Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

V. A közigazgatási számrendszer (Létrejötte. Célkitűzése. Szerkezetének elve* Kialakított csoportok. A

z elvből és a gyakorlatból adő-dé hibák.) A íelszabadulás után hosszú ideig -» négy esztendőn keresztül - a régi iratkezelési elvek maradtak érvényben s nem változott az iktatás módja sem. Miután a felszabadulás után közvetlenül a községi igazgatás rendszere osztálytartalmában, politikai célkitűzésében, eszmei magatartásában. Személyi összetételében más yoíí mint a korábbi jegyzösógek, de hatásköre, funkciója lényegesen csak az 1949. évi Alkotmány óta bővült, - nem volt szükség arra sem. hogy az iratkezelés nagymértékű változtatásnak legyen ídtéve. Viszont az Alkotmány után átszervezett államhatalmi szervek és intézményeik, az államigazgatás egész szerkezete olyan funkciókkal ruházták fel a kialakult tanácsokat, hogy egészen más jellegű, más típusú hivatalok kifejlődésével kellett számolni. Ennek megfelelően kívánatos volt s ugy látszott: helyesnek is mutatkozott hogy az iratkezelés elvei s gyakorlata megváltozzanak. Mint Borsa megállapította, «az uj iratkezelést a decimális rendszer alapján a minisztériumoktól kezdve a községi tanácsokon keresztül egészen a néhány száz iktatószámmal dolgozó legkisebb hivatalokig az államapparátus egészére kidolgozott séma szerint kivánták megoldani.* S ebben rejlett az uj iktatási rendszer egyik legnagyobb hibaforrása. A közigazgatási számrendszer alkalmazását a minisztertanács 69/1948. U% sz. határozata 1948. november 14-én rendelte el. A rendelőt (Rend. Tára) utalt a Gazdasági Főtanács 9/1948., valamint 2716/1948. sz. rendeletére s kimondotta, hogy 1948. december 1-től kezdődően tminden jogszabályt és jogszabályszerű közérdekű rendelkezést a tárgy szerint megfelelő közigazgatási rendszámmal is el kell iátnU Ez a rendelkezés tehát párhuzamos iktatást irt elő s nem tette a rendszámot kizárólagossá, előírásait is csupán a Jogszabályokra korlátozta. Kibővítette a hivatkozott rendeletet a 341/1949. Mi. sz. rendelet 1949. július 17-én (Rend. Tára 149. sz.) a közigazgatási számrendszer bevezetéséről. A minisztertanácsi rendelet már a közigazgatási rendszámnak megfelelő számot is kapott 0.004 számjeggyel. EJőirta, hogy az Országos Tervhivatal elnöke köteles előkészíteni a számrendszernek 1950. július 1-vel történő általános bevezetését és köteles gondoskodni a szükséges teendők végrehajtásáról. Az Országos Tervhivatal 1949. október 6-án körrendeletet adott ki a számrendszerhez szükséges nyomtatványok és tároló eszközök beszerzéséről s előírta az alábbi formanyomtatványok alkalmazását: ügy nyilvántartó doboz, ügy nyilvántartó lap, tájékoztató táblázat rendszámjegyzék, ügyviteli szabályzat elválasztólapok (lovasok). A közigazgatási számrendszer bevezetése tehát lényegében váratlanul, az alaprendelettől eltérő időpontban, hirtelen alkalmazási nyert úgyannyira, hogy Debrecen város tanácsa még a fenő rendeletet megelőzően ,28168/1949. L sz. a. már határozatot hozott arra nézve, hogy 1949. október 1-től a közigazgatási számrendszer szerint kell iktatni Ez^az intézkedés arról határozott, hogy az Iratok taz ügyintéző osztályoknál illetve hivataloknál* kezelendők;, megszűnik a központi iktatás s a központi irattározás. Az egyes osztályoknál nem egyidejűleg történt a számrendszer szerinti iktatás bevezetése, hanem ütemtervet dolgozott ki a város, amely meghatározta, hogy pl, 1949. október 3-tól az elnöki, pénzügyi és üzemgazdásági osztályok; október 6-tól a közművelődést szociális és műszaki ügyosztály; október 10-töl az L fokú közig, hatóság, közélelmezési ügyosztály; október 15-től a város többi hivatalai az uj iktatás szerint kezelik az ügyeket. Ez a váratlan intézkedés, amejyet gyakorlati tapasztalatok szerzése semmiben sem előzött meg, sok zavart okozott De fokozta a nehézségeket az, hogy a számrendszer kidolgozása nem tért ki sok olyan ügyre, amely a szpciahsta tipusu államigazgatásban előfordult Emiatt már korán felmerültek az Igények a számrendszer átdolgozására. Debrecen város tanácsának elnöke továbbítja az osztályokhoz a Belügyminisztérium 1950. december 21=én kelt 0005-24/1^1950. I. sz. rendeletét, amely utalással a 402/23^1050. NT. sz. rendeletre közli, hogy *a számrendszernek átdolgozása* 1951 elejére készül el Addig, amíg ez megtörténik, a végre haj tó bizottság titkársága s^ egyes osztályok a meglövő számrendszer szerint dolgoznak, az adott segédleteket használjak. De menet közben is sok módosításra volt szükség, mely az ügykezelést nagyon megnehezítette. Pl. a közigazgatási számrendszerről szóló eredeti kiadványban 5166 ós 5167 számokkal lekötött 373