Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

az iktatószám mellett azt, hogy melyik ügyszám alatt, melyik üzem iratai között találhatók meg.. De ennek az eljárásnak előzménye az iratterv kelett volna legyen s irattervet Debrecen város nem ismert, mint ahogyan nem ismert a megye, s talán más megyék som. Zavart okozott az is, hogy csupán formális jelegű iratokat, mint pl. a különböző hatósági bizonyítványok, nem sorozatképzéssel iktattak, hanem tárgyuk szerint. Itt éppen lorditott módon jártak el, mint az előbb emiitett esetben, mert szigorúan a tárgyra voltak figyelemmel s nem vették tekintetbe az irat funkcióját; bizonyítvány jellegét. Egyébként az Útmutató hiányossága, hogy a thatósági bizonyítványok* részére nem tartott fenn külön számot. S tévedése sokezor hatósági bizonyítványnak fölöslegesen az érdemi ügyiratok közé történő iktatását vonta maga után, holott ha külön szám alatt kezelik eztket az iratokat, a selejtezés vagy rendezés is sokkal könnyebbé vált volna szükség esetén. Ez az, eljárás is abból a szemléletből adódott, mely a tárgyi elvet lényegében alárendelte az igazgatási-szervezeti elvnek, bármennyire is hangsúlyozta a tárgyak öszszefüggésének tbiológiai* organizmusát. Nem közömbös, hogy valamely hatóság alkalmaz egy személyt, vagy bizonyítványt ad ki az alkalmazásról. A kettő között csupán az talkalmazás* terminológiája az összekötő kapocs, semmiképpen az irat Tunkciója vagy tárgya. Viszont a számrendszer Útmutatója alapján a két ügyirat egységes ügyszámot kell, hogy kapjon, pedig ez roppant helytelen. Ennek az eljárásnak és tóvo^ elvi kiindulásnál: a következménye volt az, hogy Debrecen város kereskedelmi osztálya illatve akkor még az ipari osztály kereskedelmi csoportja 7101 alatt iktatta a kereskedők részére kiadott hatósági bizonyítványt, holott ez a szám «a kereskedők érdekvédelme* címszót viseli. Legföljebb az 5251 szám alatt kellett volna iktatni az ügyeket városi határozatok cimszó alatt, bár ez sem egészen megfelelő, de más szám nincs. Ilyen módon a bizonyítványok szétszakadtak az igazgatási ágazatoknak megfelelően s azokat újra visszakeresni lehetetlenség 'volna. A közigazgatási számrendszer Útmutatójának hiányossága az is, hogy nem ad módot arra, hogy iratfajtákat, irattipusokat olyan irattári tervbe fogjunk össze, melyek már önmagukban kifejezésre juttatják az értékelési kategóriát. Másutt, akár kapitalista, akár s még inkább szocialista államokat nézünk, mindenütt megvan az iratoknak A, B, esetleg C kategóriája, tehát az egybefogott iratok könnyen selejtézhetők. Viszont nálunk erre nincs is lehetőség, mert már eleve csak névlegesen épült a tárgyi rendszerre a számrend, valóságban az államigazgatás tárcaszervezetére. VL A csoporíszámos iktatás (A rendelet létrejötte ; szervezete, A csoportszámos iktatás hibái: ágazati-tárgyi ellentmondások, szubjektív hiányosságok; az osztályiktatás. Titkos ügykezelés. Tanulságok és javaslatok, A mutató kérdése.) Említettük már. hogy még 1950-ben várták a számrendszer módosítására vonatkozó rendelet megszületését; a gyakorlati emberek maguk is érezték a számrendszer hibáit, viszont látták azt, hogy magának a számok .tárgyi=4artalmi iktatási módjának alapvetően több előnnyel kellene járnia, mint hátránnyal. Éppen ezért a várakozásért nem érte meglepetéssel az államigazgatásban működő hivatalokat, amikor napvilágot látott a kormány rendelete a csoportszámos iktatásról. Az erre vonatkozó 178/1951, MT. sz, rendelet taz állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartásáról* cimen 1951. szeptember 30-án jelent meg először. Az 1. § szigorúan olőirta, hogy (1) <az államhatalom és az államigazgatás szervei, intézetei és intézményei irataikat a közigazgatási számrendszer helyébe lépő csoportszámok szerint kötelesek nyilvántartani (iktatni), kezelni és irattárban megőrizni,,* A továbbiakban az 1, § (4) pontja arról rendelkezett, hogy «a csoportszámokat az érdekolt miniszterekkel egyetértésben a belügyminisztérium állapítja meg.* (Magyar Közi.) A 2. § még azt is elrendelte, hogy az iktatás uj rendje 1952, január l-én lép életbe. A rendeletet több minisztérium megismételte s október 9-én a Pénzügyi Közlöny 62. sz. is kiadta, majd december 12-én a Belügyminisztérium megjelentette a végrehajtási utasítást is (Bel377