Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.

A tMegjegyzés* rovatot kimerítően igénybe keli venni mindennemű magyarázat feljegyzésére; igy kívánatos feltüntetni a kiselejtezni tervezett anyagnak a megőrzendő anyaggal való kapcsolatát (elnyelt, tükrözött anyagok). Jegyzőkönyvek, utasítások, határozatok stb másolataihoz pl a következő jellegű ismérveket kell hozzáfűzni; «az eredeti példányok a titkárság ügyiratai között*, vagy 4az ügykezelöség ügyiratai között* ; vagy tmásolati példány*. A havi, negyedévi terveknél, beszámolóknál, összefoglalóknál-. «az anyagot elnyeli az évi statisztikai összefoglalás*, vagy *éví terv», vagy *évi beszámoló*, A selejtezési jegyzéket érthetően és világosan kell készíteni,. Nem szabad rövidíteni fondok, szervezeti részek stb. nevét, például <Möszdomsztop», <Szojuzszredmasina»> «0ET* (munkagazdasági osztály helyett). Az ellenőrző bizottság ui, néha képtelen megfejteni a rövidített megnevezé seket és kénytelen eltekinteni ilyen ügyiratok megvizsgálásától, Az őrzési egységek megnevezése feleljen meg az anyag tényleges tartalmának. Megenged" hetetlen a «Különféle», tÁltalános levelezés* stb, megjelölések használata, melyek alapján nem ha tározható meg az őrzési egység tartalma. Az igy meghatározott őrzési egységeket ezért gondosan át kell vizsgálni és tartalmukat kifejező cimet kell nekik adni. Abban az esetben, ha a selejtezési jegyzékben a levelezési ismérv szerint kialakított őrzési egységeket helyezünk el, minden egyes esetben a levelezési ismérvhez hozzá kell fűzni a tárgyi ismérvet is, A selejtezési jegyzéket a selejtező nizottság azon tagjai írják alá, akik közvetlenül résztvefc tek az illető fond anyagának selejtezésében, A selejtezési jegyzékeket a levéltári szerveknél három példányban készítik el„ Az egyiket az ellenőrző bizottságnak küldik meg, a másikat a levéltár ügykezelésében hagyják, mig a harmadik a fond ügyiratába kerül Működő szerv irattára a selejtezési jegyzékeket az ellenőrző bizottságnak két példányban küldi el. Jóváhagyás után az ellenőrző bizottság visszaküld egy példányt a szervnek, a második az ellenőrző bizottság ügykezelésében marad. A selejtezési jegyzékeket a selejtező bizottság jegyzőkönyvével együtt a szerv irattárában őrzik <A megőrzésre nem érdemes anyag selejtezése* c, ügyiratban. b) A selejtező bizottság jegyzőkönyve. A jegyzőkönyvnek a következő adatokat kell tartalmaznia'. 1. a selejtezőbizottság jegyzőkönyvének sorszáma és dátuma: 2. az irattár vagy szerv pontos megnevezése, mely mellett a selejtező bizottság működött, 3. a selejtező bizottság tagjainak beosztása és neve, továbbá a bizottság ülésére meghívott személyek beosztása, rangja és neve, '».. 4. az előadó beosztása és neve; 5. napirend; 6. azon fond pontos megnevezése, melyből a makulatúrát kiselejtezik, feltüntetve a iond dátumait és állapotát (leltározott vagy nem) ; > 7. hányszor selejteztek már makulatúrát az illető lőndbóU 8. az őrzésre meghagyott és a kiselejtezendő anyagok százalékaránya (őrzési egységekben) ; 9. az őrzésre meghagyott anyagok jellemzése, 10. a megsemmisítendő anyagok jellemzése és dátumai; 11. megindokolt határozat az anyagok kiselejtezéséről; , 12. a selejteső bizottság tagjainak különvéleménye (amennyiben van); 13. a bizottság elnökének és titkárának aláírása,, (8. sz. melléklet, ellenőrző bizottság jegyzőkönyvének mintája.) A jegyzőkönyvet szigorúan a feltüntetett sémának megfelelően kell elkészíteni. Az adatokat rendkívüli fontosságuk miatt pontosan és világosan kell megadni. Mind a megsemmisítendő, mind a megőrzendő anyag mennyiségét őrzési egységekben kell iélíüníetnL Ha lehetetlen a pontos adatokat megadni, hozzávetőleges súlyukat kell megadni kg-ban. Tilos bármely*más menn^%égjelölést„ mint icsoportolo, «méter# használni. A Szovjetunió és az OSZSZSZK Levéltári Főigazgatóságának rendszerében nem szabad a métert mérési egységként használni