Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

lönbség által sokkal rugalmasabbá válik mint a német, mert nem országos jelegű még a legújabb időkben sem. Itt is, mint másutt, az év elején állitiák össze az iratcsomók jegyzékét. Ez a jegyzék (nomenklatúra) taz ügyek azon megnevezéseinek felsorolása, amelyeknek megfelelően csoportosnak a továbbiakban az agykezelés részérőrbelejezett összes iratokat.* Az elintézett iratokat évenkint adják át az irattárnak s az ügyforgalomban fölöslegessé vált iratanyagot kötelesek az osztályok átadni, ami az iratok további védelmét biztosítja. Az ügyszámok szerint csoportosított iratokat bqritólapba zárják s a borítólapon rajta van az ügyszám neve, a megnyitás és lezárás időpontja. Kitűnő módszernek bizonyult aa. hegy már az ügyiratok típusainak meghatározásánál megjelölik, hogy egy-egy típusba tartozó iratot mennyi ideig kell megőrizni s ezt külön megállapítják a központi szervekre és külön az alárendelt szervekre nézve. Ez a selejtezés munkáját nagymértékben megkönnyíti. A fentiekből tehát látható volt, milyen összefüggés van a decimális iktatási rendszer és az iratkezelés egyéb feladatai között a külföldön, milyen elhatározó jelentőséggel bír az iratterv az iratok védelme, a továbbiakban levéltári megőrzése, kezelése szempontjából. S láthattuk azt is, hogy az rrattervek összeállításánál milyen elvek alapján különítik el a selejtezés alá kerülő iratanyagot a megőrzendőtől s ezáltal az évenkénti selejtezés munkája milyen könnyebbséget biztosit az iratanyag értékelése szempontjából igyekszik kiküszöbölni a kisebb képzettségű selejtezők munkájának szubjektív tényezőit s azokat a zavaró körülményeket, melyek egy-egy ügy válogatását oly nehézkessé teszik. Az. igatterv, ha szabad ezt mondanunk, mintegy objektív feltételeket szab a selejtező elé s már magán az ügy dossziéján is íelünteti a selejtézhetőséget ezáltal fokozza a selejtező magabiztosságát s növeli a rendeleteit betartásának, a történettudomány, a népgazdaság s a politikai nevélőmunka forrásainak megbecsülésére irányuló törekvést. III. Irattári terv és levéltári proveniencia A nomenklatúráról, az irattervről illetve szovjet' klassziíikátorról előbb elmondottak önkénytelenül átvezetnek ahhoz a gondolathoz, amelyet már érintettünk hogy vajén milyen összefüggése van a levéltári proveniencia különböző értelmezése körül kialakult vitának a decimális rendszeren alapuló irattervekkel ? Most Jiem az irattárakban lévő iratanyag kérdését érintjük, hanem egészen röviden csak azt a problémát vetjük lei inkább mint vitaanyagot, hogy a levéltári őrizetbe került iratanyagra s különösen a már régebben levéltári Őrizetben lévő iratokra vonatkozik-e a tárgy . szerint való átrendezés, csoportosítás ujabb követelménye? Az államigazgatás vagy helyi önkormányzat írásbeli tevékenysége során egy-egy szervnél létrejött iratok egységes lOjödot alkotnak. Bár a fond fogalma még egyáltalán nincs tisztázva a levéltár tudomány területén. mégis mi abból a tényből indulunk ki, hogy a íond meghatározása a különböző történelmi formációkban, a társadalmi formák változásainak megfelelő igazgatási szervezeteknek megfelelően más és más. Nincs azonos ismérve a íeudáüs korban valamely hivatal által képzett egységes iratanyagnak a kapitalizmus s még kevésbé a szocialista átalakulás idején keletkezettel, vagyis másként kell megítélnünk azt az iratanyagot, amelyej pl. a feudájUskori városigazgatás keltett életre, mint azt. amelyet a polgári kori városigazgatás. lís még inkább érvényes ez a szocialista tipusu helyi szervek iratképző tevékenységére, ahol a szervek decentralizációja egyfelől, másfelől pedig a gazdasági tevékenység centralizációja más hivatali típusokat teremtett meg, mint amilyenek a korábbi társadalmi alakulatoknál voltak. A levéltári anyag birtokában s a levéltárban őrzött iratok kezelésénél két módszert kell kögyetiünk. Az egyik módszer a rendezésnél érvényesül, amikor szigorúan alkalmazkodunk az egykorú irattárakban kialakult regisztratura-rendszerhez. A rendezésnél mindenkor az irattár állapotából kell kiindulnunk, s a levéltári provenienciának föltétlenül tiszteletben kel tartania a volt irattári provenienciát, vagyis azt a kezelési elvet, amelyet az irattár kialakított, különösen, ha az irattárban kifejlődött elv következetesen valósult meg a gyakorlatban. Ha tehát az irattár a decimális számrendszernek megfelelő tárgyi csoportokat alakított ki, 360