Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.

észreveszik, hogy az anyag tartalma nem egyezik meg leltár szerinti címével, vagy hibát találnak az őrzési határidőben, a szerv irattárának vezetője ezt feljegyzi a leltár «Megjegyzési» rovataban és aláírásával igazolja a helyesbítést Az ilyen anyagot csak az ellenőrzés alkalmával újonnan megállapított határidők elteltével lehet kiselejtezni. A jegyzékben fel nem tüntetett kérdésekre vonatkozó anyagokat, továbbá olyanokat, amelyekre nézve kétes a jegyzék felhasználhatósága, csupán a szerv selejtező bizottsága selejtezhet A selej tező bizottság által tervezett selejtezéshez a levéltári igazgatóság engedélye szükséges Arra az anyagra, amelynek őrzési ideje lejár, mielőtt eljönne az illeiő évi anyagnak a szerv irattárába történő elhelyezésének meghatározott időpontja, a jegyzéket a szerv operatív részlegei alkalmazzák, az irattárba érkező anyagra pedig a szerv irattáraAmikor a főhatóság hatásköre bővül, megváltozik a struktúra, és észreveszik e jegyzék hiányos voltát, azt feltétlenül ki kell egészíteni vagy ujrá" kell készíteni, A kérdés idejében való felvetéséért felelősek a szervek részlegeinek vagy a főhatóság alárendelt szerveinek vezetői. Minden olyan esetben, amikor a jegyzék elégtelen voltát az irattár munkájában való használata alkalmával, észreveszik, az irattár vezetője felelős, hogy javaslatot tegyen, a jegyzék megváltoztatására vagy kiegészítésére. A jegyzék változtatásait és kiegészítéseit azzal a levéltári igazgatósággal összhangban végzik el, amely a jegyzéket eredeti, összeállításában jóváhagyta. A szervnél a jegyzék elkészítése előtt lerakásra került anyagot nem a jegyzék, hanem a selejtező bizottság vizsgálata alapján selejtezik. Működő szerv selejtező bizottságát a szerv vezetőjének utasítása alapján szervezik meg a szerv főmunkatársai egyikének vezetésével A bizottság tagjait azon részlegek képviselői alkotják amelyeknek anyagát felül kell vizsgálni, - résztvesz a munkában a szerv irattárának vezetője is Működő szerv selejtező bizottságának a hatáskörébe tartozik, a jegyzék elkészítése előtt lerakásra került anyagon kívül az az anyás is, amelyről kétes, hogy használható-e rá a jegyzék Ha a szervnek nincs jóváhagyott jegyzéke , a levéltári anyagok selejtezését ugy végzik, hogy az ügyiratokat a szerv selejtező bizottsága vizsgálja meg.. Ez a selejtezés rendje mind a központi mind a területi és határterületi szerveknél, vállala toknál és szervezeteknél, A SZU Központi Levéltári igazgatósága Főhatósági Levéltári Osztálya a központi szervek, vállalatok és szervezetek jegyzékei alapján ellenőrzi az anyagok selejtezését A se lejtező bizottságok jegyzökönyveit pedig a SZU Központi Levéltári Igazgatósága mellett működő Központi Selejtezést Ellenőrző Bizottság hagyja jóvá„ A területi, határterületi és köztársasági szervek ben, vállalatokban és szervezetekben a jegyzékek szerinti selejtezést a helyi ellenőrző bizottság ellenőrzi és hagyja jóvá a selejtező bizottságok jegyzőkönyveit Az alsófoku szerveknél, vállalatoknál és szervezeteknél (kolhozok, falusi tanácsok stbJ a megőrzésre nem érdemes anyagot kiselejtezni bűnvádi eljárás vagy fegyelmi íelelősségrevonás terhe mellett tilos. / Vlt Fejezet A MEGŐRZÉSRE NEM MÉLTÓ • ANYAG SELEJTEZÉSÉNEK KIALAKÍTÁSA a) Selejtezési lajstromok A selejtezési bizottság elkészíti a megsemmisítendő anyag selejtezési lajstromát (h 7. sz„ melléklet). A selejtezési jegyzékeket minden fondra külön-külön állítják össze. A selejtezési jegyzékben feltüntethetnek egynemű anyagcsoportokat (ha az anyag egy típusú és könnyen általánositható, például jegyzőkönyvek másolatai, havi beszámolók stbJ, a csoportban levő őrzési egységek teljes mennyiségének kimutatásával - vagy egyes őrzési egységeket mind egyikük címének megjelölésével. Az előbbi esetben a kezdő és végső dátumokat csoportonkint. a másodikban őrzési egységenkint külön irjuk fet A dátumokat fel kell tüntetni, mivel azok a további őrzés kérdésének eldöntésénél gyakran döntő jelentőséggel birnako Ha az ügyiratok (könyvek, do<> kumentumok) mennyiségének megállapítása nehézséggel jár, akkor az anyag hozzávetőleges menynyíségét kilogramban tüntetjük fel 468