Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - FIGYELŐ - Bekény István: Az irattári munka racionalizálása az UNESCO irattárának tapasztalatai alapján / 272–274. o.
lelhető régi iratanyag jórésze szinte a véletlenek sorozatának köszönheii fennmaradását Csali amióta megszületett bennünk az a vágy, hogy az utánunk következő generációk a mi korunkat jobban meg ismerhessék,, mint mi a korábbi időket, csak azóta törekszünk - most már teljes tudatossággal : * arra, hogy összegyűjtsük, megválogassuk és megőrizzük azokat az iratokat, amelye annakidején a levéltárak anyagát képezhetik majd. Ezt a célt szolgálja egyebek között az iratkezelés valamenynyi fázisának jó megszervezése, kezdve a posta átvételével egészen az irattár racionális osztá' lyozásáig. A jó iratkezelés kialakítását azonban ugy a vállalatoknál, mint a közhivataloknál a közömbösség, a felelőtlenség súlyos tradíciója bénitia 0 A legtöbb helyen az iratkezelést ma is valami mechanikus, kicsit megalázó munkának tekintik. Egy egyszerű gépírónő is többre tartja saját muri kajái Nem ritka az az eset, amikor az irattár kezeléséi a más munkákra nem alkalmas beosztottalira bízzák. Egyelőre alig van kilátás arra, hogy az irattárost állást képesítéshez kössék. Az irattári munka színvonala mindezek ellenére emelkedik, Az irattár -technika fejlődése most küzdi le azokat a nehézségeket, melyek korábban a levéltári munkamódszerek kialakítását gátolták u Ahogy annakidején a levéltárosoknak meg kellett küzdeniök a rendezetlenül bczaduió írattömegek hozzáférhetővé tételéért ugy kell most legyözniök az irattárosoknak a sokszorosítási technika fejlődése folyna megnövekedett mennyiségű iratanyag rendszerezésének, ha lehet, még nagyobb nehézségeit Ezzel a feladattal a levéltárak saját munkájuk mellett képtelenek volnának megbirkózni, Saját munkájukat a levéltárosok csak abban az esetben végezhetik megfelelően, ha egy jól képzett irattárosí gárda az iratok mérhetetlen tömegéből kiválogatja azt a 10-20 % nyi részt mely a levéltárakba kerüL Hogy az irattárosok ennek a feladatnak megfelelhessenek, ki kell vívni az irattáros! szakma meg becsülését .Komoly .teljesítményekre kénes, munkája iránt őszintén érdeklődő írattárosi kar csak akkor alakulhat ki, ha ez a szakma biztos megélhetést megfelelő előmenetelt tud biztosítani Mint hogy a levéltárosi munka eredményességének megjavítását az irattári munka eredményességének biztosításával kell elkezdeni, emelni kell az irattárosok képzettségének szinvonalat A kezdők alapképzetsége az érettségi lehetne, a szakismereteket pedig dokumentációs tanfolyamokon könyvtárs és levéltári gyakorlószolgálat utján kellene megszerezzék. Nagyobb szervek (vállalatok, mmiszte riumok stbJ irattárainál ezt kötelezően elő lehetne irni mert csak ilyen felkészültségű irattára soktól lehet elvárni a kifogástalan irattári munkát J, Pieterse három nagy igazgatási szerv irattárának vezetése során szerzett tapasztalatai alapján alakította ki azt az irattári rendszert melyet az UNESCO irattárában meghonosított Cikke további részeiben ennek a rendszernek főbb elemeit ismerteti. Az iktatásról megállapítja, hogy annak célja megvédeni az iratokat az elkallódástól elveszéstől, biztosítani az ügyeknek az illetékes tisztviselő által történő gyers elintézését "£k>nié' nye szerint a hivatalba érkező minden levelet tehát még a beosztottak nevére címzetteket is az iktató fel kell bontsa és szükség esetén be kell iktassa, nehogy a tisztviselők hivatalos iratokat küldözgessenek névre címzetten egymásnak s kivonják igy ezeket a hivatali ellenőrzés alól A kart* tékokon való iktatást a könyvben történő iktatásnál helyesebbnek tartja, A kartotékoknak csak az iratok leglényegesebb adatait kell tártaim azniok, Ha több példányban készülnek* egy egy példányt fel lehet használni a számsorrendes és alfabetikus nyilvántartás céljaira, vagy az ügyosztályokon való ujraiktatás elkerülésére, A kartotéknyílvántartás segítségével bármely iratról meg lehet állapítani melyik részlegnél, vagy melyik előadónál van, sőt irattárba helyezése esetén pontos irat tári helyét is. A dossziék (ügyiratok) kialakítását és összeállítását ugy az ügy vitet mint az iratok megőrzése szempontjából egyik legfontosabb kezelési munkának tekinti, Egyes hivatalnokok valósággal ugy bánnak a rájuk bízott iratokkal mintha magántulajdonuk volna Elrejtik fiókjaikban, szekrényeikben s ha netán távol lennének, senki sem tudja helyettük az ügyeKet továbbvinni, így akarják nőlkülözheteüenségüket dokumentálni Ez # t a rossz szokást csak ugy lehet leküzdeni, ha az egy tárgyra vonatkozó valamennyi iratot a dossziéba (ügyiratba) összegyűjtjük. Néha nem is lesz elég egy dosszié (ügyirat) egy tárgy számára hanem különböző aspektusait tükröző részei számára külön dossziét kell létesíteni így külön választhatjuk az elvi elhatározásokat az egyedi ügyektől suV 273
