Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

A szocialista tipusu államok sorában fejlettnek mondható a német iktatási rendszer. Az iratkezelésnek precíz uUa van: a postabontóból a posta érkezési könyvbe vezetik be. onnét az osztályra kerül, ahol beiktatják, majd az előadóhoz jut az ügyirat Az iktatás a tizes számrendszeren alapszik. A számoknak négyíoku tagolása ismeretes: főcsoport. Dl. mezőgazdaság; csoport, pl. földművelés; alcsoport pl. tagosítás; szakcsoport pl. földreform. Már ez a négyes tagolás határozottan előnyös, mert lehetővé teszi az iratnak tárgy szerinti beosztásán'kívül a tartalmi elemek figyelembe vételét Sőt továbbmenőén az 1956. január 1-én életbe lépett keletnémet körzeti irattári terv az ügyköröket 6 szárajegyig állapította meg s e hat számjegy közül az első négy nem változtatható, mlg az ötödiket és hatodikat a körzeti tanácsok állapítják meg. Borsa figyelte meg. hogy a demokratikus Németországban ta tárgyi tagolás elve olyan erős. hogy még az is másodlagos, hogy az egyes iratok melyik évben jöttek létre, meri elsődleges az. hogy milyen tárgynak, helyesebben melyik ügykör ellátása során jöttek Iétre.» S ennek a gyakorlatnak természetes következménye, hogy ha egy Ügykör iratanyaga nagyobb annál, amit az iratrendező elbir, még további ügykörrészekre kell az anyagot bontant de ebben az esetben • ezeket az ügykörrészoket a tizedes rendszernek mextfololően egy további számmal kell megjelölni* s az iratokat visszamenőlegesen át kell számozni. A német irattári szervezet két tipusu iktatóhjvatalt alakított ki: egyik a centralizált, a másik a decentralizált. Azonban az államigazgatási szerveknél inkább a centralizált iktatás érvényesül, vagyis egységes, központi iratkezelés, központi irattár (Verwaltungsarchiv) található. Jj-engyelországban az iratok * kategorizálásának és csoportosításának alapja az iratkezelési terv.t Az iratok kategorizálásának lényege annak elbírálása, hogy milyen iratcsoportok kerülnek *A» csoportba vagyis a nem selejtezhető ügyek közé és milyenek *B» csoportig, vagyis a selejtezhetők sorába. Az tA» kategóriába tartozó iratok bizonyos őrzési idő után levéltárba adandók. Különösen könnyű a helyzet a típus jellegű iratok kategorizálásánál, mint pl. jelenléü ivek, anyagigénylések, nyugtakönyvek stb. Ezek föltétlenül a tB» kategóriába kerülnek. Az iktatás egyébként a decimális rendszer számai alapján történik. Már több mint huszonöt esztendeje fejlődött ki a Szovjetunió iratkezelési elmélete és gyakorlata, emiatt annak megvizsgálása különös jelentőséggel bir számunkra. Sajnos. Magyarországról még senki nem szűrt le egyénileg szerzett tapasztalatokat minthogy levéltári dolgozóknak még nem volt alkalmuk tapasztalatcsere jellegű tanulmányúton résztvenniök a Szovjetunióban. De a rendelkezésre álló szovjet tanulmányok, ha nem is mindenben megnyugtató, de mégis tájékoztató felvilágosítást nyújthatnak. Kívánatos volna azonban, hogy miként a lengyel vagy német, csehszlovák iratkezelést levéltári szakemberek vizsgálhatták meg. a jövőben lehetőség nyíljék éppen a fejlettségéről, rugalmasságáréi megismert szovjet iratkezelési módszerek tanulmányozására. A szovjet államigazgatásban és az államigazgatási szervek ügykezelésében «központi kérdés a hivatal dokumentáció egységesítése és sablonositása, ami lehetővé teszi a dokumentáció ésszerűbb megszervezését, a továbbiakban pedig selejtezését is.»- Mityajev ismerteti azt a harcot, amely már 1918.-ban megindult taz ügyvitel helyes megszervezéséért*, s amely véglegesen elvileg 1923-ban az SZKP XÍL kongresszusán dőlt el s oly nagy jelentőséggel birt, hogy maga az 1936 évi Alkotmány is több iratlajtát sorol fel. A Szovjetunióban nem merevek az iktatási rendszer megválasztásában, sőt sehol oly rugalmasan nem kezelik a helyes módszer kialakítását, mint éppen ott Frolov állapítja meg a szovjet szocialista államrendszer egészére érvényes tételt, hogy <egyik vagy másik iktatási ren dszer választása attól függ. hogy az mennyire alkalmas az adott hivatal munkája szempontjából és mennyiben biztosítja munkájának operatív voltát* A kisebb eltérésektől eltekintve, alapvetően két .típust emlit meg az iktatás jelemzósénél: az egyik a naplórendszerü iktatás, amelyne-k van egy egyszerüsitott és egy részletesebb változata, a másik pedig az iktatólaprendszer (kartonrendszer), amelyben szintén két forma alakult ki, nevezetesen az egyedi és a csoportos használatú kartonok. A módszerek kiválasztása mindenkor a népgazdaság érdekeihez, a hivatali szervezet f elépítés éhez, a szervezeti részek területi elosztásához, nagyságához, valamint a hivatal munkaköréhez alkalmazkodik s hogy melyik hol válik be, az «az irattári anyag értékének fokától stb. függ-.* Kishivatalokban általában a naplórendszer válik be, középhivatalokban a kettős naptárén dszer, nagy hivatalokban a vegyes iktatási rendszer. 365