Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

szoTyeket és nehézségeket vimná maga után, melyeket a múlt századi melodikus tárgyi rendezésekkel kapcsolatban látfcmk.» A fon dókat tiszteletben kell tartanunk a levéltárakon belül még akkor is. ha a decimális rendszer tárgyi csöpprtositása csábítóan ha( a különböző hivatalszervezetekben rejlő tárgyi aliyag egységes kezelésére. Ezen a téren minden konzervativizmus vádjával szemben védelmeznünk kell a M u 11 e r~F e i t h—F r u i n által szerkesztett Handleiding -16. §-nak előírásait, ta levéltár beosztásának rendszerét az öredeö organizáción kell kié pitén L amely organizáció nagyjában megegyez annak a hivatalsak beosztásával, amelyből származik.! A levéltári őrizetben lévő anyagnak átrendezése elméletileg indokolatlan, gyakorlatilag pedig veszélyes és éppen ezért káros volna. Viszont az újkori s főként a decimális számrendszer szerint iktatott iratokra nézve eléje kell sietnünk az irattári munkának és helyes iratterveket kell összeállítanunk. Ezen a téren az eddigi késlekedésünk is sok hibát hordoz magában I Itt nagyon meg kellene szívlelnünk Beér ingatnak harminc évvel ezelőtt kifejezett UtnáeSat, hogy amennyiben a hatóságok az iratokat tazonnal meghatározott tárgyi cim$k alatt dossziéban helyezik el s ezeket a dossziékat a tizedes vagy más rendszer szerint rendezik*, a levéltár ezt a rendszert megőröl De az iratokat eszerint átrendezni nem volína (tejszerű. Ezt az elvet legfeljebb akkor szabad megbontani, ha az anyag az irattárban eredetileg is helytelen kezelés eredményeként rendetlen állapotban, véletlen tényezők folytán jött létre. ' IV. A decimális iktatási rendszer kísérletei Magyarországon 4949 előtt ^ A kapitalista államokban a decijnális iratkezelési rendszerré való áttérés általában a két világháború közötti időszakra esik. Ugyancsak akkor* 19234>an vezette be ezt a módszert a szocialista Szovjetunió Is. Magyarországon pedig fcsak kísérletek és próbálkozások Jeleivel találkoztunk, nem beszélve egyes szórványos jelenségekről különböző hivatalokban. 1928-ban és 1929-ben a IX KözL hasábjain vita folyt Gárdonyi Aj&ert Pl ei deli Ambrus és H erzog Józseí között a decimális iratkezelésről, de egységes nézet nem ^udí^-kiaiíalaitoL: Mindkét rendszernek voltak hívei és voltak ejlenzői. A vita nem foglalkozott az iratkezeléssel általánosságban, inkább részletek körül forgott,, különösen a mutatók használatára tért ki. P lei deli a decimális rendszer helyett a * közigazgatási rendszeren* alapuló irattározást vetette fel. De hogy mit értett ezen a fogalmon, azt nem magyarázta meg. Valószínűleg az osztájyiktatás fenntartott számcsoportyaira gondolt. 1928 körül az akkori Belügyminisztérium bevezette az osztájyiktatást a minisztérium 22 osztályában. Az osztályok közül négy a számso>r elején kezdte az iktatást, a többi 18 pedig mind magasabb számnál. Tehát bizonyos számcsoportok voltak fenntartva az egyes oszjályok részére. Ez az iktatási módszer megtörte a feudális korban kialakult s a kapitalizmus első évtizedeiben virágzásra jutott, időrendre építő iktatási rendszert, mert egyidejűleg beérkező iratok az egyik osztályon 1, a másik q&sztályon esetlege70001 iktatószámot kaptak Vagyis ez a rendszer már figyelemmel voít aü jrat tartalmára, melynek alapján osztályokba osztotta be az iratokat H erzog ezzel kapcsolatban arra mutatott rá, hogy ez az iktatás tellogadta a tizedes rendszernek alaggondolatát, anélkül azonban, hogy az abban rejlő előnyöket kifejlesztette és felhasználta volna.* Sajátos konzervativizmus jellemezte az iratkezelés módszereit ebben a, korszakban s az újra való törekvés nem találkozott össze más országok tapasztalataival. A Belügyminisztériumhoz hasonlóan a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztériumban is más iktatási rendszerre tértek rá a húszas évek végén. Itt nem a folyamatos számrend elve érvényesült nem a sorszámok végtelenjére alapították az iktatást hanem a tizedes rendszert alkalmazták, ÉS hogy ez a rendszer jól bevált annak idején, az elsősorban a képzett adminisztrátorok és hozzáértésre törekvő ügyintézők érdeme, amellett hogy jól átgondolt számcsoportositást alkalmaztak. A közigazgatási számrendszer szerkesztői 1949-ben szintén megfigyelték, hogy néhány községben tégy tapasztalati alapon kidolgozott primitív számrendszert alkalmaznak-kellő sikerrel.* 371