Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - Szászi András: Szükség van-e tárgyi csoportosításon alapuló irattározásra? / 29–34. o.
Szászi András 32ŐK5ée VAft~B TiftGYI CSÖPflRtaSffÁSOÜ ALAPUL6 JJUnÁBOZjSiU? Á magyar hivatali iratkezelés régen vajúdó, sokat vitatott probléma, amelynek megoldására az 4867-es kiegyezéstől napjainkig eltelt évtizedek alatt számos kísérlet történt Valahányszor az ügyintézés meggyorsításának kérdése napirendre került mindannyiszor íoglalkoztak az iratkezelés egyszerűbbé és gyorsabbá tételének problámáival is r mert felismerték, hogy ha meggyorsul az iratkezelés, akkor az irat előbb kerülhet az ügyintézőhöz és onnan a postázásig,, tehát lényegében az ügy elintézési ideje rövidül meg 4 problémák megoldását nem létszámemelésben, hanem az iratkezelési rridszerek módszerek tökéletesítésében módosításában vagy ujabbakkal való felcserélésében keresték de a kísérletek nem jártak olyan eredménnyel hogy ezek a problémák végleges rendezést nyerjenek. A néhány évvel ezelőtt bevezetett'csoportszámos iratkezelési rendszer is részben- szervezeti részben alkalmazása körül elkövetett hibák miatt aránylag igen rövid idő alatt eredeti Tormájában használhatatlanná vált Ezért a Minisztertanács egyik múlt évi határozata érteimében a csoportszámos iratkezelési rendszer kötelező alkalmazása'1956 december 34 én meg szűnt s az irataik uj kezelési rendszerét az abban érdekelt szervek vezetői maguk állapíthatják meg. Ha e téren csak az utóbbi évek során történt eseményeket vesszük figyelembe az elmúlt nyolc év alatt ez már a harmadik olyan rendelkezés amely Magyarországon az egész iratkoze lést döntően megváltoztatta Míg az előző két rendeletnek az is célja volt hogy az iratkezelés olyan mértékbei! egységes legyen, hogy ahol az országban iratkezelési munka folyik, azt mindenütt egy s ugyanazon rendszer szerint végezzék ez a rendelet az egységesítési törekvésekkel teljesen sza kitott, s azzal hogy az iratkezelési rendszer megállapítását a'szervek vezetőire bízta lehetővé tette, hogy álcár minden szerv más-más rendszert alkalmazva láthassa el az iratkezelési feladatokat A szervek túlnyomó többsége élt is ezzel a lehetőséggel 4957 január 4-én több helyen visz szatértek a közigazgatási számrendszer 4949 évi bevezetése előtt érvényben volt sorssámos ikta tásra., más helyeken főszám^alszámu lajstromrendszertvezették be, egyes helyekén pedig.valami újszerűbb iratkezeléssel kísérleteznek. Sok szervnél az iratok iktatását és az ügyintézés alatti nyil vántartását szervezel egységekre; osztályokra,decentralizálták, iktatószám kontingensekkel dolgoznak, de olyan szervek is vannak ••" mégpedig nem is nagyon ritkán iordulnak elő ~% ahol az ikta tás és a nyilvántartás munkáját központ! iktató és nyilvántartó irodákban végzik, Azokon a helye* ken pedig, ahol az iratkezelés rendszerében nem történt változás, ott a csoportszámos iratkeze lési rendszer vagy nem volt bevezetve vagy még a Minisztertanács határozatát megelőzve valami más rendszert vezettek be ; s mivel az szerintük bevált, a megváltoztatását nem tartották szüksé gesnelc Tehát nem túlzás annak a régi magyar közmondásnál: az iratkezelésre vonatkoztatása hogy • ahány ház. annyi szokás* Ez a megállapítás az irattározás jellemzésére is változtatás nélkül alkalmazható mert az iratokat egyes helyeken az ügy adott évi első ivagy utolsó) iktatószáma mint alapszám növekvő számsorrendjében helyezik irattárba, ott, ahol lajstromos iratkezelés folyik a főszámoknak élne vezeti lajstromszámok (asokon belül az aWpsz&aoA.. növekvő rendjében történili az irattározás lé tezik olyan iratképző hely is amely a vele levelezésben álló szervek, intézmények stb iratait a levelek irói szerint külön-külön összegyűjtve s azokon belül időrendben őrzi az irattárában s csak elvétve akad egy"egy olyan szerv ahol az irattározás alapja az iratok tárgyi csoportosítása Az irattározásnak ilyen formában történt kialakulása azt mutatja, hogy a tárgyi csoportost tásu irattározás ami szakmai szemmel "nézve mind az iratképző mind a későbbi- iraíőrző • a le v oltár és azon keresztül az iratokhoz fűződő több tudományos érdek szempontjából leginkább meg felelhetne, valami oknál fogva háttérbe szorult Ezt as okot keresve végzett közvéleménykutatás szerű tájékozódás során as irattározás kérdésében illetékesek közül többek véleményének meg hallgatósára nyílt alkalom Má amikor egyszerűsítésen van a hangsúly - mondta as egyik megkérdezett - hiba lenne as olyan komplikált irattározás mint a tárgyi csoportosítás As irattározás gyorsabbá és gazda 9<\
