Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.
Rendkívül fontos, hogy helyesen jellemezzük mind a megsemmisítendő, mind a megőrzendő anyagot Jellemzésnél kerüljük el áz általános jellegű kifejezéseket mint:- kiselejtezendő anyagnál • sem történelmi sem gyakorlati jelentőséggel nem biró anyagi; vagy «a többi anyagnak sem tudományos, sem gyakorlati értéke nincs* ; vagy «a többi anyagnak sem tudományos, sem gyakorlati értéke nincs* ; vagy ipénzügyi és könyvelési dokumentumok* ; vagy másodrendű jelentőségű beszámolási anyag*. Pontosan lel kell tüntetni, hogy mit semmisítünk meg. Az I. és II. rendű makulatúra* kifejezést nem szabad használni, mivel az a papírgyűjtő akciók korszakának csökevénye. A megőrzendő anyagnál ne alkalmazzunk olyan általános kifejezéseket sem, mint pl: *az . .. autonóm terület költségvetésének és pénzügyi politikájának jellemzéséhez fontos anyag». Az ' : helytelen, ha a jellemzésben a dokumentumok 2-3 elnevezését tüntetjük fel, majd utána irjuk istb.t Eléggé alaposan és konkréten fel kell sorolni a megőrzött anyagok főbb kategóriáit pt«; <az elnökség üléseiről készült jegyzökönyvek, határozatok, pénzügyi tervek, évi beszámolók, a dolgozók személyi ügyei, rő- és pénztárkönyvek, reskontró* „.. Ami az anyag kiselejtezésének vagy megőrzésének indokolását illeti, az legyen meggyőző és tudományos, Nem lesznek meggyőzőek az olyan indokolások, mint: *az anyagnak sem tudományos, sem gyakorlati értéke nincs* vagy pedig • figyelembevettük, hogy az a szervezet, amely a fondót lerakta, már régóta nem létezik*. Egyáltalán nem engedhető meg a selejtezés olyan indokolása sem. mint: «a levéltárat felülvizsgáló ... felügyelő kijelentése szerint elég anyag marad». A jegyzőkönyv kialakítására vonatkozólag még a következőket kell megjegyezni: az egyes fondokra vonatkozó adatokat és a selejtező bizottság véleményét a Jegyzőkönyvben külön bekezdésként kell feljegyezni. Nagyon helytelen ha a jegyzőkönyvben egy bekezdésben tüntetnek fel több azonos dátumú fondra vonatkozó adatot, különösen az ÁOL-ra, íondjaira és a történelmi levéltár fondjaira vonatkozó adatokat A selejtező bizottság határozata a kiselejtezett anyag adatainali feltüntetése után következzék. A selejtező bizottság ülésének jegyzőkönyvét két példányban készítik el, az elnök és titkár irják alá. Az egyik példányt a selejtezési jegyzékekkel együtt átadják a helyi ellenőrző bizottságnak. . A selejtező bizottság jegyzőkönyveit, a reájuk vonatkozó anyagot, a selejtezési jegyzéket, ós az ellenőrzőbizottság jegyzőkönyveiről készült kivonatokat külön ügyiratban olyan rendben (a jeyy zőKönyvek számsorrendjében) kell őrizni, amely bármely pillanatban lehetővé teszi, hogy a felsőbb levéltári szerv képviselői az ellenőrző bizottság munkájának helyes voltát felülvizsgálják,, c) A helyi ellenőrzőbizottság jegyzőkönyve A helyi ellenőrző bizottságok jegyzőkönyveinek készítésénél ugyanazon követelményekre kell figyelemmel lenni, mint amelyek a selejtező bizottságok jegyzőkönyveinél forognak fenn, A helyi ellenőrző bizottság jegyzőkönyveinek kialakítása igen fontos, mivel a helyesen elkészített jegyzőkönyv a Bizottság helyes és jó munkájáról tanúskodik, ami az OSZSZSZK Központi levéltári főigazgatósága mellett működő Központi selejtezési és ellenőrzési bizottság számára lehetővé teszi, hogy biztosabban megítélhesse a helyi ellenőrző bizottság határozatait • d) Jegyzékek alapján történt selejtezésről készült iratok A jegyzékek alapján kiselejtezett anya s 0Król iratot .„észitenek (lásd 9. sz. melleidet), az állami levéltárakban 3 példányban, a mükudő szervek irattáraiban két példányban. Az első példányi a felettes levéltári ígazgaióságnaK adják át, a másodikat a selejtezési ügyiratban őrzik, a harmadikat pedig az állami levéltárakban, az illető fond ügyiratában őrzik. Az iratot külön veszik fel minden egyes anyagot leadó íondra (szervre) vonatkozólag. Az irat végén meg kell jegyezni, hogy értékénél fogva milyen, a jegyzék szerint kiselejtezhető anyag (leltár, leltári szám) Kerül mégis megőrzésre, t 470
