Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

ügyi Közi. 28. sz.) 0004-48/1951. L BM. sz. a. s ugyanakkor kiadta a csoportszámokat tartalmazó útmutatót. A csoportszámos iktatásnak a közigazgatási számrendszer bírálatára kellett volna felépülnie, de ugy látszik, nem gyűjtötték össze a hibákra vonatkozó tapasztalatod hanem ismét a szakközegek és a tömegek kívánságát jobban ismerő személyek, irattárosok, levéltárosok, igazgatási előadók közvéleményvizsgálata nélkül adták ki. Emiatt megváltozott szerkezetében, megváltozott felépítésében, a keretek kialakításában, de nem változott meg lényege: a tárgyi, igazgatási, tartalmi szempontok félreismerése. Elhamarkodott és nem kellőképpen átgondolt intézkedés volt, amely aem a szocialista államok gyakorlatát nem vette figyelembe, sem pedig a kapitalista országok haladó hagyományait, iratkezelési elveit nem vizsgálta. Az Útmutató I. 4, bek. szerint célja, hogy «az államigazgatási szerveiméi tervszerű, gazdaságos, egyszerű és egyöntetű iratnyilvántartási- iratkezelési rendszert* alkalmazzon. Miközben bírálja a közigazgatási számrendszert, megállapítja, hogy •túlnyomóan a polgári közigazgatás szervezeti beosztására épült és ezen tulmenöleg gyakorlati használatát széttagoltsága és gyakran logikátlan csoportosítása is bonyolulttá tette.» (Útmutató L 3. bek.) Vörös Károly megállapítása szerint *a tárgyi csoportokba történő iktatás lényegében a vállalati ügyintézésből származik* . viszont figyelmen kivül hagyja azt a körülményt, hogy a vállalati ügyigazgatás sokkal inkább egyrétü, egyöntetű s a vállalati szervezet üzemen belül erősen centralizált. legalább is ami az un. levelezési anyagot illeti. Egyébként a csoportszámos iktatás bevezetése idején *a vállalatok nagy részében semmiféle irattári rendszer nem fedezhető fel, ahol van irattári rend. ott még egy állagon belül is többféle kezelési mód található.* De akár rend szeres, akár rapszodikus a vállalatok iktatási módszere, az egy tárgyra vonatkozó iratokat külön iratgyűjtőkben tartják az évfolyam, a küldő vagy címzett és a tárgy megjelölésével. * A csoportszámos iktatás elvi alapjait az Állam- és Jogtudományi Intézet dolgozta ki. valószínűleg az fogalmazta meg az Útmutatót is. Megállapította az Útmutató l/L fejezetében, hogy «a csoportszámos iratkezelés lényege az ügyiratoknak tervszerűen, előre megállapított jelzőszámok sorrendjében csoportosított nyilvántartása, kezelése és irattári megőrzése. A nyilvántartás alapja a csoportszám,* Az iktatás rendszerét tíz főcsoportra osztja. A főcsoportokon belül az 4. szám a szervezés, a 2. szám a működés, a 3. szám a pénzügy kérdéseivel foglalkozik, mig a 4-0 közötti számok a szakigazgatás ügyköreit tartalmazzák. A főcsoportok elnevezése fenti szempontoknak megfelelően: 1: államhatalmi és államigazgatási szei?vek és vállalatok általános ügyei; 2: tervügyek; 3: pénzügy; 4: bányászat, kohászat, nehézipar; 5: könnyűipar, helyiipar, épitésigazgatóság ; 6: mezőgazdaság ; 7 : közlekedés, hírközlés, belkereskedelem, élelmezés; 8: szociális, kulturális és egészségügy; 9: rendészet, igazságügy; 0: nemzetközi együttműködés, honvédelem. Lényegében tehát, mint látható, az elgondolás határozottan logikus ós igyekezett az iktatást elszakítani az államigazgatás szervezeti formáitól, amikor szigorúbb s következetesebb tárgyrendet állapított meg. A íöcsoportok felosztása ennek megfelelően áttekinthető, kezelhető. Ugyanígy logikusnak tűnik a csoportok beosztása is az egyes főcsoportokon belül s hasonló elveket követ a harmadik számjeggyel jelzett alcsoport is. Hiba viszont az hogy az alcsoporton túlmenően nem állapit meg negyedik számjegyet, mint kötelező szakcsoportot, pedig az Útmutató terjedelme megengedte volna egy ilyen szerkesztésű segédlet kiadását Sőt határozottan veszélyesnek mutatkozott az Ut mutató 1/

III. részének az a követelóse. hogy «az alcsoportokat csak elkerülhetetlen szükség esetén szabad további részekre bontani.* Ezt a tilalmat azzal indokolja az Útmutató, hogy <a túlságos bontás - esetleg legkisebb ügykör részére is külön iktatószám biztosítása - túlméretezi és bonyolulttá teszi a jelzőszámok megállapítását és az egész iratkezelést.* Ebben a tilalomban rejlett a gyakorlat során annak a hibaforrásnak lényege, amely voltaképpen igen gyakran csak a főcsoportot használta és az alcsoportig is ritkán jutott eL S mint majd látható lesz, az ügyszám, amelynek összetevői között szeropel a főcsoport, az alcsoport, a csoport, esetleg a szakcsoport, legtöbbször elsikkad s azonossá válik a főcsoport + alcsoport számával, amelyet az irat kartonon szereplő helyrajzi számával törnek. Tehát ahelyett, hogy pl. 4245-3 módon iktatnának, egy378