Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.
a levéltár ezeket a tárgyi csopprtokat tiszteletben tartja nemcsak azért, mert Így fejlesztette ki az élet, az igazgatás szükséglete, hanem most már azért is, mert megkönnyíti a kutatómunkát A levéltáros másik módszere a fondok kialakításában jut kifejezésre. Eg gyakorlatilag a leltári egységek létrehozását jelenti. A ion dóknál nem a regísztratura az egyetlen döntő ismérv, hanem a hivatalszervezet maga. Egyetlen hivatalszervezet több regisztraturát alakított ki a feudalizmus idején éppenugy, mint a kapitalizmus vagy a szocializmusba való átmenet idején. PL az alispánnak volt elnöki vagy volt rendes alispáni iratanyaga, s mindkettő önálló regiszlraturával rendelkezett, tehát irattárilag elkülönült egymástói, de hivatalszervezetileg azonos volt. Ilyen módon egységes íondot alkot a két iratanyag. Vagy a másik oldalról nézve a kérdésre: a városigazgatás a szocializmus átmenetében, de már a kapitalizmusban is. létrehozta az osztályokat melyek önálló hivatalokként működtek annak ellenére, hogy a városi végrehajtó bizottság minden osztálynak előljáró szerve volt s a tanács nevében a hatalmat gyakorolta. Az osztályok ma a vb. szervei, de hív aia.lv esetés, államigazgatási tekintetben önállóak s irattáruk is osztályjellegü. Amig osztályjellegü, tehát decentralizált az irattár, addig íeltehetö. hogy önálló íondként kezeljük az osztályok anyagát, De amikor az irattár centralizált lesz, vagyis az egész városigazgatás központi iktatókönyvbe iktatja az iratokat akkor az osztályok önálló íondképző szerepe megszűnik s helyüket az egységes városigazgatás váltja Tel. mint egyetlen fondképző szerv. Nálunk ez a helyzet ^957 óta, míg korábban osztály iktatás folyt Hahn állapította meg. hogy ta levéltári gyakorlat naponként állandóan újból bebizonyítja, hogy a proveniencia elvének fogalma egyáltalán nem valami büvészformula^ melynek segítségével a levéltári anyag rendezésének ügye minden további nélkül megoldható.! De annyi mindenesetre még egyszer leszögezendő, hogy a rendezés föltétlenül az irattárak szerkezetéhez igazodik, mig a fond tartalmának, egy-egy fondhoz tartozó iratsorozatnak megállapítása a hivatalszervezethez ajkaimazkodik. Ha a hivatalszervezet és az irattári szerkezet egységet alkotnak, akkor a fond és a regísztratura fogalma egybeesnek. Ilyenkor a levéltárosnak könnyebb a munkája, mert .mechanikusan átveszi a hivatal struktúrájában kialakult irattárat, azt -- ha kell - rekonstruáüa s a továbbiakban megőrzi. Egy másik kérdést is érintenünk kell a decimális rendszerrel kapcsolatban. Azt u,, hogy á decimális rendszer "tárgyald szerint tagolja az iratokát, s tárgyszámok álapján hoz létre"irafe csoportokat Ez a tárgyszám magában foglalja az irat iktatószámát vagyis a tizes számrendben elfoglalt helyzetét (főcsoport-^csoport-alcsoport), valamint az iratterv során adott számjegyet, esetleg egyéb megkülönböztetést, pl. betűt, mint Lengyelországban. Ilyenmódon a tervügyek, ha jól kezelik az iktatókartonokat s szabályosan iktatják be az ügyeket mindenütt azonos számot fognak kapni, minden osztályon azonos számjel lesz az iratokon. így kialakul a különböző osztályok azonos tárgyi számrendje, Amig az iratok az osztályon vannak, addig nincs semmi zayar, mert az osztályok hivatali szervezete törvényszerűen elkülöníti egymástól az iratanyagot De amikor az iratok levéltárba kerülnek s a levéltáros azt látfa. hogy a tervosztályról is benyújtottak egy doszsziét, amely pl. az iskolák beruházásának tárgyszára át viseli, ugyanakkor az oktatási osztályról^ is beadtak egy dossziét, amely hasonló tárgyban azonos szám alatt intézkedik, akkor felmerül a kérdés, vajon a két azonos számot mint tárgyi rangjelzőt együttesen kell-e kezelnie, vagy meg kell tartania az osztály szervezetet s annak megfelelően külön az osztályhoz tartozó iratok sorában kell elhelyeznie az azonos tárgyú iratanyagot. Itt merül fel a provenionciának merev értelmezése és a tárgyi rendszerezés között Iennálló kettősség. A decimális rendszer éppen ezt tenné lehetővé, hogy egységesen kezeljük az iratanyagot, ha különböző osztályokról származik is, természetesen egy-egy azonos igazgatási egységen belül, pl. városban vagy megyében, járásnál stb. Mi mégis azt a nézetet valljuk, hogy ilyen e§etben is tartsuk meg a hivatalszervezetet akkor, ha annak osztályirattára volt s a segédleteken tüntessük fel az azonosságot Mert csak igy tudjuk egységben tartani a fondokat, igy tudjuk tiszteletben tartani a hivatalszervezetek önállóságát Ilyen esetben a [elállítás az adott hivatal (osztály) szervesetéhez igazodik s nem a tárgyhoz, jóllehet a tárgy as irattári kezelésben a száraok révén rajta van az iratcsomón. A levéltáron beiül elhelyezett - tehát már korábban átvett - iratokat tárgy szerint semmiképpen sem szabad átrendezni. Már Varga leszögezte, hogy *saját renddel biró levéltári anyagnak bármiféle dosszié rendszerbe... való átrakása lényegében ugyanazokat a ve370 . ,
