Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.

vábbi selejtezéseknél az anyagok selejtezését egyre nagyobb óvatossággal és gondossággal kell végezni. Ha valamely könyvet vagy ügyiratot megőrzendőnek Ítélünk, akkor nem szabad abból eltávolítani egyes dokumentumokat, lapokat, -Viszont, ha valamely tudományos vagy gyakorlati érdek csu pán a könyv vagy ügyirat egy részéhez fűződik, vagy akár csak annak egy dokumentumához, vagy ©By lapjához, akkor az ügyiratot (könyvet) teljesen megőrizzük. A selejtezésnél nagy jelentősége van áz anyagok szervezettségi és rendozettségi fokának Következő esetek fordulhatnak elő : a) leltározott fond selejtezése. Ha leltárral biró fondból selejtezünk, akkor a munkát végző dolgozók először átnézik a leltárakat és megjelölik azon ügyiratokat, könyveket és dokumentumokat, amelyek kiselejtezhetők. Ezután kerül sor az ügyiratok és könyvek részletes megvizsgálására,, b) Leltározatlan és feltáratlan íondok selejtezése. Amikor íeltáratlan és leltározatlan fondokból selejtezünk, az anyagot először szétválogatjuk levéltári íondok szerint, majd a fondokop belül évenkint és a szerv struktúrája alapján vagyis igazgatóságok, osztályok, részlegek stb. szerint. Csak ilyen szétválogatás után és figyelembovéve. hogy milyen fokban őrződött meg az illető szerv levéltári anyaga, selejtezzük meg az anyagot. A selejtezést a szerv azon anyagában kell kezdeni, amely főíontosságu volt, s fokozatosan térünk át a kisebb jelentőségű osztályok irataira. Uyen rend mellett könnyebben megismerkedünk a szerv egész szerkezeti sémájával és helyesebben értékeljük a különböző anyagcsoportok jelentőségét is. A szétválogatással egyidejűleg csak a nyilvánvalóan makulatúra anyagot selejtezhetjük ki: kézbesitökönyveket, cimkönyveket, telefonkönyvekot, színházjegyeket, raktárjegyeket, stb. c) Selejtezés ömlesztett anyagból. Amikor ömlesztett anyagból selejtezünk iratokat, az ömlesztett anyagot előzetesen rendezni kell. A rendezéssel egyidejűleg csupán a tömeges és sablonos jellegű anyagokat selejtezhetjük ki. Megengedhetetlen az. hogy már ekkor is egyes dokumentumokat selejtezzünk, mert sokszor előfordulhat olyan eset, hogy egy dokumentumánál: elveszte folytán később egy egész ügyirat elveszti jelentőségét. Pedig ezt a dokumentumot az ömlesztett anyag rendezésénél megtalálhattuk és helyére tehettük volna. d) Sérült levéltári anyag selejtezése. Ha a rendezett és osztályozott fond vagy annak egy része sérült dokumentumokból (nedves, penészes, megpörkölődött stb.) tevődik össze, akkor a selejtező bizottság vizsgálja meg az anyagot és döntse el, hogy megéri-e a sérült anyag a lehető rend behozására fordított fáradságot és várható-e ettől a munkától pozitív eredmény. Ha a selejtező bizottság nem találja célszerűnek az anyag restaurálását, akkor elhatározza a kiselejtezését. Jegy zökönyvet készit és abban a szokásos adatokon kívül rámutat az anyag állapotára is. IV. Fejezet 15 AZ ÜGYIRATOK ES DOKUMENTUMOK, AZ ŐRZÉSI HATÁRIDŐKET FELTÜNTETŐ JEGYZÉKEI ÉS E JEGYZÉKEK KÉSZÍTÉSE Az Uyen jegyzék rendszeres felsorolása mindazon tárgyaknak, melyek valamely róhatóság munkája munkafolyamata során ügykezelési kialakítást nyernek. Felsorolása továbbá a meghatározott formájú dokumentumoknak (akták, jegyzőkönyvek stb»), melyek az illető főhatóság*tevékenységé~ ben előfordulnak. A jegyzék kimutatja mindezen ügyiratok ós dokumentumok őrzési határidőit. A jegyzék Iormáját lásd a 2,3 számú melleidéiben.) A jegyzék tulajdonképpeni rendeltetése az anyag tartós és ideiglenes megőrzésre szánt ka tegóriáinak meghatározása. E meghatározás következtében egyrészt biztosítjuk, hogy az állami levéltárakban tartós megőrzésre csak teljesértékü anyag kerül, másrészt a levéltár mentesül az értéktelen anyagtól. A jegyzékek tervezetét a főhatóságok és a szervezetek valamennyi, az illető főhatóság és szervezet állományába; tartozó szervről elkészítik, tehát mind a központi apparátusáról, mind az annak alárendelt helyi szervekről (vállalatokról), ideértve az alsófoku apparátus szerveit is. m