Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

tást s a kórházi alkalmazottak szolgálati ügyei sorában kellett volna kezelnie az ügy darabot. Vagy ennek a fordítottját is megtaláljuk, amikor ugyancsak az elnöki ügyosztály az apaállatgóndozók járandóságát a 8507 alatt iktatta (köztenyészetek apaállat ügyei), holott tárgy szerint az illetményügyekhez kellett volna tennie. ' l Súlyos hibát rejtett magában a tervügyek és pénzügyek összekeverése. Ebben a tekintetben az Útmutató még nem szakadt el s burzsoá államigazgatás emlékeitől s Ügyeimen kivül hagyta azt a körülményt, hogy a termelőeszközöket közösségi tulajdonba vevő szocialista forradalom a tervezés jellegét, funkcióját teljesen megváltoztatta. S a tervezés nem csupán pénzügyi kérdés, hanem a népg'azdaság minden ágazatára kiterjedő hatalmas körű államigazgatási funkció, amely nem osztható be a pénzügyi gazdálkodás sokszor végrehajtó szolgálat jellegű ügyei közé. A tervügyeknek nem volt önálló száma, legfeljebb a 0370 foglalkozott az Országos Tervhivatal kérdéseivel, mint igazgatási szervvel. De maguk az ügydarabok nehezen voltak beoszthatok külön a tervezés ezer problémáját íelölelő rendszám alá. Debrecenben az elnöki ügy osztályhoz jelentést tettek a pénzügyi és gazdasági ügyosztályok 0004/1/1950. I. az. a. 1950. január 26-án és meg állapították, hogy a torvberuházásokkal kapcsolatban egyes ügydarabokat a tervelőadókra szignálnak, másokat viszont a műszaki, pénzügyi és gazdasági osztályokra. Előfordult az is, hogy egy iratot a terveloadó kapott meg s annak utóiratát a pénzügyi osztály. A postabontó nem látta a tárgy lényegét, a tervügyeknek nem volt határozottan lekötött számuk. - az ügydarab tehát a bürokrácia útvesztőjében elkallódott. A másk oldalon viszont a tervezés túlbecsülésének jelenségével találkoztunk, amikor pl, Debrecen elnöki ügyosztálya a 0372 alatt iktatta az anyagnyilvántartásba veendő kisebb vásárlások ügyiratát, mert «dologi beruházás engedélyezésénél:* fogta fel; az ügyet a 6210 alá kellett volna helyeznie. Gyakorlati célt szolgált a gy üjtőd ossziék használata, amelyekben egy-egy üzemre vonatkozó összes iratanyagot egybefogtak attól függetlenül, hogy a különböző ügydarabok milyen iktatószámot viselnek vagy viseltek eredetileg, ha más osztálytól, hivataltól származtak. Ennél az eljárásnál teljesen felborították a tárgyi elvet s kizárólag az üzen szervezeti egysége szolgált alapul az irat elhelyezésénél. Rosszul átgondolt irattári terv gondolata rejlik ebben az intézkedésben, melynek lényege, hogy sorozatiratokat képeztek vagy olyan iratgyüjteraényeket, melyeknek egyetlen összetartó ereje volt: az üzen neve. Ennél az eljárásnál az iratok egy be fogásának rendező szempontjai nem a tárgy volt, hanem az üzem. Van ennek előnye is, de csak akkor, ha következetesen és tervszerűen járnak el s nem önkényesen, pillanatnyi elképzelések hatása alatt És ezen a téren 'különösen hangsúlyoznunk kell a jó mutató szerkesztő són ek jelentőségét. Az ilyen sorozatképző iktatási illetve nyilvántartási rendszer káros következményeit megvilágítja az alábbi eset: a megyei tanács a tárolt marhahús átadói értékének megállapítására vonatkozó rendeletét 9755 szám alatt iktatta (hentosárugyártás) ; ugyanazon tárgyban a városi tanács ipari osztálya 5264-9/318/-^1951 IV. sz. rendszámot használta Tel és ilyen iktatószám alatt továbbította a vágóhídnak. Ebből természetesen zavar keletkezett, mert a tanácsnak e szám alatt nyilvántartott ügyei a vágóhidra vonatkozó gyűjteményt jelezték. Nyilvánvaló, hogy visszakér esésnél nem lehetett megtalálni az ügydarabot Az már más kérdés, hogy lényegében 10074 szám alatt kellett volna az iratot iktatni mindkét esetbea Hasonló a helyzet a beruházási hitel iktatásával is, amelynek ügydarabját a megyei tanács 9755-3/154/1954. (ÍV. sz. alatt, Debrecen ipari osztálya pedig 5264-9/324/1951, IV. sz. a. iktatta. De találunk más eseteket is, melyek az iktatásnál figyelmen kivül hagytál: a tárgyat és csak sorozati egységet vettek tekintetbe. Időszakos alkalmazottat vett fd a vágóhíd. Az ügyiratot a városi tanács ipari osztálya 5264-9/325/1951. IV. sz. a. iktatta be, holott a személyek alkalmazásának tárgyrendjóben kellett volna beiktatni. Ezek az iktatásban elkövetett hibák abból a helytelen nézetből adódtak, hogy minden tárgy valamire vonatkozik, valamihez tartozó ügyet fejez ki. Ez a nézet a vágóhidra, vagongyárra, hűtőházra stb. vonatkozó ügyeket az illető üzemek részére fennállt számok alapján iktatta s a hibát ott követte el. hogy különböző iktatószámok alatt az ügyek tárgyi számrendjében történő iktatás helyeit egységes iktatószámot használt Ez a szemlélet lényegében még a burzsoá számsoros Iktatás maradványa, amely nem tesz különbséget tárgyszám és ügyszám között Akkor lett volna helyes az eljárás, ha az iratokat tárgyúim?!: -cgfolelö szánrendben iktatják be s feltüntették volna 376