Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - FIGYELŐ - Hadnagy Albert: Az adózási iratok selejtezése / 274–277. o.

Hogy a dosszié (ügyirat) lehetőleg hiánytalan legyen, a tisztviselőktói szigorú iratkezelési fegyelmet kell megköv/telni Senkinek sem szabad megengedni- hogy önkényesen magához vegyen és magánál tartson dossziékba (ügyirat) tartozó egyes iratokat Amint a beérkezett, iratra a válaszlevél elkészült, az ügy elintézést nyert valamennyi iratot be kell sorolni a dossziéba (ügyiratba). >A besorolást és a rendezést nem végezheti akár Ki - minden szervnek kell legyen egy kt sebb, vagy nagyobb részlege, mely felelős a dossziék (ügyiratok) rendjéért Az irattárak rendezésének szüksége abból a körülményből következik, hogy a doszsziék (ügyiratok) száma az irattárakban előbb-utóbb megnövekszik s egységei között valamiféle rendet kell létrehozni, Meg lehet egyszerűen sorszámozni a dossziékat (ügyiratokat) irattárba érkezésük sorrendjében Ha a dossziék (ügyiratok) tárgyáról mutatót készítünk, esetleg néhány évre kielégítő helyzetet teremtettünk Az ugyanazon törvény, rendelet, határozat folytán létrejött dossziék (ügyiratok) azonban igy szanaszét lesznek elhelyezve s egyre nehezebb lesz a korábbi iratokat megtalálni. Előbb-utóbb érezhetővé válik a hasonló tárgyakra vonatkozó dossziék (ügyiratok) együttartását biztosító módszer bevezetése Az irattárosok ilyenkor irattári tervet készítenek, ami nem gazdaságos. Sokkal helyesebb, ha az irattári terveket az azonos fajtájú szervek számára együttesen készíti el a lelettes szerv. Személyes meggyőződése szerint az Egyetemes Tizedes Osztályozás jól bevált az irattárakban is,, Az irattári szervre vonatkozó döntés, véleménye szerint, végeredményében személyes gusztus dolga. Helyes azonban ha egy szerv alárendelt egységeinél ugyanazt a rendszert alkalmazzák, mert így a betanult személyzetet szükség esetén feí lehet cserélni, meg lehet tehát teremteni a szakképzett dolgozók érvényesülésének a lehetőségét A selejtezések színvonalán sokat kellene még javítani Nem kell megelégedni a durva selejtezésekkel, hanem át kell vizsgálni aprólékosan a dossziékat (ügyiratokat), mert az azokban őrzött iratok értéke igen-igen különböző, Minden közhivatal számára selejtezési ügykörjegyzéket kell készíteni s meg kell fontolni,, mely iratokat volna helyes megsemmisítésük előtt filmre venni A mutatózásnál sok munkát és időt lehet megtakarítani, Az iktatócédula másolatait betűrendbe sorolva teljes képet kapunk a levelezésről Ha az irattárat az ££0 szerint osztályozzuk, nincs is szűkség indexre,, mert maga a rendszer félreérthetetlenül utal arra a helyre, ahol a dosz szinti ügyiratot) megtaláljuk. Mint már emlitetttük. a cikk szerzője a fent ismertetett technikát az UNESCO irattárában bevezette s véleménye szerint a nagy és bonyolult ügyforgalom ellenére kislétszámu személyzettel igen jó eredményeket ért el Bekény István AZ ADŰZÁSi iKfrOK S£LEJXEZ£SE Dr. Friedric!i Knöpp, a darmstadti állami levéltár tanácsosa a Der Archivar nyugatnémet ío= lyóirat 1956. évi 4. számában olyan ügyiratok selejtezésének kérdéséhez szó! hozzá Cíedanken zur Kassation von Steuerakten cimü tanulmányában., amelyeknek selejtezési szempontjai a legkevésbé ismertek a magyar levéltárosok előtt A magyar levéltárak ugyanis a 20. századból származó adó zási ügyiratokat általában nem gyűjtötték be és ezeknek az iratoknak a megtartása, valamint se lejtezése még ma is vitatott feladatként áll előttük. Éppen e'ért érdemes lesz figyelemmel kisérni azt az álláspontot amelyet e tanulmány szerzője ezeknek az ügyiratoknak az értékelésében és selejtezésének kérdésében elfoglal Megállapítása szerint a II. világháború és a totális hadvezetés utolsó évei a német levéltárakat rendkívül nagy mértékben állították döntő és alapvető elhatározások elé. Eddig az időpontig a határidőhöz kötött iratselejtezések menete semmi különösebb intézkedést sem tett szükségessé és attól sem kellett tartani, hogy a selejtezések végrehajtása valami különösebb károkozással járhatott volna. Ekkor azonban a helyzet hirtelenül ugy alakult hogy egyetlen tollvonással soha nem ismert méretekben kellett dönteni irattömegek sorsáról és köztük olyan iratállagokról, amelyekről a levéltárosoknak többnyire semmi fogalnxik sem volt és amelyeknek értékéről közvetlen tapasztalatok utján adatokkal sem rendelkeztek, A tudomány iránt érzett felelősségérzet nem engedhette meg 274