Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FIGYELŐ - Hadnagy Albert: A korszerű irattári tervek kérdése a nyugatnémet levéltártudományban / 177–186. o.

Az öíiozehasoniiiáaból továbbá az is megállapítható, hogy a Rajna-píalzi irattári mintaterv a statisztikai tervhez sokkal közelebb áll, mint a Iheurer féle terv. Felmerül tehát a kérdés, hogy az eltéréseket szükséges-e kiküszöbölni. Vellmer nézete szerint elegendő lenne a konkordancia alkalmazása még abban az esetben is, hogyha a pénzügyi szempontból a községeket nagyobb mértékben érintő 0 és 1 főcsoportoknál az eltérés még nagyobb lenne, mint a bemutatott 8. csoportnál. Az irattáraknak ugyanis ismételt átrendezése rendkívül költséges leiadat lenne a községek számára. A rendszámoknak idejében történő megállapításával és a* szabadon maradt rendszámoknak megrelelő átcsoportosításával az egységes irattári tervek megvalósítását szélesebb körben is végre lehetne hajtani Az irattári tervek teljes egységesítése azonban a megvalósulás lehetőségétől még eléggé messze van. Éppen ezért mindhárom terv továbbra is helyet foglalhat a gyakorlati alkalmázasban* Az irattári terveknek állandó fejlesztése elengedhetetlen követelmény, de a fejlesztésüket az alapok megbolygatása nélícül kell végrehajtani. A bádeni tartományi levéltáraknak állandó gondját képezi az irattári terveknek fejlesztése különösen a községi iratkezelés vonalán, minthogy a községek irattári terve nem egyezik felettes szerveik iratkezelési rendjével. Ezen a vonalon különösen nagy a veszély amiatt, hogy a községi írnokok, ha valamely esemény iratai számára irattári tervükben nincsen hely kijelölve, a szabadon hagyott rendszámokból önkényesen választanak helyszámot és ezzel a már megvalósított egységes rendet lassanként újból semmivé teszik. A tartományi kormányzatnak kellene arról gondoskodnia, hogy a kisebb városok és a falvak nagy tömege uj iratféleségek felbukkanása esetén azok elhelyezésére ugyanazt a rendszámot alkalmazzák. A délbádeni levéltárosok és irattárosok szervezete ilyen értelemben tett is már lépéseket az illetékes hatóságoknál. A levéltárosok ebben a kérdésben nagy mértékben érdekeltek, mert hiszen a szóban lévő iratok egykor a levéltárba kerülnek, s azonkívül a községi irattárak és levéltárak iratanyagának a megbízható áttekintése és felügyelete sem valósitható meg egységes irattári rend nélkül. A bádeni tartományi levéltárak tehát nemcsak a községi levéltáraknak, de a községi irattáraknak is figyelemmel kisérik a sorsát. Az állami hatóságok irattárai tekintetében annyiban más a helyzet, hogy ezek általában még rendben vannak, és csak ott mutatkozott némi rendetlenség, ahol helyszűke miatt az iratok megfelelő tárolása nem volt lehetséges. Ennek ellenére minden levéltárosnak ismernie kell annak a hatóságnak az iratkezelési rendjét, amelynek iratselejtezését ellenőrzi. Az iratselejtezési jegyzéknek például az a megjelölése, hogy a selejtbe szánt iratköteg, a községekre vonatkozó általános rendelkezéseket tartalmazza és igy 25 év leforgása után kiselejtezhető, egyáltalán nem árulja el azt, hogy abban az 1918. év óla kiadott valamennyi rendelkezés megtalálható s ennek megfelelően nem is selejtezhető. Hyen esetekben még azt is figyelembe kell venni, hogy egyes minisztériumoknak az iratanyaga a háború folyamán megsemmisült és igy a kiselejtezésre kijelölt iratanyag megtartásával lényeges hiányokat lehet pótolni. Az uj irattári tervek szerint kezelt iratok kiselejtezési eljárásánál ugyanezek a problémák vetődnek fel. Az irattári tervek teljes ismerete nélkül a selejtezések ellenőrzését nem lehet eredményesen megvalósítani. A stuttgarti igazságügyi hatóságok iratainak sikeres és a tartományi levéltár útmutatásai alapján végrehajtott átvétele éppen azért vált lehetségessé, mert az emiitett levéltár az iratkezelési rendszerüket teljesen ismerte. Mindezeknek figyelembe vételével igen üdvös lenne, ha a levéltári hatóságok az irattári tervek készítésébe bele kapcsolódnának, bármilyen íoku hatóságok vagy hivatalok száraára készülje* nek is ezek a tervek. Figyelemmel kell lenniök továbbá az irattárakra is, amelyekbe való betekintésüket eddig valamennyi hatóság készségesen lehetővé tette. A tapasztalat egyébként azt mutatja, hogyha valamely hatóság áttér uj irattári terv alkalmazására, ugy igyekszik régi anyagától mentől nagyobb mértékben megszabadulni. Az ilyen rendkívüli anyagátadás azonban a levéltárakat igen nehéz feladat elé állítja, ha az átvevő levéltár az átadó hatóság valamennyi iratkezelési rendjével nincsen tisztában. Délbádenben 1947 óta 420 községi levéltárat rendeztek újjá és láttak el részletes leltárral. Ennek a hatalmas méretű munkálatnak azonban még a felét sem tudták volna megvalósítani, ha a levéltárak és az, irattárak közti összeköttetést előzőleg már nem állították volna helyre. Mindennek azonban meg volt az alapfeltétele, az tudniillik, hogy a rendezésben érintett területen mindenütt ugyanaz az irattári terv nyert alkalmazást Az irattári tervek kérdésében az állami levéltári igazgatóság is hozzászólt és véleményét e kérdésben Dr. Valter Grube ludwigsburgi levéltári főtanácsos által tette közzé a Der'Archlvar 185