Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - Szászi András: Szükség van-e tárgyi csoportosításon alapuló irattározásra? / 29–34. o.

Az alapszámok rendjében való irattározás, mint közel kilencven évvel ezelőtt, ma Is ugyan azokkal az indokokkal, ugyanazt az irattározást jelenti s ugyancsak a mutatókönyv ok adják a ku tatási lehetőséget is. És azok ma sem késsülnek olyan körültekintő aprólékossággal, hogy minden ügyfélébe tartozó ügy iratait, minden szempontra tekintettel pontosan visszatükrözzék. Az ügyvitel érdekkörén nem lépnek tul, kimerítik az Öncélúság fogalmát Már ebből is nyilvánvalónak látszik, hogy ez nem tartozik a haladóbb irattári rendszerek közé, S nem valószínű, hogy az. ami kilenc évtizeddel ezelőtt nem vált be. ma. amikor az iratokkal szemben támasztott igény s az irat mennyiség is erősen megnevekedett kielégíthesse az irattárak irányában megnyilvánult követelményeket, amelyeket ma már nemcsak az ügyviteli érdekek diktálnak hanem a tudomány különböző ágainak erősen kifejlődött érdeklődése is S ez nemhogy csökkenne hanem a Jövőben még egyre inkább erősadni fog. És nem kevesebbre tart igényt minthogy az irattár könnyen áttekinthető s a benne őrzött ^ratolcban rejlő tudományos célú adatok lehető legegyszerűbb módon és gyorsan felkutathatók legyenek. Azok az egyéb irattározási rendszerek, amelyeknél a tárgyi csoportosítás elve szintén mellőzésre talált ha nagyobb iratmennyiségről van szó„ az előbbi rendszerrel egyenlő értékűek. Kisebb, évente néhány száz, esetleg ezer iratnál még megfelelhet a nem tárgyi csoportosításon alapuló irattározás is„ hiszen az a mennyiség aligha több ~ vagy még annyi sem-, mint amennyit egy tárgyi csoportba tartozó iratok tesznek ki olyan helyeji ahol az iratok évi mennyisége több tízezer darabra rug. Bár ez nem Jelenti azt hogy a tárgyi csoportosítás ott is nem lehetne eset leg előnyösebb. Ezért arra a kérdésre, hogy szükség van-e tárgyi csoportosításon alapuló irattározási rendszerre, bár a tárgyi csoportosítás nem örvend népszerűségnek igennel felel az. aki a jövőbe is néz. Mert a tárgyi csoportosítás az alapszámok rendjében való irattározáshoz hasonlítva fejlettebb irattározás, amely a fejlődés folyamán akkor vetődött fel először, amikor az Írásbeli ügyintézés rohamos terjedése következtében az iratok száma olyan nagy arányban növekedett hogy az iratokban való eligazodás, vagy egyes iratok előkeresése válsággal küzdött Az iratokhoz fűződő, külön féle érdekekből rakadt követelményeknek napjainkban ~ a tapasztalatok szerint - egyik leginkább megfelelő rendszeré lehet a tárgyi csoportosításon alapuló irattározási rendszer, ha kellő gondos sággal, az iratokhoz fűződő érdekek figyelembevételével dolgozzák ki. Segítségével mind az ügyvitel, mind a tudományos kutatás megfelelő módon és időben hozzájuthat az öt érdeklő iratokhoz A jól kidolgozott tárgyi csoportositásu irattározási rendszer a tárgyi csoportosítás nélküli különösen az alapszámok rendjében való irattározásnál nemhogy költségesebb- ellenkezőleg, az egyéb előnyei mellett még gazdaságosanb is, mint amaz, .Ez megmutatkozik mind az ügyvitelben, mind a későbbi időben történő tudományos kutatásban is Minél nagyobb iratmennyiségben végzendő irattári munkáról van szó. annál Jobban-kifejezésre jut. Bizonyításul említhető egyik példa-az iratokban évenként végzendő selejtezés Ott ahol az iratoknak semmiféle tárgyi tagolódása nincs, ez a munka azt jelenti, hogy az irattárban őrzött egy-egy évi iratanyagba tartozó valamennyi ügyiratot selejtezhetöség szempontjából egyenként át kell vizsgálni Egy olyan minisztériumi irattárat véve alapul, ahol az egy évi iratanyag százezer darab körül van, az ilyen selejtezés elvégzése idő tekintetében is igen számottevő Egy munkaerőnek kb, kétszáz munkanapját, azaz nyolc havi teljes munkaidejét igényli. S mivel a selejtezés megkívánja, hogy azt olyan felkészültségű dolgozók végezzék, akiktől joggal megkövetelhető, hogy az-iratokhoz fűződő minden követelmény szempontjából mérlegelve döntsenek az irat megőrzése, vagy kiselejtezhetősége felett költségeket illetően sem lebecsülendő, mert az ilyen képzettségű dolgozók nem tartoznak a legkisebb íizetésüek közé Ezzel szemben a kellően kidolgozott tárgyi csoportositásu irattározási rendszerbon őrzött iratokban végzendő selejtezésnél valamennyi iratnak egyenkénti ávizsgálására nincs szükség, mert az irattárban őrzött iratok tárgyi csoportjai közül minden különösebb munka nélkül előre ki lehet jelölni azokat a tárgycsoportokat \. amelyekbe tartozó iratokat egyáltalán nem szabad selejtezni; 2. amelyeknek iratai darabonkénti átvizsgálás nélkül kiselejtezhetek; 3. amelyekben őrzött iratok darabonként való átvizsgálást igényelnek. ^ 3 2