Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

Általános felfogást fejezett ki Ötlet, amikor azt szögezte le. hogy az iratkezelő személyzetet nem szabad gyakran változtatni. *Ez az eszköze annak, hogy az iratkezelés egységét biztosithassuk.» Személyi oka volt annak, hogy az iktatók szemében mindenkor a könnyebbik ellentállás ut)a látszott járhatónak. Rendszerint nagyobb igazgatási egységeket tartottak szemük előtt azaz elsősorban a csoportokat, s több esetben a rőcsoportokaí vették figyelembe. Az állam gazdasági szervezetének és kulturális hálózatának rendszerében a fő irányvonalak kibontakoztak előttük/de az általánosból az" egyedire való irattárosi következtetés eljárásától már rendszerint távol állottak. Emiatt alkalmaztak egy. máskor két. ritka esetben három számjegyet a csoportszámok közül, A főcsoport világosan tárult az iktatók elé, de a csoportok és alcsoportok már következtető munkát kívántak s nem merték vállalni a következtetés helyességének kockázatát, s emiatt belenyugodtak abba, hogy egy vagy két számjeggyel tartsák nyilván az iratokat. A számok helytelen alkalmazásáért felelős volt az irányítás is, amely az adminisztrációt mellékes jelenségnek tartotta s nem fogta fel annak jelentőségét, amiről már szó volt, hogy az irattári munka zökkenőmentes végrehajtása éppen a bürokrácia kiküszöbölését eredményezi, nem pedig fokozását. Iía az ellenőrző s zervek nagyobb figyelmet fordítottak volna az adminisztráció hiányosságainak megvizsgálására s nemcsak az adminisztrátort tették volna felelőssé a hibákért, hanem a vezetést is, kétségtelen, hogy nem bukott volna meg ily hamar a csoportszámos iktatás, hanem javított, módosított Tormában tovább élhetett volna. A debreceni járás vb. titkárságán és osztályain, de más járások adminisztrációjánál is, több esetben s az ügyek legnag'yobb részénél csak a íőcsoportszámot használták. 1954-ben pL, amikor már bizonyos gyakorlatra tettek szert háromévi munka után, a könnyűipar és helyiipar ügyeit az 5 főcsoport alatt iktatták, mérhetetlenül fokozva ezzel az ügykezelés nehézségeit. Még az alcsoportokat sem vették figyelembe. pL 50 vagy más számot Vagy hasonlóan jártak el a mezőgazdasági ügyekkel, melyeknek minden ügydarabját a 6 főcsoportban egyetlen számmal tartottak nyilván, tekintet nélkül arra. hogy földrendezősröL tagosításról vagy állattenyésztésről van szó. Ugy jártak el, mintha maga a főcsoport fejezné ki a megfelelő rendszámot s az ügyet kizárólag a sorszám. Nagyon kényelmes és felelőtlen álláspont V Nem Lontotta fel a debreceni járási tanács titkársága a 8 íőcsoportot sem. Ennek eredményeként azonos számrendi elhelyezést nyert pl. a szülésznőképzés (=814) az edzőtáborok ügyével (á86) stb. De ugyanitt kezelték a lakásügyet, amelynek pedig 8001 szám alatt önálló helyértéke volt. Ugyanilyen tévedésekre és bürokratikus kutatásra vezetett a 9 főcsoport íelbontatlansága. Emiatt a kihágás egy dossziéba került a tűzrendészettel, az igazgatásrendészet a bűnügyi rendészettol, a személyi állapot ügyei az igazságügyi intézmények, ügyeivel. A megyei tanács igazgatási osztálya és titkársága viszont -abba a hibába esett, hogy a csoportokat nem bontotta. A 96 csoport pl. nagy ügyforgalmat és aktakópzést vont macához, mert a személyi és dologi nyilvántartások, bizonyítványok ügyeivel foglalkozott, mégsem bontottál: fel annak ellenére, hogy az Útmutató konkrét javaslatokat és alcsoportszáriakat tartalmazott. Ugyanígy jártak el a 14 csoportnál, amely miatt azonos elbírálás alá kerültek a jutalmak, az elbocsátások, a felvételek stb. irata.. A személyi okokból eredő hiányosságok egyik okát tehát a fentiek alapján a kényelmességben találtuk meg. illetve abban a félelemben,, hogy • hátha tévedés* áldozatául esnek azok, akik a főcsoporton túlmenően egészen az alcsoportig bontják az ügyirat tárgyát, A másik*ok. mely szintén személyi eredetű, az önkényesség határát súrolja, miután semmiféle logikai magyarázatot nem lehet találni az eljárásra. A debreceni járás város- és községgazdálkodási csoportja pl. a *téli felkészüléssel kapcsolatos reladatokaU a *11-9/2/1954. sz-' alatt iktatta Ugyanennek a járásnak titkársága viszont 7--49/1954, sz. a. Egy esetben a lakásokkal kapcsolatban felmerült panaszokat Debrecen város városgazdálkodási osztálya 8092 szám alatt iktatta s helyesen járt el. Ugyanakkor a titkárság-ugyanezt az ügyet a 87 csoporthoz tette, amely a népmüvelés számára van lekötve s eljárásának egyszerűen az a magyarázata, hogy a lakásügyi panaszok alapja a Néplap számára irt cikk volt. A megyei tanács a munk«.u.^^3afomra vonatkozó ügyeket a 137 alcsoport 385