Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

tették az akkor bevezetett un. sorkönyveket. A polgári korszak a feudalizmussal szemben három, egymást ki nem záró és egymással együttesen használandó segédletet teremtett meg: a kőnyvalaku iktatókönyvet, a szintén könyvformáju mutatót és a sorkönyvet amely az irattári elhelyezés rendjét mutatja meg. Nem ennek a dolgozatnak feladata, hogy a polgári korszak iratkezelésének részleteivel foglalkozzék, csupán azt hangsúlyozza ki, hogy az iratkezelésnek ezt a módját már a rejlett kapitalista államokban túlhaladottnak tartották. A szocialista Szovjetunió létezésének kezdetétől fogva elhagyta a sorszámos iktatót, főként a nagyobb ügyforgalrau hivatalok ügykezelésében, mig a kisebb hivatalokban részben megtartotta, részben pedig kombinaüve használta mindkét iktatási módot: a kartoníktatást éppenugy, mint a könyviktatást. A polgári kor sajátságához tartozott, hogy «az irattárak iratkezelési rendszerük kialakítása tekintetében nem tartottak lépést az iratanyag egyre növekvő mennyiségével... s (ezért) az iratanyag csak viszonylag nagy számú segédlet alkalmazásával volt hozzáférhető*, jellemezte a helyzetet találóan Borsa. £ szám soros iktatás nehézségei vezették rá az iratkezelés elméleti alapjaival foglalkozó kutatókat a decimális, tehát a számokkai kifejezett tárgyi megkülönböztetésen alapuló iktatási rendszerre. A decimális rendszer Amerikából indult ki Lényegébon Molvil Dew e y-től származik^ aki e rendszer alapját 1873-ban vetette meg s eredményeit -1876-ban publikálta. 1896-ben a tizes számrendszer Európában is feltűnt a először Bruxellesben alkalmazták. II. La Fontaine és P. Ötlet járultak hozzá népszerűségéhez. Mindjárt meg kell Jegyeznünk, hogy a decimális rendszer eredetileg nem az iratok iktatásának módszerét kívánta megváltoztatni, hanem kizárólag a könyvtárak használatára készült s a könyvek beosztásánál Jól áttekinthető rendet alakított ki. Előnye, hogy kihasználja a könyvben rejlő állandó tárgyi-tartalmi elemeket s azokra épiti rel a beosztást. A könyvek cimei állandóak, helyrendjüket nem változtatja meg sem terjedelmük sem a kiadóvállalat jellege, neve vagy az őket létrehozó egyén, illetve munkaszervezet A könyvek helyrendjét kizárólag a bennük rejlő tartalom, tárgy befolyásolja. Éppen esé,rt: a könyvtári használatban a decimális rendszer a gyakorlati munkát megkönnyítette, fokozta a könyvek áttekinthetőségét, tárgyi csoportosítását Viszont az iratkezelésnél más a helyzet mert az iratokat létrehozó szerv jellege, a népgazdaság szervezetében elfoglalt helyzete, az irat funkciója, majd tárgya s nem utolsó sorban tartalma befolyásolják az iratok részére biztosított számok alkalmazását. S ez a nagy különbség teszi illuzóriussá azt a törekvést, hogy a könyvtári gyakorlatot teljes egészében alkalmazzuk az iratkezelésre. A könyvtárihoz hasonlóan az irattári tizedes rendszernek is az a lényege, hogy iaz illető iratképző szerv tevékenységét számba vévé tervei készítenek, amely az ügyeket tiszta tárgyi alapon 10 fő kategóriára, ezeket ismét 10-40 kisebb kategóriára bontja,* A decimális rendszernek iratkezelésre való alkalmazását p. Ötlet fejtette ki, akinek a véleménye az volt hogy a tizes számrendszeren belül megállapított..fix számok az iratok iktatásánál «a szükségletnek megfelelően kisajátított keret számára* eszközt biztosítanak. Elméletében abból indult ki, hogy ta könyv és iratanyag között csupán alárendelt jettegü formai különbség van s ennek következtében a könyvtárak számára elfogadott tizedes szakrendszer az irattárak osztályozásánál is Joggal alkalmazható. Ennek az elméletnek okfejtései alapján a decimális rendszert először a ^Holland városok Szöveggé* vezette be 1923 táján, s azzal egyidejűleg, bizonyos módosított Tormában, a Szovjetunióban is alkalmazni kezdték. A decimális rendszer irattipusokat alakit ki. A"' csoportszámos iktatás lényege az volna, hogy azonos irattipusokat hozzunk létre Hintve az azonos irattipuspknak megfelelően azonos számokkal gazdálkodjunk. Felbecsülhetetlen előnye, hogy az irattározást megelőző munkafolyamatoknál, tehát az iktatásnál is a tárgyi elvet, helyezi előtérbe. Első feltünósétől kezdve kísérlet volt arra, hogy az iratcsomók az irat (ügydarab) létrejöttének pillanatától kezdve* tárgyi alapon kezeltessenek. Ezt a jelentőségét felismerve foglalkoztak már a polgári korszakban nálunk is a tizedes szakrendszer alkalmazásának gondolatéval s Gárdonyi szerint tegyetlen modern levéltár sem zárkózhatik el» alkalmazása elől. Viszont Gárdonyi és mások is akkor tévednek, amikor a levéltárban lévő anyagot is a tizedes számrendszernek megfelelően kívánják átszervezni, 362