Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - Szászi András: Szükség van-e tárgyi csoportosításon alapuló irattározásra? / 29–34. o.

ságosabbá tételét akadályozná, ha az iratoknak tárgyi csoportokba sorolásával kellene vesződni És sokkal több müvelet elvégzésére lenne szükség, mert a tárgyi csoportokat Jelentő tételek jelét az iratra is. nyilvántartókönyvekben is íe'l kellene Jegyezni tehát több munkával Járna az irattározás, s a több munka több munkaerőt is igényelne, mint amennyit az irattározási munka elvégzésére engedély estek, , Egy másik röviden csak annyit mondott hogy a tárgyi csoportosítást nem vezetik be, mert arra az ügyintézésnél nincs szükség, az tul bürokratikus hiba lenne visszatérni rá. A csoportszámos iratkezelési rendszer is tároyi csoportositásu volt - Vélekedett a megkérdezettek egyike, *? örülök hogy megszüntették. Nem lehetett benne eligazodni. Az egyszer irat tárba került irat ugy eltűnt a többi irat között hogy nem lehetett megtalálni. Az előadók ugy segi tettek a bajon, hogy maguknál tartották azokat az iratokat amelyekről gondolták, hogy egyikre,, vagy másikra még szükségük lehet Ezek a kiragadott példák az iratoknak tárgyi csoportosítása ellen elhangzott vélemények legsulyosabbjai közül valók. Ha nem is ilyen élesen, s más meglogalmázásban, de az elhangzott vélemények legtöbbjéből kicsendült a tárgyi csoportositásu irattározás ellenzése, tehát azt a többség véleményének lehet tekinteni Ebben, mint a bemutatott példákból is kitűnik, két döntő tényező játsza a vezető szerepet Ezek közül az egyik, hogy sokan nem ismerik a tárgyi csoportosítás pontos mibenlétét és jelentőségét, ezért as egyszerűsítés és a takarékosság hibás értelmezéséből az irat tarozás primitívebb tormái közül választottak másik pedig a csoportszámos iratkezelést rendszer hibáiból ítélték meg a tárgyi csoportosítás elméletét Aligha vitatható, hogy a megszüntetett csoportszámos iratkezelési rendszernek súlyos hibái voltak, s azok a hibák nemcsak a munkát akadályozták hanem az iratokkal dolgozóknak sokszor kedvét is szegték. De bármennyi hibája is volt azok a hibák csak azt bizonyítják., hogy a csoportszámos rendszer gyakorlatilag nem íelelt meg, Azt azonban hogy a tárgyi csoportositásu irattározás nem helyes, a csoportssámos iratkezelési rendszer hibáival nem lehet bizonyítani Tárgyi csoportosítás alatt a szakmai nyelv az iratoknak azt az őrzési elvét érti, amely sze rint egy-egy szervnél, intézménynél vagy intézetnél az üpyek írásbeli intézése során keletkezett iratokat a tárgyalt ügyfélék összetartozásának figyelembevételével előre meghatározott kiáebb-nagyobb tángyi egységekben őrzik az irattárban. Ennek gyakorlati alkalmazása nincs semmiféle egységes Tormához kötve, akár minden szerv más-más íormák között élhet a tárgyi csoportosítás elvével. Ezzel szemben a csoportszámos rendszerben a tárgyi csoportosítás össze van szőve a tizedes rendszer elméletévet s valamennyi iratkópző szervre kötelező, egységes iratkezelést és őrzést ír elő. Tehát nemcsak az irattározást érinti, - mint a vitatott tárgyi csoportositásu rendszernél történik --.. hanem az iratoknak az üayintéző szervezethez beérkezésétől az irattári őrzéséig előforduló valamennyi nyilvántartási müveletét is Ezért a tárgyi csoportositásu irattározástaacso portszámos iratkezelési rendszert egymással azonosítani nem lehet Alii a tárgyi csoportosítás he lyességóről, vagy szükségességéről a csoportszámos iratkezelési rendszerből kiindulva mond Ítéletet az annak mibenlétét vagy nem ismeri kellően, vagy azt illetően fogalomzavar áldozatául esett Amilyen hibás ^as az előbb emiitett álláspont amely a számos hibától terhes csoportszámos iratkezelési rendszeren mérte le a tárgyi csoportosítás használhatóságát és szükségességét éppen annyira hibás az a vélekedés is, amely szerint a célnok legjobban megfelelő irattározás az alapszámok növekvő rendje, mert ahhoz a tárgyi csoportosításnál szükséges müveleteknél lényegesen kevesebbre van szükség, ezért egyszerűbb és gazdaságosaub. Igaz, hogy .tárgyi csoportosítás esotén több művelet végzése vájlk szükségessé, mint ameny nyit az alapszámok rendjében való irattározás igényel; mert egyrészt az iratokat a tárgyuknak meg felelő irattári egységekre kell tagolni másrészt minden kialakított tárgycsoportnak az előre me,;ha tározott számból vagy betűből álló, esetleg mindkettőből kombinált irattári Jelét minden egyes iratra és annak nyilvántartökönyvében is fel kell jegyezni Ez azonban sem azt nem.Jelenti hogy a tárgyi csoportosítás elvének alkalmazását el kell vetni, sem pedig az nem következik belőle, hogy a tárgyi csoportositásu rendszerrel szemben az alapszámok rendjében való irattározás valóban célravezetőbb, egyszerűbb és gazdaságosabb, * 30