Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

szerűen a 4, esetleg a 42. tehát kétszámjegyű- iktatást használnak s ez a körülmény lehetetlenné teszi, hogy magából az iktatásból megállapíthassuk az illető ügyirat tárgyát. Ez a hiba bomlasztptta szét az egész iktatási rendszert, mint látható lesz a részletek tárgyalása folyamán. Föltétlenül fel kellett volna bontani pl. a 414-es ügyrendi számot, amely az államigazgatási szervek működésével foglalkozik s már előre meg kelleti volna határosai, hogy a negyedik szám. jegy milyen iratok részére van lekötve; hasonlóan kellett volna eljárni más alcsoportokkal kapcsolatban is. Az Útmutató I/IV. részében foglalt meghatározásból az következik, hogy egy ügynek az ügyszáma a csoportszámból és abból a sorszámból adódik, amely megmutatja, hogy hányadik ügy az adott csoportból. Pedig ez nem elegendő az ügyszám meghatározásához, mert a csoport nem tünteti íel a tárgyat, csupán a tárgy szélesebb egybefogására utal. Pl. a 6 főcsoporton belül a 64 növénytermelés, mint csoportjelző egészen széleskörű tárgyra utal, a 645 az ipari növényekről szól. mint. alcsoport s csak a szakcsoporttal, tehát a negyedik számjeggyel keliett volna a tárgyat magát meghatározni, mert az ipari növényeken belül a gyapot, nád stb. termesztése fejezi ki tulajdonképpen a tárgyat, az első három számjegy csupán a mezőgazdasági termelés jelegét Ezen kivül, tehát a negyedili számjegy után, kellett volna áz irat iktatói sorszámát feltüntetni s a négy számjegy együttesen, valamint a sorszám lett volna az ügyszám meghatározója. Tehát pl, 6451-1 vagy 6451-2 stb. V Helyes az Útmutatónak az az előírása az I/VIIL részben, hogy iratkezelési tervet kell készíteni Ebben az. iratkezelési tervben meg kell állapítani, hogy az illető iktató személy melyik csoportszámot fogja az iratkezelés során használni; melyik ügykör nyilvántartására elégséges a kétszámjegyű csoportszám használata; melyik csoportban szükséges a csoportszámot betű vagy más külön jelzéssel ellátni; szükséges-e állandó levelező számok alkalmazása és végül, mik azok a tömegesen érkező iratok, melyeket iratjegyzékeken célszerű kezelni De amennyire helyes ennek a tervnek elrendelése, annyira helytelen, hogy a& állap igazgatás egész területén biró érvénnyel tették kötelezővé. Eltekintve attól, hogy általában nem tartották be a rendelkezést és ezt a felsőbb vizsgáló szervek alig-alig ellenőrizték, mégis befolyást gyakorolt az iktatóra s hozzájárult ahhoz, hogy a csoportszámnál nagyobb bontásra nem törekedtek s emiatt összeomlott sok esetben a csol portszámos iratkezelési rendszernek három vagy négy számjegyre építő elgondolása. Az iratkezelési terv Teladata végeredményben az volna, ami más országokban is kifejezésre jut. K a c zmarék ezt. a segédletet igy határozza meg: tiratkezelési tervnek nevezzük azon vezérszavak rendszeres jegyzékét, amelyek szerint az iratokat elhelyezzük és őrizzük... Az iratkezelési terv segédeszköz a dokumentumok feldolgozásához, majd az ügykörök és ügyek szerinti kellő gyűjtőkbe való helyezéséhez. S nálunk a ^vezérszavak rendszerének* kidolgozása, tehát áz ügykörök és ügyek összefogása helyett legföljebb az ügyköröket tárták fel az iratkezelési tervek, ha egyáltalán el kés zülte le A csoportszámos iktatás kartonokon történt A kartonokon kivül, melyeknek hivatalos elnevezése «nyilvántartólap» volt, még iratjegyzéknyilvántartó és gyüjtőiv volt használatban, A mutatót a tárgyszámok helyettesítették volna, bár elvileg nem volt kizárva a mutató használatának lehetősége. Hajdú-Bihar megye egéSB területén nincs nyoma a mutató használatának, amiből helyrehozhatatlan hibák keletkeztek. A csoportszám struktúrájának elvi tisztázása arról győzött meg, hogy részben magában a rendszerben, az iratkezelés felépítésében, részben pedig más tényezőkben rejlő okoknál fogva olyan hibák merültek íel, amelyeknek megismerése föltétlenül kívánatos és az államigazgatás iratkezelési rendjének jövőbeli helyes kiépítését elősegíti. Előre el kel ismernünk, hogy a csoportszámos iktatás bevezetése, a decimális rendszer alkalmazása az iratkezelésben eszmeileg, fejlődéslörténetileg, célkitűzésében jó. Nyilvánvalóan konkretizálja az iktatás tárgyát s nem az időelemet, hanem a tartalmi tényezőket helyezi előtérbe már az iktatásnál is, azonkívül megadja a lehetőséget a jó irattári terv készítéséhez. Ez azonban csupán az elgondolás konstrukciója, amely ideális állapotokat tételez fel s nem veszi tekintetbe azokat az esetleges mozzanatokat, melyek a hivatalokban rejlő különböző személyi és tárgyi-szervezeti eltérésekből adódnak. S ebből a gyakorlati élettől elszakadt konstrukcióból következtek azok a hibák, melyeknek ••• • • <••.. 379