Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

A vita során, mely a Levéltári Közlemények hasábjain kifejlődött, Herzog meg állapította, hogy *a tizedes rendszer a tervszerűen előre kidolgozott un. számkulcsban foglalt fő- és alszámok segélyével, egy-egy hatóság összes ügyiratait nemcsak nagyobb csoportokra tagolja, hanem a szükséghez mérten ugyané számok segélyével kisebb, tartalmilag lehetőleg egynemű csoportokban határolja cl és csak az utóbbiakon belül iktatja időrendben.* ' Herzog kiemeli a decimális rendszer nagy előnyét a régi iktatással szemben azáltal, hogy < kétségtelenül tökéletesebben végzi el az iratok tartalmi összelüggése szerint való csoportosítását, sőt a csoportosítást az idő folyamán előálló szerves változásoknak meglelelöen bármikor módosíthatja is.» Megállapítja még a továbbiakban, hogy a «ma szokásos alapszánirendszernél a tizedes rendszer céjszerübb, mivel az iratok iktatását éppen olyan biztonsággal végzi, mint. az alapszámrendszer...» Haladó levéltári szakemberek tehát már a polgári korszakban javasolták a decimális iktatás rendszerének bevezetését s elméletileg- helyesnek tartották annak alkalmazását. Valóban: Ötlet elgondolása alapján végrehajtott csoportok"' szorosan a tárgyi tagolásra épülnek föl s emiatt könnyen kezelhetővé teszik az anyagot A csoportokat szerinte nem a hivatalszervezetek formáira kell építeni, hanem a nemzetgazdálkodás vagy népgazdaság tárgyi ágazataira, tehát az állam leírása, általános helyzete, szervezési ügyek, tervezés, végrehajtás ügyei, utasttások, szabályrendeletek, peres eljárás, jelentések, beszámolók, igazgatási feladatok stb. Ez a tárgyi tagolás zárt rendjét teszi leihetövé és hozzá simul az élethez s nem függvénye az államszervezet mindenkori felépítésén ele Est a csoportrendszert nálunk nem vették figyelembe, mint látni fogjuk, s ezekből adódott a magyarországi gyakorlatban kifejlődött hibák egy része. A csoportszámos iktatási rendszer eszmei kiindulása Jó, a logikai elvek érvényesülését és a rendszerező határok megvonását biztosítja. De vannak olyan feltételei, melyeknek betartása nélkül összeomlik az egész iratkezelési rendszer s ezek a feltételek Uluzórikussá teszik a gyakorlati alkalmazhatóságot. Ezekre a későbbiekben mutat rá jelen tanulmány. Mindenesetre már most leszögezhetjük, hogy akkor, ha a decimális rendszer jó alkalmazást nyerne, tehát a később tárgyalandó feltételek fennállanának, megvalósulhatna Daunau régi vágya és elképzelése a tárgyi tagolásról és a szigorú holland levéltári iskola követelése a regisztratura-elv merevségének betartásáról, mert a zárt és szoros csoportokat alkotó iratcsomók magukban a hivatali organizációkban fejlődnének ki, mégpedig tárgyi alapon. Akkor, amikor minden iktatószám mögött tárgyi megkülönböztetés húzódik meg és minden tárgyi önállóságnak önálló alszám felel meg a decimális rendszeren belül megállapított helyértékkel, nyilvánvaló, hogy a tárgyi és regisztratura tagolás egységbe fonódnak. Különösen megtörténik ez abban as esetben, ha a később tárgyalandó irattári terv kialakításának gyakorlata következetesen érvényesül. De ez a távlat csak á jövőt érintheti, visz• ssamenőleges hatálya semmiképpen sem lehet s csakis akkor érvényesülhet a jövőben is, ha a belső és külső feltételek adva vannak a decimális rendszer alkalmazásához. Addig a decimális rendszer nálunk csak kísérlet marad, amely fölött vitatkozni kell előnyeinek és hátrányainak megvilágításával. IL A decimális rendszer külföldi gyakorlata (Decimális rendszer a kapitalista országokban; a szocialista országok elmélete és gyakorlata. Iktatás és irattári terv párhuzama külföldön; az iktatás és irattározás elválasztása.) A decimális iktatási rendszert a tőkés fejlődéssel párhuzamosan kialakult bonyolult ügyigazgatásból menekülő ésszerűsítési törekvések keltették életre a kapitalista. áUamokban. Uj iktatási Tormák után kutattak, melyek nagyabb áttekintést biztosithatnak az iratok fölött. «Az államigazgatásban a legfőbb elv az ügy teljes folyamatának ismerete kell legyen*, állapította meg Schatz, s ez csakis a helyes iratkezelés esetében lehetséges. Hogy az iktatás kartonokon, a decimális rendszerben lekötött számoknak megfelelő legyen, jól kell ismerni a számok játékát, összetartozó jelentését. / 363