Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

A jó irattári tervnek szükségszerűen a hivatal szervezeti sémájára kell felépülnie, különben elveszti áttekinthetőségét. De a szervezeti sémán belül mindenképpen a tárgyi elemeket kell kihangsúlyoznia. A másik követelmény, hogy az irattári terv nem időtlen időkig szól, hanem meghatározott időre, sőt Németországban általában évenként készítik, Ez teszi lehetővé a tervek rugalmas változtatását. Az irattári terv nem sablonos, viszont következetes és logikus. A Szovjetunióban az irattári tervek alkotását a levéltárosok is elősegítették, amikor 1942-ben kidolgozták «a típus iratanyagok Jegyzékét*. A Jegyzék a központi szervezetekhez alkalmazkodik és azokból kiindulva 803 tételben foglalja össze a tipusiratokat. közöttük ilyen csoportokat állapítva meg, mint irányitás-utasitás --ellenőrzés; szervezési ügyek; munkaügyek; irattár, könyvtár; a hivatal ad67 minisztrációja stb. A dokumentumoknak ez a tipusjegyzéke az egész világon egyedülálló a maga nemében és feltehető, hogy csak a megszilárdult népgazdaságon felépülő állanrendszer tudja létrehozni, de hasznossága határozottan kidomborodik s emiatt követésre méltó. Németországban a náci uralom idején áz egész német államgépesetet vagy legalábbis nagy részét #egységes Aktenplan» szerint akarták megszervezni, amit azonban nem sikerült végrehajtaniuk. A felszabadulás után kialakult iratterv ma már sok tekintetben elavult s ezért Schatz módosításokat javasol, amely betűrendbe sorolva egységes cimszó alá fog össze nagyobb csoportokat. Az iratterveket a német Belügyminisztérium által megadott számjegyzéken belül kell kidolgozni. 1952-ben a német közigazgatás átszervezése után - mint Borsa megállapította - tuj irattári tervet, dolgoztak ki a kerületek, a körzeti és községi tanácsok számára.* Eszerint a közigazgatási hatáskör alapján is módositani kellett a tervek számjegyeit Kerületek és körzetek tanácsainál azonos az iratterv. a községeknél más és más 4956 Január elsején lépett életbe a íonti ren-, delkezésnek megfelelő un. Einíieitsaktenplan. Ennek áz egységes irattári tervnek a megszületését tudoraányos kísérletek, hosszú tárgyalások, gyakorlati munkások tapasztalatszerzése és elméleti rendszerek ismertetése előzték meg és nem egyszerűen elrendeltél:. Ez is példájául szolgál annak, hogy a demokratikus centralizmus elvén felépülő államvezetés még egy ilyen részletkérdésben sem hagyhatja figyelmen kivül a tömegek szakirányú észrevételeit s azokra építenie kell. Nálunk, - sajnos - nem így történt á közigazgatási számrendszernek és a csoportszámos iktatásnak bevezetése. Lengyelországban hasonlóképpen ismeretes az iratterv, tMinden hivatalnak rendelkeznie kei egy állandó jellegű irattervvel, azaz a hivatali iratok kimutatásával. Ez a kimutatás nem más, mint a tárgyi vezérszavak Jegyzéke* amelyek lehetővé teszik, hogy egyes ügyeket az egyik gyűjtőbe, más típusú ügyeket a másik gyűjtőbe helyezzék el. Az irattári tervek a decimális iktatásra épülnek fel s arra törekszenek. <hogy négynél nagyobb számjegyű csoportok egyetlen irattári tervben se legyenek.* Viszont az irattervek összeállításánál különböző betűket is segítségül vonnak a tárgyikapcsolatok felismerésének megkönnyítés ére. A betűjelek általában megegyeznek a csoportot kifejező tárgy kezdőbetűjével, pl. NP* Narodowe planowanie, tervezés stb. A főbb csoportokra két betűt használnak s amikor a főbb ügykört felbontják részletügykörökre, akkor veszik fel a számjegyeket, ha kell hármat is, aszerint hogy milyen réssletíg hatolnak. Az előbbi példát részleíesi K a c zmarek tanulmánya, amely világosan bemutatja a lengyel iratterv gyakorlatát s elméletét. Lengyelországban, mint Ember is megfigyelte, taz irattári terv készítésénél már az irattári selejtezés szempontjait is figyelembe veszik* s ennek megfelelően alakítják ki a tárgyi csoportoknak selejteshető iratokból és megtartandó iratokból álló kettős kategóriáját. Még tökéletesebb a selejtezés és iratterv összefüggésének íelismérése Csehszlovákiában, ahol már az Irattervek három kategóriára figyelnek fel: levéltárnak átadandó iratokat; válogatás nélkül selejtezhető iratokat; válogatással selejtezhető iratokat különböztetnek meg. Már szó volt a Szovjetunió gyakorlatáról, de összehasonlításképpen, mint jellemzőt, kiegészítésül azt is megemlítjük, hogy a szovjet nomenklatúra, vagyis az iratterv névjegy zeke, ha lehetne mondani: vezérszójogyzéke, egy-egy hivatal számára egységesen készül, de lehet hogy osztályok szerint önálló jegyzéket állítanak össze. Ebben knlönbözik a keletnémet iratterv Tormájától s e Icü368