Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) Különszám - AZ ÜLÉSSZAK JEGYZŐKÖNYVE - Michal Kušik hozzászólása / 47–54. o.

5. Leltározás. (inventarizálás) Elvben minden levéltári állaghoz leltárat dolgozunk ki, amely alapvető segédlet a nyilvántartás és az állag (gyűjtemény) tartalmára és terjedelmére vonatkozó alapvető tájékozódás számára. Leltárat csak rendszeresen rendezett állaghoz készitiink és csak azt az állagot tekintjük teljesen rendezettnek, amelynek van leltára, Minden leltárhoz rövid, de alapos bevezetést kell kidolgozni, amelynek be kell vezetnie az állag proble matikájába és tartalmaznia kell a következőket: * a) a hivatal szervezetének rövid fejlődését, amelynek tevékenységéből az állag létrejött (amennyiben lehetséges, idézni kell a fondképzőre vonatkozó jogszabályokat), b") az állag fejlődését és történetét, c) az állag levéltári jellemzését (időbeli terjedelmét, konzerváltságának állapotát, az állag levéltári szerkezetét, a selejtezés tényét és a levéltári segédleteket) , d) az állag tartalmának rövid elemzését, e) a leltár kidolgozásának jegyzőkönyvi feljegyzését (ki dolgozta fel; mikor és melyik levéltárban). A leltári jegyzékek egyrészt a levéltári anyag jellege, másrészt gerjedelme szerint különbözőek lehetnek: L Az oklevél leltári jegyzéke 11 adatot tartalmaz (szám, jelzet, kiadás helye és dátuma, reges zta, a megőrzés módja, az Íróanyag, terjedelem, nyelv, pecsételés módja, kiadás, háüapi jegyzetek.) IL A könyv leltári jegyzékéhez elegendő 6 adat (Szám, jelzet, cim a feljegyséaek időbeli terjedelme, nyelv, a könyv rövid leírása külső szempontból.) HL Könyvelési anyagnál lettári egységnek a könyvelési anyag összességét tekiptík, amely egy főkönyvre vonatkozik egy könyvelési időszakban és a következőket tartalmazza : 1.) folyószám, 2.) jelzet, 3.) a leltári egység leírása, 4.) a könyvelés időszaka, 5.) a karton sorszáma. IV. A legnagyobb gond a tulajdonképpeni iratanyag leltározása, ahol a problémát a megfelelő lettári egység megállapítása jelenti A csehszlovák levéltári módszertan szerint ui az iratanyag leltári egysége a legalsóbb irattári osztály, vagy alosztály, bizonyos ügykörfajta vagy egy tárgyi csoport iratainak összessége egy meghatározott ügykezelési vagy szervezeti korszakban, vagy az évfolyam vagy a közös irattári segédlet A.) Az irattári segédlet leltári jegyzéke a következőket tartalmazza: 1* A segédlet leltári száma. 2. Jelzet 3. A segédlet cime, esetleg fajtája. 4. Időbeli terjedelem (ha egy évre több segédkönyv van, mindig feltüntetendő a számszerinti vagy időbeli határ). B.) Az iratok leltári jegyzéke a következőket tartalmazza : 1. A leltári egység folyó sorszámát, 2. Az irattári osztály vagy alosztály eredeti vagy módosított jelzetét és eredeti vagy mósosíiott cimét (amennyiben nem létezik eredeti cim vagy az nem határozza meg elég jól az iratok tartalmát). 3. A leltári egység vagy egy fascikulüsban elhelyezett részének időbeli terjedelmét 4* A fascikulüsban lévő iratok számhatárait, amennyiben ilyen van, és ameaynyíben a leltári egység több, mint egy fascikulüsban van elhelyezve. 5. A íascikulus sorszámot (nyilvántartási célokra). A lettárat a nemzeti nyelven irják. Az eredeti más nyelvű cimek csak zárójelben adhatók meg jobb magyarázat céljából. A legnagyobb nehézségeket az iratanyag leltározása különösen azoknál a regisztraturáknál okozza, amelyek csupán a sorszám rendszerében vannak elhelyezve, bővebben kifejtett regisztrációs kulcs nélkül, azaz un. időrendi-numerikus sorokban, tekintet nélkül az anyag tárgyi rokonságára. Ez a probléma főkép52