Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

Az iktatás tekintetében sem ragaszkodnak a Szovjetunióban a kizárólagossághoz. Vannak hivatalok, ahol centralizált az iktatás, vannak, ahol osztályok szerint tagolódik ós vannak, ahol mindkét, fajta iktatási rendszerrel találkozunk. Az élet szükségleteit kielégítő munka jellege dönti el. hogy melyik az alkalmasabb Torma. A Szovjetunióban gyakorlatban lévő iktatási tormákról már említést tettünk. Szó volt arról, hogy különböző iktatási módozatok alakultak ki; megemlékeztünk arról is, hogy a kartotékos iktatás már a 20-as évek óta kifejlődőben vdlt. A szovjet levéltárosok megállapítása szerint a kartotékos iktatás tette lehetővé az időrendi nyjjvár.tartás háttérbe szorítása, mellett a tárgyi, ügyietek és ügyek szerint történő nyilvántartást A kartotékos iktatási rendszernek kettős tormája van gyakorlatban, az egyik az egyéni, a másik a csoportos. Az egyéni iktatás és nyilvántartás különösen a könyvtárban felel meg, ahol a könyvek kezelését kiemeli. A csoportos iktatás viszont a levéltári iratok sorában bir -elsődlegességgel. A csoportos iktatásnál egy kartonon az illető számcsoportba tartozó ügyiratok közül annyit vehetünk fel, amennyit a karton terjedelme niegengejL Mityajov szerint tez a rendszer visszatükrözi az egy kérdéssel kapcsolatos iratterraelést.* Nem állapitható meg pontosan, mert kifejezetten egyetlen szovjet levéltáros sem tesz említést ^rről, de ugy tűnik, hogy a falvakban, a decimális irattári rendszer nincs bevezetve. ZsuJkov arról ad felvilágosítást, hogy a ía Jvakban az iratkezelés kettős. Az egyik forma az érkezési idő alapján alkalmazott iktatás. De ilyen iktatás mellett is megvan az iratnak az előre megállapított iratterv szerinti osztályozás^, és az osztályozásnak megfelelő ügyszám fel van tüntetve az irat iktatókönyvében. Az irattár megbecsülésének egyik megnyilvánulása az a pontos szabályzat, amely a községi elnök leváltásakor az iratok átadásának módját irja elő. Az előirt precíz eljárást föltétlenül be kell tartani. Az érkező iratokat naplórendszer a iktatás mellett tartják nyilván s mint Frolov megjegyzi, ezt a módét sikeresen alkalmazzák mind a kis hivatalokban, mind a nagyabb hivatalokban. Emellett persze egyes hivatalok a kartotékos iktatás rendszerét kö54 vetik. A beiktatott ügyiratok, elintézés után visszakerülnek az iktatóhoz, aki az iraton elhelyezett ügyszám alapján az összetartozó ügydarabokat együttesen kezeli. Szabály irja elő, hogy <az ügyiratokat havonkénti vagy ahol keyós az ügyirat.rnegyedévenkénti vagy évenkénti csoportosításban, külön borítólapokban kell öriznjU Határozottan megállapíthatjuk, és ez követésre méltó példa számunkra, hogy a Szovjetunióban a hivatal iratainak megbecsülése nagyfokú, nyilvántartása pontos, a kezelés ellenőrzése öntudatos, az iktatás módszere rugalmas, az irattár és levéltár viszonya megfelelő, S ez összefügg részben az államigazgatás szervezeti formáinak a szocializmus korszakában kialakult rendjével, részben pedig az uj és helyes módszerek, azok között a jól alkalmazott decimális rendszer követelményeinek megvalósításával. Csehszlovákiában szintén bevezették a csoportszámos iktatási rendszert, de hozzá kell tennünk, ez ellen a levéltárosok azonnal tiltakoztak. A csehszlovák decimális iktatási mód két forrásból táplálkozott, mint Varga leírja: az üzemekben már azelőtt is használatban volt dossziékra, továbbá a német Vierziffersystemre támaszkodott, amelyet még - szerintük - a hitleri korszakban vezettek be Németországban. A decimális rendszer felépítése egyébként megegyezik a többi államnál elmondottakkal • A decimális iktatásnak, az iratkezelés módjának megváltoztatásán kívül, van egy olyan előjiye, amely a magyar államigazgatásban eddig csak nagyon kevés helyen ismert előnyre világit rá, az irattári terv (Aktenplan. klassziíikátor) használatára. Az irattári terv készítése játszaná an< « nak a hidnak a szerepét, amely a szorosan vett számrendi iktatás hátrányait hivatott kiküszöbölni és ugyanakkor a tárgyszerinti irat csoportosítás előnyeit kívánja megvalósítani. Az irattári terv voltaképpen az iratok tárgyi-tartalmi egy befogását jelenti és összekötő a szigorú regisztratura és a francia classement par raaiieVe elve között. Az irattári terv teljes kidolgozása és tudományos megalapozása Magyarországon még propagandistára vár, habár a más országokból szerzett tapasztalatok ismertetése során annak jelentőségét levéltártudományunk szakemberei felismerték. 366