Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - Szászi András: Szükség van-e tárgyi csoportosításon alapuló irattározásra? / 29–34. o.
4 selejtezési munka ezáltal mind idő mind költség tekintetében jelentékenyen kevesebbet igé nyel, mintha az iratodat nem tárgyi csoportokra tagolódó irattári rendszer szerinti rendben őriz nék az irattárban, mert az eddigi gyakorlati tapasztalatokat véve alapul az iratoknak kb. 60-70 & a esik az itt emiitett 3„ csoportba; Tehát a. selejtezés kbo 30-40 Z-kal olcsóbban végezhető el. Pénzre átszámítva -* a selejtezők fizetése szerint ^ ezreket tehet ki ez az összeg. Hogy ez nemcsak elméleti feltételezés, hanem megvalósítható, annak egyik bizonysága az Igaz ságügyminisztériumhoz 1869 és 4948 között érvényben volt irattározási rendszer, amelyről az irat tári rendszerek között az előbbiekben már említés történt A minisztérium 1869-1871. években ke letkezett, s csak alapszámok rendjében őrzött iratait a selejtezés alkalmával darabonként kellett átvizsgálni és elbírálni, hogy a továbbra is megőrzendő iratok kiválogathatok legyenek Az 1872 évtől kezdve keletkezett iratoknál már nem volt szükség valamennyi irat átvissgálására, ciertasí előre elkészített selejtezési terv feltüntette, hogy melyek azok az irattári kuüők és tételek, amelyekbe tartozó iratokat egyrészt nem volt szabad selejtezés alá vonní s másrészt egyenként át kellett válogatni, hogy a megőrzendő iratokat a selejtbe tartozóktól elkülöníthessék, A selejtezésen kívül ugyancsak az ügyvitelben tapasztaíhatók a tárgyi csoportositásu irat tarozás előnyei akkor is, hogyha egyes ügyfélékre vonatkozó iratokat kell az iratanyagból kiváló gatni. Ennek szüksége többek között olyankor szokott relmerülni, amikor valamelyik ügyíélének az intézése más szerv hatáskörébe kerüh Az áthelyezett ügyekkel együtt f az ügyintézés zavartalan sága érdekében -? ( az áthelyezés előtt keletkezett iratok átadása is szükségszerű következménye mert egy-egy ügy elintézéséhez szükséges régebbi iratok egyenkénti átkérése hosszadalmas el járással jár, s az ügy elintézésének elhúzódását okozza, A tárgyi csoportosítás lehetővé teszi az áthelyezett ügyre vonatkozó iratok egyszerű, gyors kiválogatását, mert azok nem az egész irat anyagban elszórtan hanem egy, vagy egyes irattári tárgycsoportokDan fekszenek. Egyeseknek talán furcsán hangzik, hogy vannak olyanok, akik még a megbukott csoportszámos iratkezelési rendszernek is ilyen esetekben tapasztalt jó tulajdonságairól tudnak beszélni. Pediü vannak. Kitűnik a következőkből. Az egyik minisztériumot megszüntették és az ügykörét más minisztériumok között feloszllatták. Természetesen a megszűnt minisztériumnál tárgyalt ügyek iratainak szétosztására is szükség volt. A hatalmas iratmennyiséget - hála a csoportszámos iratkezelési rendszerben is megnyilvánult tárgyi csoportosításnak «• aránylag könnyen- szétválogatták. De hogyha az iratokat alap számok rendjében vagy más nem tárgyi csojjortositásu rendszer szerint őrizték volna az irattárban, a szétválogatási munkához több munkaerőnek hosszú hetekig tartó munkájára lett volna szükség, Ami az iratokban végzendő tudományos célú kutatásokat illeti, nem tárgyi csoportositásu iratok esetén a kutatás az ügyviteli célból készült hév, _hely és tárgy beosztású mutatókönyv sok tízezernyi bejegyzéseinek áttanulmányozása által végezhető, Miután a mutatókönyvek a már emiitett hiányosságok mellett az ügyintéző szervezet által tárgyalt ügyeket legtöbb esetben ugy tükrözik viszsza, hogy a tárgyuk kétségtelenül nem állapítható meg. amellett hogy a kutatás időrabjóan hoszszadalmas. s mint ebből adódik, költséges is az elérhető eredmény igen kétséges Valamennyi iratnak az egyenkénti átnézését pedig több tízezer, esetleg százezer irat esetén mint kutatási lehetőséget alig lehet számításba venni. 0 Ellenben a tárgyi csoportositásu irattározási rendszerben a tudományos kutatást az ihatok* nak tárgyak szerinti tagolódása elősegíti. Mert a keresett tárgyra 'vonatkozó adatok a megléteiö tárgyi csoportban közvetlenül kereshetők, esetleg az iratok egyenkénti átnézése által is. Hiszen egy jól tagolódó rendszerben egy-egy tárgycsoportba tartozó iratok száma aligha haladja meg a né hány száz. esetleg ezer darabot, ez pedig olyan mennyiség, hogy egyenkénti átnézése nem okoz különösebb' nehézséget Amellett egy-egy tárgycsoportba tartozó iratok egyenkénti átnézésének le hetősége mintegy biztositéka a "kutatómunka eredményesebbé tételeinek, mert a mutatókönyvvel eF leltétben, a tárgyra vonatkozólag keletkezett valamennyi irat előkerülhető S nincs szükség annyi munkaidőre, mint amennyi a nem tárgyi csoportositásu irattári rendszernél a mutatókönyvekkel való kutatásnál válik szükségessé. Tehát amellett, hogy célravezetőbb egyszerübb= Mindezeket összegezve, kitűnik, hogy a tárgyi csoportosításon alapuló irattározás mellőzésének sem egyszerűsítési, sem gazdasági alapon nyugvó, jogos oka nincs, A tárgyi csoportositásu irattározás elmélete nem av.ult el nem tudja végleg kiszorítani sem az alapszámok sorrendjében 33
