Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

állandó ismétlődése s végül túlságos elszaporodása megnehezítette a csoportszámos iktatást anynyira. hogy végül az érdekelt államigazgatási szervek maguk tiltakoztak további alkalmasása ellen. A decimális számrendén alapuló csoportszámos iktatásnak sok más mellett két igen fontos alapfeltétele van. Ezek közül az egyik objektív, amelynek lényege, hogy jól kiválasztott és állandó számok feleljenek meg a tárgyaknak, jól ki legyen fejlesztve a számok rendje és a négyes tagolás teljesen ki legyen dolgozva; a másik feltétel szubjektív jelegű, amely abban jut kifejezésre, hogy azok. akik a számokkal foglalkoznak, jól alkalmazzák azokat Ennek a feltételnek a teljesítése a személyi állomány szilárdságától, képzettségétől, megbízhatóságától függ. A két feltétel együttesen jelentkezik s egységben kell őket tekinteni, mert bármelyiknek a hiánya az iratkezelés szabályos voltát teszi lehetetlenné. Az ágazati-szervezeti összefüggések helyes csoportositása éppoly fontos tényező a helyes iktatásnál, mint az iratok tárgyának jó értelmezése; a számok ésszerű bontása, miután nincs megadva csak- az alcsoporttal bezárt számjegy, éppoly n él leül özh eteti en, mint a munkaprecizitás:, munkaszeretet. S ahol mindkét feltételből adódó összes tényezők megvoltak, ott az iktatás rendje is helyes volt. A csoportszámos iktatásnál három követelmény mérlegelése volt nagy jelentőségű: mindenekelőtt vizsgálni kellett az igazgatási s ezen belül az ágazati rendbe való beillesztést, vagyis azt, hogy az adott irat melyik főcsoportba tartozik. Már ennek felismerése is sokszor nehézséget okozott, különösen határterületeknél; ilyen határterület pl. az építés husipari üzem fejlesztése céljából, illetve a lakosság élelmiszerszükséglcíének fokozottabb kielégítése a husipari üzemek fejlesztése által. Az ügy mindkét főcsoporthoz beilleszthető: húsiparhoz vagy építkezéshez. Az ágazati-igazgatási hovatartozás eldöntése komoly mérlegelés után következhet be. A másik követelmény a tárgy meghatározása, mint a csoport számjelének megválasztása. Itt azután sok mindent figyelembe kellett venni s ezen a téren is sok hibával találkozunk, mint látjuk. A tárgy kiválasztása döntötte el azt, hogy a második és harmadik számjegy zavarosnak látszó rendjében hogyan tájékozódik az iktató s bizony ez a nehézség idézte elő, hogy többször s egyes hivatalokban következetesen nem is választottak második számjegyet A negyedik számjegy a tartalmi elemet helyezte volna előtérbe, de erre az útmutató csak a legritkább esetben gondolt s emiatt az iktatók is csak ritkán használták, s ha használták, inkább a megyei igazgatásban, nem pedig a községibea A tartalmi tényezőt a negyedik számjeggyel kellett volna kiemelni és ez lett volna az ügyszára igazi meghatározója. A csoportszámos iratkezelési rendszer hiányosságainak objektív jelenségei közé tartozott az a körülmény, hogy a szerkesztők nem számoltak az iratok visszakeresésének szükségességéveli bár szemük előtt lebegett ez is, és még kevésbé irattári majd.levéltári kezelésével. Jól meglátta az ilyen jellegű hibák forrását Ssászi, amikor megállapította, hogy «a csoportszámos iratkezelés bevezetésével országos viszonylatban egyöntetű nyilvántartást teremt, figyelmen kívül hagyja az iratíermelö szervek sajátosságait s minden szervnél -a legkisebb faluban is - egyforma felkészültségű iratkezelőket tételez fel.» S habár nagyon vitatható P 1 e id el l-nek húsz évvel ezelőtt elhangzott megállapítása, hogy «az irattár... a tudományok rendszerétől független, ast vagy annak részeit §©m a tudományos rendszerbe beskatulyázni, sem pedig továbbfejleszteni nem lehet* mégis azt kell meglátnunk, hogy a csoportszámok szerkesztői nem dolgozták ki kellő rendszerességgel a tudomány kívánságait Ha tudományos módszerességgel jártak volna el, sokkal kö: zelebb kerültek volna az élethez, mert felismerték volna az objektív és szubjektív körülmények egybehangzó feltételeit s egységben látták volna a szervesetből, íárgyból és személyi állományból adódó iratkezelés jelenségeit Ezen kivül nem méretezték volna tul a fenntartott számokat s nem kísérleteztek volna olyan módszerrel, amely a hat év alatt képzett államigazgatási iratok nagy részét áttekinthetetlenné tett*. Az iktatásnak addig, amig naplórendszeren épül föl, nincs sok köze ahhoz, hogy az egyes hivatalok, mint a beadványok szerzői, egymással milyen szervezeti kapcsolatban vannak. De a csoporíszámos iktatásnál ez a kérdés nem közömbös. A íőcsoportok összeállítása lényegében éppen a szervezeti tagolás eredményeként következett be, amikor a gazdasági élet ágazatainak rendszere szerint alakítja ki az igazgatási szervezet számrendjét A csoportszámoknak bármeny380