Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

"1 J V • Európa sok országában a XIX. és XX. sz. folyamán *az iratok tömegét már az ügyvitelben kisebb tárgyi csoportokra bontották. A tárgyi tagolás eredményes kezelést biztosított mind az ügy58 vitel mind a levéltár számára. A tárgyi kategóriák kialakításánál általános törekvés az. hogy a szerv működése is visszatükröződjék, de legdöntőbb magának a tárgyi összefüggésnek a rögzítése. Ez a tárgyi tagolás az irattervben jut kifejezésre. Mityajev is megállapítja, hogy az iratterv nyugaton terjedt el. A Szovjetunióban a klasszifikator kifejezés Telel meg az Aktenplan német kifejezésének. Szerinte a klasszifikator azt a célt szolgálja, hogy meghatározott szempontok szerint előre osztályozza az iratokat; ilyen szempont lehet ao ügyfél neve, az irat: tartalma és más. Az irattárban e szerint csoportosítják az iratokat A klasszifikáció célja, hogy az iratanyagot akármikor könnyen meg lehessen találni. Éppen ezért az irattári terv összeállításánál figyelni kell a rendszerességre, a teljességre, a részletezésre, a logikai Tel építésre, a precizitásra, az áttekinthetőségre stb. Az irattári terv fenti követelményei viszont a decimális iktatási rendszer előnyeit kihasználhatják, mert már az iktatásban is kifejezésre Jut. ha az helyesen történt, a tárgyi elem. Mi tehát az irattári terv? Lényegében az a törekvés, hogy a folyó munka alól felszabadult iratokat tárgyuk szerint összefüggő egységes csoportban kezeljék. Nyilvánvalóan mesterséges irattári rendszer, mert nem alkalmazkodik legtöbb esetben sem az iratok beérkezésének időrendjéhez, sem az iratok iktatásának Számrendjéhoz, tehát nem a hivatal ügyviteli munkájának kialakulása során jön létre, hanem a hivatalszervezet jellegéhez és a hivatali funkció ágazataihoz alkalmazkodva, előre kiszámított tervezéssel állapítja meg a leendő irattári elhelyezés sorszámát. Ez a mesterséges szám éppen ezért rugalmasnak tekinthető, mert módosításának nincs akadálya, viszont szerkezetileg és szervezetileg a hivatal életével párhuzamosan kialakult rendszernek fogható fel, mert nem utólag állapították meg az irattári terv számait, hanem előzetesen és minden használaton kivüli iratot ott helyeztek el. Akár a kapitalista államok irattári példáit,..de méginkább a szocialista tipusu államok iratkezelését vesszük figyelembe, mindenképpen arra kell rájönnünk, hogy az irattári terv helyes alkalmazása összekapcsolja az irattár és levéltár szükségleteit, Az természetes, hogy az irattári terv nem helyettesitheti az iktatást, mert mint Schatz találóan megállapította, nem egyéb mint tGliederungsschema für di'e Aufstellung' und Bezeichnung der Aktén, •' Az irattári tervek készítésénél az említett országokban ügyköröket állapítanak meg s az ügykörök a decimális ,rendszer bontásából adódó számokra támaszkodnak. Németországban a tárgyi) csoportosítás reads&ere már régi történelmi hagyományokra épül föl. Ilyen hagyományok fejlődtek ki pl. Badenben is. 1928-ban a thüringiai városok szövetsége alkotta meg először a decimális rendszeren alapuló irattári rendszert. Eleinte a városok háztartási ügyeinél és a pénzügyi statisztika területén alkalmazták, majd 1937-ben Nordsieck egységes községi iratkezelést terjesztett elő, ami azonban nem valósult meg. 49424)an Theuer alkotta meg az első egységes irattári tervet a báöeni és elszászi községek számára. Németországban az irattári tervet nem központi utasítás alapján állítják össze, hanem minden szerv maga határozza meg a szükséges ügyköröket. Ugyanez a helyzet a Szovjetunióban is, ahol az irattári terv vagy a tematikus illetve tárgyi tagolódáshoz igazodhat vagy nominális tagolást vehet föl pl. államhatalom stb.; vagy a levélirók szerint, vagy földrajzi hely szerint vagy időrendi Jagolás alapján készül. Előfordul kombinatív szempontok egyesítésével összeállított irattári terv is. «A falvakban pl, külön dossziéban kezelik a megállapított irattári terv szerint a rendeleteket, határozatokat, majd a munkatervekot, külön a tömegszervezeti munl# eredményeit, a mezőgazdasági kérdéseket stb. És mindezeken a témacsoportokon belül az ügykörszám bontható szakcsoportokra. 367 J