Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

• a Tűk helyiségeben a titkosság fogalmát ki nem merítő ügydarabokat elhelyezni* tilos. A TÖK iratok szabályozására a Belügyminisztérium -1952. december 2-án adott ki rendeletet, melyben megállapította mind a titkos, mind a szigorúan titl:os

g ügyek kezelésének módját 79 §-i>an részletezi az ilyen jellegű iratokkal kapcsolatos teendőket. " A rendelet szerint Tük iratnak kell minősíteni az 1951, évi 24. sz. tvr. alapján kiíojtett, államtitkot hordozó ügyekot. Ezen kivül minősítési joga van a törvény előírásain túlmenően a végrehajtó bizottság elnökónok, helyetteseinek és titkárának, valamint olyan osztályvezetőnek, ahol a Tük-kezolés meg van szervezve. A titkos ügydarabok iktatása 0 számjeggyel van megkülönböztetve a szigorúan titkos ügyiratoktól, melyeknek sorszáma előtt a 00 szánjegy látható. Egyébként sorszámos az iktatás, de a sorssámos rendszert alssámokkal kombinálja. Ennek megfelelően azonos tárgyú iratokat összekapcsolja s egyetlen alszám alatt kezeli az egész év folyamán. Hibája volt ennek az eljárásnak az, hogy az alszámokat nem irattári terv alapján állapították meg. hanem az évben legelőször előforduló iktatószámot tekintették alszámnalc Ilyen alapon olyanforma iratdossziét hoztak létre, mint amilyen a polgári korszakban alakult ki ott. ahol tiraltári sorszám* szerint alakították ki az irattárai: levéltári egységeit, a dossziékat. Sokszor megtörtént az. hogy az alszámhoz tartozó s ujabban beérkezett ügyiratot nem is iktatták be, hanem egyszerűen az alszámhoz kapcsolták, miközben a tárgyban beérkezett irat sorszámával törték az aíszámoí. Pl. 001--6/1953. Debr. Az utasítás 34. §-a azt is kimondja, hogy • az esetben, ha sok az alszámra érkezett irat, ... nyilvántartó kartonon kell folytatni az alszámos iktatást.* A titkos ügykezelés helyesnek bizonyult s az ügyek kisebb száma, de áz iktatás nagyobb proci zitása miatt kezelése is könnyebbnek mutatkozott. Az alszámrendszer következtében kialakított iratdossziék a selejtezést is könnyebbé teszik, természetesen a jogszabályok tökéletes betartása mellett, aminthogy ezt az alaprendelet elő is írja. Viszont ki kell küszöbölni azt a hibát, hogy titkos ügykezelésbe tartozó iratnak minősüljenek olyan ügy darabok, melyeknek titkosságát som a törvény, sem a jól felfogott államérdek nem indokolja, pl. áthelyezések, melyeknek nyilvánosságát a tény legjobban hirdeti. A jól kezelt decimális rendszer a levéltárak számára több hasznos tanulsággal jár. A helyesen alkalmazott csoportszámon belül kialakult irattári rend levéltári folytatása a proveniencia elvének szigorú alkalmazását te^szi lehetővé, miután a tárgyi és regisztratura egységek egybefonódnak. A levéltárba bekerülő decimális iratdossziék már önmagukban hordozzák a tárgyi tagolást. Ahol valóban jól kidolgozott irattári tervvel végezték a feladatot, aholjöl csoportosították az iratokat még a napi feladatok ellátása idején, ahol a levéltári egységek tárgyi egységet fejeznek ki már az irattárban, ott a levéltárosoknak nem nehéz a munkája, amikor a decimális rendszer alapján iktatott iratkötegeket átveszik és kezelik. De nálunk nem ez a helyzet általánosságban! Nagyon találó az a megfigyelés, melyet Vörös Károly szűrt le. amikor meg állapította, hogy • ha már a hivatalokban, vállalatoknál és intézményeknél működő irattárakat is rendesen organizmus jellegüket figyelembe véve vezetik, akkor az un, szabad proveniencia elve a jövőben elveszti mostani létjogosultságát, vagyis inkább egybe olvad a régi irattári elvvel, amely ezúttal valóban egyetemesen érvényes rendezési elvvé válik.*"* A francia tárgyi rendezés Daunau-íéle elve s végrehajtása éppen azért volt történetietlen és tudománytalan, mert teljesen felborította az eredeti irattári kezelést és utólagosan állapította meg az iratok elli élvezésének mesterséges rendszerét. Az erre következett szigorú holland elv viszont kizárólag az irattári sorszámok illetve regisztratura elvre volt figyelemmel. A kettőnek szintézise következnék be a decimális rendszer tökéletesítése révén, amely az irattárak kezelési gyakorlatát már önmagában tárgyi egységek szerint differenciába s eszel hivatott lenne arra, hogy egyesítse mindkét elv használható tételeit, mozzanatait. Ha most a cspportszámos valamint az azt megelőző közigazgatási számrendszeren alapuló iktatási és iratkezelési módszerek hibáit összefoglaló tanulságképpen mégegyszer szemünk elé idézzük, meg kell koresnünk a kivezető utakat. Igaza van Borsának, amikor más következtetések során azt is leszűri, hogy • több mint négy év tapasztalata azt mutatja, hogy a decimális osztályozáson alapuló s 4951-ben álfaláríosan bevezetni rendelt iratkezelési rendszer nem váltotta be a hozzá fűzött reményokot s a jelen helyzetben mind az ügyvitel, mind a későbbi levéltári mog388