Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.

A jegyzékek összeállítása során a levéltári igazgatóság és szervei minden érdekelt szerv nek instrukciókat és módszertani útmutatásokat adnak a jegyzékek elkészítésére. Mivel a jegyzéknek teljesen fel kell tárnia a szerv működését, ezért a jegyzék elkészítése. előtt gondosan tanulmányozni kell a szerv múltban ós jelenben folytatott munkáját E tanulmányozás nak alapvető forrása az illető szerv ügyrendje, továbbá azon határozatok, rendeletek és intézke dések Összessége, amelyek az illető szerv működési körét meghatározzák, A jegyzéktervek elkészítésénél fel kell használni, mind az egyes szervek ügyiratleltárait mind azok alosztályainak leltárait, továbbá az ügyiratok hatályban lévő klasszifikátorait, nomenklatúráit könyveit és dokumentumait A jegyzékek csak akkor készíthetők el kielégítő módon, ha rendelkezésre állnak a tárgyi ismérve szerint összeállított, tökéletesen és pontosan kidolgozott ügyirat- és dokumen tumklasszifikátorok. Ezek használatánál feltétlenül ügyeljünk arra., hogy a tárgyi szempontból az ügyiratokat ki moritően meghatározzák. Abban az esetben ui„ ha a levelezési vagy más szempont alapján készül nek, jegyzékek készítéséhez anyagként csaknem lehetetlen lesz felhasználni őket A levelezési stb, ismérv csak kivételként engedhető meg, de akkor is feltétlenül a tárgyi ismérv alkalmázasával együtt tesen. Mikor ezeket a klasszifikáíorokat anyagként használjuk fel jegyzékek készítéséhez nem sza bad megfeledkeznünk arról, hogy az ügyiratok cinét nem lehet mechanikusan átvinni a jegyzékekbe. Nem engedhető meg ui„ hogy a jegyzék leltár jellegű legyen. A jegyzékben csak a tárgyi csoportok nevei tüntethetők fel, de nem az ügyiratok egyedi, konkrét nevei, PL a jegyzékben nem tüntethetünk fel ilyen megnevezéseket, mint «A szeszfőigazgatóság felé fennálló kötelezettség* vagy •Egészségügyi csapatok kiküldetése a Balkán félszigetre*, vagy * Előterjesztés az amerikai mérnökök kongresz szusára». Az ilyen esetekben hagyjuk el az egyedi momentumot, írjunk pL < Egészségügyi csapaiűk kiküldése külföldre*, vagy ^Előadások mérnök-kongresszusokon*. A jegyzék tételei, vagyis az anyag tárgyi csoportjainak vagy meghatározott iratttpusainak megnevezései, vagy a főhatóság munkáinak ágai, vagy struktúrájának megfelelő, esetleg valami más rend szer szerint helyezhetők el. Ebből származik a jegyzék két fő fajtája; a termelési ágazat szerinti és a strukturális felépítésű jegyzék (a termelési ágazati és a strukturális típusú jegyzék anyagcso portjainak hozzávetőleges elrendezését és felsorolását lásd a 4, sz. mellékleten) A jegyzék első - termelési ágazat szerinti - típusa komoly előnyökkel rendelkezik. Ebben a szerv különböző, de egy és ugyanazon munkaágazatra vonatkozó szervezeti egységeinek anyagai együttesen képeznek egy csoportot. Ez lehetővé teszi, hogy a címeket az anyagok közti belső kap csolat szerint helyezzük el -- fontosságuk sorrendjében, az operatív kapcsolat, kölcsönös összefog gés szerint Ez az elhelyezés lehetővé teszi, hogy feltárjuk a belső összefüggést, az azonos faj táju anyagok között és megállapíthassuk relatív értéküket, aszerint amint egyes anyagok másoknak a tartalmát tükrözik vagy elnyelik. A termelési ágazat szerinti jegyzék lehetővé teszi, hogy elkerül jük a cinek párhuzamosságát és ismétlődését is, amit nehezebb megvalósítani a strukturális tipusu jegyzékben, A termelési-ágazati jegyzéknek nagy előnye, hogy időtállóbb. A főhatóság vagy valamely részének átszervezése nem vonja maga után a jegyzék megváltoztatását, mivel az anyagot benne a termelési ágak szerint helyezzük el, függetlenül attól, hogy a szervnek mely részlegei végzik az illető termelési folyamatot Végül a termelési-ágazati elv szerint felépült jegyzék könnyedén áttekint heíö, kövétkez ősképpen jobban felhasználható. A strukturális tipusu jegyzékekben ezzel szemben az egymással belső kapcsolatban álló anyagok gyakran szótszóródnak a jegyzék különböző strukturális részei szerint, ezért kapcsolatuk áltekinthet étlen né válik. Ebből következik az, hogy a) ezeket a címeket a megfelelő osztályokon belül azonos sorrendben kell elhelyezni és b) ezeket a címeket rendszeres utalásokkal kell ellátni, meg jegyzésekkel, amelyek megvilágítják a jegyzék valamennyi anyaga közti általános összefüggést így használhatóbbá tesszük a strukturális jegyzéket és ezzel megszüntetjük e tipus lényeges hiányos ságát. A strukturális tipusu jegyzékekben rendszerint előforduló párhuzamosság és ismétlődések, fedések részben felszámolhatók azzal, ha a jegyzék általános részében feltüntetjük a főhatóság vagy a szerv különböző fokain, illetve részeiben előforduló fontos.abb dokumeníumcsoportokat A strukturális tipusu jegyzékek relatív előnye az, hogy könnyebben állíthatók össze és részenkint készít hetők el.