Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

Zavart jelentett az i'r átkozd ősben az is, hogy nen tartották be az iratok szabványn éretett. A Szovjetunióban 1932 óta meghatározták a különböző hivatalokban használatban lövő papirszabvány mintákat, melyek szigorú alkalmazást nyernek. A szabvány országos, de nem egységes, hanem három típusra oszlik s minden tipus 14 osztályra. A hivatalok munkakörétől s jellegétől függ. hogy melyik szabványt kell használniok. Helytelen volt az is. hogy papírtakarékosság miatt nem használtak több összetartozó iratnál megfelelő borítólapot, palliumot. Emiatt az összefüggő iratanyag már egy év alatt sok helyen szétesett s vajon mikor lesz lehetőség az összerakásra? Tévedésekre vezetett az iratkapcsolás is. Ha tartalmilag fontos ügyet kapcsoltak tárgyilag és tartalmilag nem fontos, ugy mondhatnánk : formális tipusu ügyhöz, és ezt nem tüntették fel a kartonon, akkor az ügydarab elveszett. Debrecen ipari osztálya pl, az iparmegvonást nem egyszer hozzákapcsolta ahhoz a hatósági bizonyítványhoz, amelyet a megvonás tárgyában adott ki a fél kérelmére, holott a két irat legföljebb a kérelmező személye tekintetében tartozott össze. Az iratkapcsolás legnagyobb akadálya maga az iktatás volt, mert az iktatók a gyakori változás folytán mutató hiányában azt sem tudták, hogy korábban milyen csoportba került egy régebbi ügy. Amikor pl. Debrecen, város vb titkársága ugyanazon személynek nyugdíjügyben kiadott szolgálati bizonyítványát a 326/1956. sz. a, iktatta be s később a részére kiadott szolgálati bizonyítványt 96/80-2/1956. I. sz. alatt, akkor nagy énlékezötehetséggel megáldottnak kellett az iktatónak lennie, ha vissza kívánta keresni az, ügyiratot. Ilyenkor jelentkezett az előiratok szerelésónok fontos feladata s ezen a szerelésen bukott meg lényegében a csoportszámos iktatás. , A decimális iratkezelési rendszer kérdése önként veti fel egy másik, igen fontos levéltártudományi problémának, a selejtezésnek módszerét. Miután a decimális iktatás és iratkezelés általánosságban a tárgyi elven alapszik, felvetődik a kérdés, milyen legyen az eljárás a selejtezéssel, lehet-e ügycsoportokat selejtezni vagy pedig át kell vizsgálni az azonos tárgyszám alatt iktatott ügydarabokat ogószen az ügyszánig? A csoportszámos iktatásról kiadott Utautató az irattári terv fogalmát ismeri, de az iratok elhelyezésének rendszerét csak a csoportokra nézve irja elő, vagyis a főcsoportokat, csoportokat, s legföljebb az alcsoportokat tagolja, tehát három .számjegyig megy el. Az Útmutatóban arról, hogy egyes ügyrajták, iratUpusok meddig őrzendők vagy hogyan selejtezondők. semmiféle utalás sincs. Minthogy az iktatásnál a harmadik számjegyet, tehát az alcsoportot rendszerint nem használták s a negyedik számjegyre, tehát a szakcsoportra alig voltak figyelemmel, az iktatószámok rendjében összeállított iratok mechanikus selejtezésére nincs lehetőség annál inkább, mert az öszszetartozó ügydarabokat nem fogták össze egyeüen dossziéba. Irattári tervet nem készítettek s még kevésbé tették azt. amit másutt, pl. a Szovjetunió vagy a demokratikus Németország, Lengyelország stb. gyakorlatában tapasztaltunk, hogy már eleve az előadó megállapította az iratfajták őrzési kategóriáit, amikor meghatározta, hogy mely iratfajták tartoznak az <A» és melyek a *B» kategóriába. Kidolgozatlan s nem rendszeres még nálunk a selejtezési ügykörjegyzékek összeállítása, mert az erre vonatkozó korábbi rendelkezések már nagy részt elavultak, nem felelnek meg a mai államigazgatási követelményeknek. Nálunk az ügykörjegyzéket az állami főhatóságok állították össze, akik inkább elvi-eszmei szempontokra voltak figyelőmmel, Németországban az ügykörjegyzékek összeállítása a szervek javaslata alapján történik,, míg a javaslatok egybevetése, összehangolása a levéltári igazgatóság.jogkörébe tartozik. " Az iratok dossziéján az ügykörjegyzéknek megfelelően fel van tüntetve a selejtezés üteme. Nálunk az -1950-1956 évek között keletkezett iratokat csakis iratselejt-ozéssel és nem ügyselejtezéssel lehet átválogatni, mert rossznak mutatkozott az iktatás, á decimális rendszer alkalmazása nem segítette hozzá a szerveket az iratok tári gyának azonnali felismer és óhoz, non volt irattári terv. Majd ha az iktatás tökéletesedik, jobb módszert fog követni, akkor rátérhetünk az ügyselejtozó s rendszerére. Ennek kidolgozásáig azonban a levéltárosokra sok feladat vár. Az államigazgatás szervei, mint a múltban, ma is ismerik a titkos ügykezelésből származó iratanyagot. Népetországban a <titkos iratokat sorszá&osan iktatják és iktatószámok rendjében helyezik el.» * Nálunk a titkos ügykezelésnek két formája alakult ki: a titkos és a szigorúan titkos ügyek kettős csoportja. Az ügyiratok kezelésére vonatkozó szabályzat 26. g-a előírja, hogy 387