Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - Szászi András: Szükség van-e tárgyi csoportosításon alapuló irattározásra? / 29–34. o.

A müveletek száma nem birhat döntő jelentőséggel, mert azok számát nem mindig a rxnd szer követeli meg, hanem a munkaszervezés terén elkövetett figyelmetlenség következményeként is jelentkezik fölös számban. Vannak olyan összefonódó, vagy összekapcsolható munkafolyamatok amelyek az emiitett okból két dolgozó feladatai, holott kevesebb idő alatt lennének elvégezhetőkjiaa munkát ugy szerveznék meg, hogy ne külön-külön más, hanem ugyanaz a dolgozó végezze., elképzelhető például, hogy az ügyintéző szervezet egységeinek ügykörébe tartozó ügy?k szoros össze tartozásuk szerint nyertek beosztást. És az iratok őrzésére szolgáló irattári tárgycsoportok kiala kitása nem ötletszerűen, hanem körültekintő, alapos gondossággal történt Az irattári tárgyi cso portok az ügyintéző szervezet felépítésétől nem különültek el hanem követték annak az ügyintézés béli részekre (szakosztály osztály) tagolódását amely végül azzal a következménnyel járt hogy egy-egy irattári tárgycsoportba egy-egy ügyintéző részleg ügykörébe tartozó ügyek kerültek A szakmai nyelv rossz kifejezése szerint az irattári tárgycsoport az osztály ügykörének fedése Ebben az esetben a beérkezett iratnak az illetékes ügyintéző részleghez (szakosztály- vagy osztályhoz, ahogy azt éppen nevezik^) irányítását és az irat tárgyának megfelelő irattározási tárgy csoport jelének megállapítását annak az iratra való egyidejű feljegyzése mellett ugyanaz a dolgozó végezheti. Mert ennek a két műveletnek közös jellemzője, hogy mindegyikénél az ügykör felosztásának ismeretőre van szükség. Az egyiknél a szervezeti részek -, a másiknál az irattári egységek (tárgycsoportok) szerinti felosztást kell a dolgozónak ismernie A régi begyakorolt irattárosok élő bizonyítékai, hogy az iratoknak tárgyi csoportositásu rendszer szerinti őrzését végző irattáros az irat tárgyáról nemcsak az annak megfelelő irattári tárgycsoportot hanem az ügyintéző részlegei (sok esetben magát az előadót is) emlékezetből meg tudja és meg tudja ma is mondani* Tehát adott esetben az emiitett munkaösszevonás nem jelenthet'teljesithetetlen követelményt Sőt, ha a tárgycsoport irattári jele az ügyintéző részleg jelzősével megegyezik mégcsak két műveletről sincs sző, mert azzal, hogy az ügyintéző osztály számát (pt l II. stb) az iratra íeU ?gyezte, egyben megadta az irattári tárgycsoport irattári jelét is Ami az alapszámok rendjében való irattározást mint rendszert illeti, nem tartozik a napjainkban először gyakorlatba került rendszerek közé, sőt még az indok sem először bukkant elő Az irattározás történetében nem kell túlságosan messzire visszatekinteni hogy kimutatható legyen Mintegy kilenc évtizeddel ezelőtt, pontosabban 1868-ban az igazságügyminisztériumi irattárban is egy szerüsitési gondolatokkal foglalkoztak A minisztérium az iratait a h >lytartótanácstól átvett tárgyi csoportositásu rendszer szerinti rendben őrizte Felvetődött az a gondolat hogyha az iratok tárgyi csoportosítását elhagynák s csak az alapszámokat tartanák meg,, az irattározás kevesebb munkát igényelne, mert nem kellene minden iratról megállapítani hogy az irattár huszonkét tárgyi csoportjának melyikébe tartozik, s arra sem lenne szükség, hogy az irattári tárgycsoportok (tételek) jelét az iratra és a nyilvántartókönyvekben feljegyezzék. Az ötletet tett követte. 1869. Január lón életbe lépett ez az uj irattározási rend Az iratok számának növekedése és a feladatok megsokasodása az irattározási rendben hamarosan hatását éreztette Az ügyintézéshez szükséges iratok felkutatására csak egy lehetőség volt;, a mutatókönyvek alapján kellett az iratok előkeresését elvégezni, s ez nem is egyszer komoly nehézséget okozott Mert mint a segédhivatali igazgató megállapította,, a mutatókönyvek bárrailyen gondossággal is ké szültek, a legaprólékosabb részletességre nem terjedhettek ki, s azért is, meg; az előfordult némi gondatlanság miatt is, egyes ügyfélékre vonatkozó iratok vagy csak igen körülményes kutatással vagy egyáltalán nem kerültek elő Arra gondolni sem lőhetett hogy az egész iratanyagot iratonként átvizsgálják, mert az nemcsak hosszú időt igénybe vevő feladat hanem az irattári rendes napi munkák végzését is megakadályozta volna. Ehhez társultak az uj birói és ügyészi szervezet íeb állítása által előállt olyan követelmények hogy egy?s ügyfélékben keletkezett iratokat könnyebb át tekinthetöség jogalkotási adatok gyűjtése szervezéssel kapcsolatos iratok együttőrzése stb, okokból nem az iratanyagban alapszámonként (egyedi ügyekként), hanem valami tárgyi csoportosítás szerinti rendben őrizzék. S 1872 január lén vissza is tértek a tárgyi csoportositásu irattározásra, Az akkor bevezetett rendszer alapjaiban meg is maradt a közigazgatási számrendszer 1949, évi bevezetéséig, 30