokat tartalmaz s ezeket csakis ugy oldhatjuk fel, ha rugalmasan, dialektikusan járunk el, alkalmazkodva a hivataltípusok ügyforgalmához, ügyeinek természetéhez. Más-más színvonalon kell kidolgozni az iktatás alapjait a községeknél s másként a járásoknál vagy ha azonos módszereket követelünk meg mindegyiktől, azt kell elérnünk, hogy a kidolgozandó útmutató határozottan mondja meg: milyen ügyet milyen szám alá kell iktatni. Mert ha mechanikusan járunk el, azt fogjuk tapasztalni, amire eddig is rájöttünk a példák alapján is, hogy a községi tanács vb-je számára vizsgálati ügyként szereplő irat a járásnál esetleg belső szervezési probléma, tehát egészen más iktatószámot kap, ami által lehetetlenné válik a visszakeresése. Ezekre az ellentmondásokra mindenképpen' fel kell figyelnünk, mert ezeket nem az elmélet találta ki, hanem benne élnek a gyakorlati életben ! Hagy hiba az is, hogy a csoportszámos iktatás csakis alcsoportokig bontotta az iktatást, mint láttuk s megakadályozta az alcsoporton túlmenő bontást. Ezt nagyon helytelenül ÍQÜC, meri a számok kapacitását ki kell használni és a közigazgatás mai rendszere, az ügyvitel gazdagsága s főként a szocialista jellegű államhatalmi, valamint államigazgatási intézkedések határtalanul nagy száma (tsz-ek fejlesztése, állami gazdaságok, kereskedelempolitika, iparosítás stb,) föltétlenül megkövetelik azt. hogy legalább négy számjegyig, tehát a szakcsoportokig, meghatározzuk a számok rendszerét. Ha nem szégyenlik ezt a bontást ós tagolást mopíenni más országokban, miért ragasz-