Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

Ami a két világháború kpzött kialakított Irattári tervekét illeti, ebben a tekintetben határozóttan erősen kifejődött haladó hagyományokra támaszkodhatunk. Több központi hivatalban felmerült az irattári terv kidolgozásának szüksége $ ténjye, mégpedig a tárgyi csoportosítás alapján. Ilyennek létezését fejti ki S z á s z i as Igazságügy minisz;térhim anyagának ismertetése során, ahol a betűjelek ésíszámjegyek megfelelő csoportosításával alakították ki a tárgyi tagolás rendjét Szerinte a tjól megválasztott irattári rendszeri hármas céjja : az ügyintézés, a selejtezés és a tudományos kutatómunka volt Vajon miért hagyták abba az igazságügymlnisztériLimban ezt a kezelési módot, amelyet inkább tovább keljeit volna fejleszteni? Hasonlóan Jól bevált irattári csomókat alakítottak ki a VKM-ben, amely anélkül, hogy az Afctenplan fogalmát hasanálta volna, eléget tett a mai irattári tervnek, legföljebb a deeiraájis rendszer alapján a mai oktatásügyi szervezetnek megfelelő tárgyi rendezést átcsoportosítást kívánna. Vagy • egy másik esettel találkoztunk Kismarján, ahol az Irattáros: saját ex aga alakított ki tárgyi csoportokat az általa ösztönösen ösázeálfitott iratterv alapján 1945-ben. Az általa kezdeményezett iratcspmók, ha ugy tetszik: dossziék, függetlenek voltak az iktatószámtól, de az iktatószám mellett fel volt tüntetve az iratcsomó számre&dje. A tárgyilag összefüggő iratokat együtt helyezte el s ha módszeré nem volt tökéletes, ez a kezdeményező személy egyéni tájékozatlanságának, tapasztalatai hiányosságának, s az elméleti rendszeresség nem ismerésének volt következménye. A csoportok irattervi száma l-*38. terjedt Közöttük pl, a 9. csomó az egyházi ügyeket Jelentette, a 10. az egészségügyet a 42. a gyámügyéi stb. +> Kismarja község az Iktatásnak egy másik változatát is kifejlesztette azzal, hogy a gyakran előforduló ügyekből sorozatot alkotott. 1945-ben az 1. iktatószámot fenntartotta a különböző természetű hatósági bizonyítványok számára, s külön iktaíókönyvekbe vezet-e be a kiadott bizonyítványokat, melyeknek számával törte az 1. iktatószámot üyenmódon alakult ki az 1 csoport, mint a hatésági bizonyítványok ügy iratgyűjtője s egyben egy selejtezhető sorozat értékelésének alapja. Másutt is törekedtek a gyűjtőszámok bizpnyos irattári rendszerére, ha nem is találták meg. PL Darvas községben az 1920-as évektől Jcezdve az iktatókönyv számjegyére támaszkodva az irattári sorszámhoz kpzelfekvő számrendel alakítóiak ki. Ennek megfelelően, ha egy azonos tárgyban ujabb beadvány érkezett a községházára, az ujabb kérvényt jelentést, rendeletet stb. nem iktatták be ujbót hanem érkeztetési bélyege nélkül egyszerűen tad» számpzták: az alapirathoz, a tárgy első iktatószámához kapcsolták s együttesen egyetlen dossziéban gyűjtötték. Persze, ez nagyon önkényes eljárás volt mert valamilyen formában minden ügydarabnak iktatást kell nyernie, akár napióban (könyvben), akár kartonon. Kizárólag ez a megkötöttség biztosítja az jrajt megőrzésének követelményét ós Jie nem tagadhatóságát Ezt a rendszerességet Darvas község nem tartotta magára nézve kötelezőnek, de ettől Eggetlenül maga a tárgyi csoportosítás, ha ösztönös volt is, ha nem vezetett célra, akkor is elárulja az irattári ttervre> való törekvést Ilyen formában azonban nem válott a k:ezelés technikája tervszerűvé, csak önkényes és ösztönös megoldás maradt Tudatosabb volt és szabályosabb ugyanott az a mód, amely a gyakran előforduló iratokról külön tsorjegyzékeU vezetett Ennek alapján ha a gyakoribb ügyből második beadvány érkezett, önállóan felfektetett sorjegyzékrei vagyis iktatólapra irták az érkeztetést s az iraton a sorjegyzék száma*törte az alapiktatószámot. Ez maradt meg a dosszién is, amely ilyenformán tárgyi tagolást árult el. Ezek a kísérletek mind csak törekvések Jellemvonásaiként törtek föl 4 polgári kori igazgatás területén az adminisztráció megkönnyítésére és a folyton szaporodó iratanyag áttékinthetésére. de rendszeressé válni nem tudtak. Újabb fordulatnak s a társadaloin fejlődésében végbemenő változásnak kellett bekövetkeznie ahhoz, hogy maga az Iratkezelés elvi tartalma is megváltozzék. 372