Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

Az egyes országokban kialakult decimális iktatásról összképet jelen tanulmányban nem nyújthatunk. Utal erre Ötlet munkája. Mégis, jellemző adatokkal kívánjuk megvilágítani a különböző gyakorlatot Franciaországban 4926-ban szabályozták a községi irattári és iktatóhivatali kezelés rendjét. Az 184<t-ben Duchatel miniszter által megállapított szabályokat fejlesztették tovább s az iratok csoportosításának megkülönböztető jeleit az ABC betűin kivül arab számokkal egészítették ki s az ABC főcsoportjain belül az arab 3zámok határozták meg az alcsoportokat Hollandiában, mint láttuk, már a húszas évek kezdetén a decimális rendszert alkalmazták, de mint Reeringa 1928-ban megjegyezte, a holland községi igazgatásban «n©ra tartják praktikusnak.* Belgiumban szintén a húszas évek óta van használatban a tizedes rendszer s éppen Ötlet hazájában fejlődött ki legerőteljesebben. Amerikában, mint Jflánossy tapasztalatai megmutatták, ta közhatóságoknál sem szokásos a levelezésnek darabszám szerint való iktatása. Ehelyett a beérkező postát, illetve az elintézést tárgy szerint osztályozzák, melyhez képest az azonos tárgyú ügyiratok évenkint ismétlődő, azonos törzsszámot kapnak s időrendben gyűjtik egybe az egy tárgyra vonatkozó levelezést Az egy törzsszám alá tartozó irományokat évenkint egybekötik*, majd név és tárgymutatóval egészítik ki. Ez a módszer az iktatást lényegében - ha Jánossy tájékoztatója megbízható - kiküszöböli s helyette a decimális rendszeren alapuló tárgyi irattervet alkalmaz. Mindenesetre Jó, de nagyon fejlett és szakképzett adminisztrátort feltételez. A szocialista országokban megvalósított decimális iktatás a polgári korszakban és kapitalista államokban kialakult decimális rendszernek dialektikus továbbfejlesztése. A szocialista népgazdaság átmeneti időszakában egészen más viszonyok alakultak ki; a termelési módnak megfelelően más és más hivatalszervezeti formákkal találkozunk s érthető, ha a felső államvezetés szervei éppenugy, mint az alsó és Icözépszervek formái gyakrabban változnak. Emellett a szocialista típusú államokban felmerülő állami feladatok sokrétűsége és gazdag alapzata olyan uj igazgatási ágazatokat alakit ki. hogy azoknak a polgári társadalmakban kifejlődött tizedes számrendszer beosztása semmiképpen sem felelhet meg s föltétlenül szükség van nemcsak a számok csoportjainak megváltoztatására, hanem a főcsoportok gyakoribb bontására, több főcsoport kialakítására. Emiatt arról ábrándozni, hogy a szocializmusban illetve szocialista típusú államokban egyszerűen lemásoljuk a fejlett kapitalista államok gyakorlatában kialakult decimális rendszert nagyfokú naivitás s a történelmi fejlődés lényeges különbségeinek nem ismeréséből adódó illúzió volna. Hiszen más a népgazdaság szervezete, mert más a társadalom szerkezete; más az igazgatási apparátus, mert mások a gazdasági és társadalmi feladatok ; egészen más a kulturális és egészségügyi szolgálat kiépítése, mert más a társadalom ellátottságának foka, gazdagabb a kulturális igénye és összehasonlíthatatlanul átfogóbb a program, mely a szocialsta típusú államok életének törekvéseit jellemzi Éppen azért mert a decimális számcsoportok összeállítói döntően a főkés országok tapasztalataira támaszkodtak, következtek be azok a hibák, amelyek más okok mellett nálunk a decimális iktatás módszerét hosszú időre lejáratták. Természetesen arról sem lehet beszélni s ez a következtetés az egész fenti anyagból következik, hogy az egész világra kiterjedően egységesen lehetne szabályozni a decimális rendszerbe tartozó számképeket Ez messzemenő célkitűzés és irreális követelmény volna. Egyelőre meg kell elégednünk annyival, hogy mindenütt ahol a tízes számrendszer szerint végzik az iktatást bizonyos egyező vonásokat lehetne kialakítani, de olyan értelmű egységet mint amilyen a könyvtári számrendszerek alkalmazásánál tapasztalható, az irattári munkánál elképzelni egyelőre nem lehet, különösen azért nem. mert az iratok végeredményben mégis szinguláris termékei az emberi agynak, ellentétben a könyvekkel, amelyek többezer példányban Jelennek meg s azonos tartalmat fejeznek ki akár rrancia nyelven, akár oroszul vagy angolul vagy magyarul adják ki ugyanazt a munkát Az államigazgatásban más a funkciója, más a szervezete az alsófoku igazgatási szerveknek a különböző országokban, más a kapcsolatuk az elöljáró szervekkel és a társhatóságokkal s ebből logikusan következik, hogy tvilágegységet* megteremtenJi az iratkezelésben legföljebb csak egytípusú államigazgatási szervek között lehet 364