Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Börnert, Gottfried: Vita a gazdasági élet különgyűjtendő iratféleségeinek problémájáról / 131–135. o.

alapján az egy iratdsrab vagy az iratdarabok egy fajtája levéltári megőrzésre jogosult voltának elbírálása terén fennálló bizonytalanságban kell keresni: a katalógus esért általánosan érvényes előírás legyen az elbírálás meghozatalának érdekében. Egy ilyen íeliogás azonban semmiképpen sem tudja igazolni egy katalógus szükségességét. A jobban Járható ut ilyen esetben az üzemi levéltárosok szakmai minősítése lehetne. A munkaközösségek egy nagyrésze azonban ezzel szemben a katalógus ellen foglalt állást. Est azzal indokolják, hogy a katalógusnak az ügy előadója által történő használata igen könynyen a katalógushoz való merev ragaszkodáshoz vezethet. Ez a vessély fennáll ugyan a selejtezési irányelveknél is, azonban lényegesen kisebb mértékben, mivel a levéltáros, akinek részére a selejtezési irányelveket megállapították, ezeké! Jobban alkalmazza. Azonfelül a különgyüjtendő iratféleségek katalógusának a Neuss által kirejtett nésetek sserint nagyon terjedelmesnek kellene lennie, ha a különböző gazdasági ágakban mind a sokalaku, mind az egynemű, de gyakran különféle elnevezéssel létrejövő valamennyi iratanyagról kimerítő felvilágosítást kivan adni. Vajon elérhető-e a katalógusnak ilyen értelemben való teljessége?- általában kétségbevonják. Javasolják, hogy egy ilyen katalógust, ha összeállítására sor kerül, tagoljanak a lehetőséghez képest meghatározott csoportokba, (pl. as anyagellátás, bérelszámolás, anyagelszámolás, káderosztály, forgalmi osztály stb. különgyüjtött iratféleségeí.) i Számos kartárs véleménye sserint az irattárosnak és levéltárosnak oly jól kell ismernie üzeme struktúráját, hogy valamennyi különleges eset figyelembevételével egymaga is pontosan meg tudja állapítani a különgyüjtendő iratdarabokat. Ez a megállapítás kétségtelenül helyes és aligha okoz nehézséget a gyakorlati keresztülvitel során, mert hiszen csak azokat az iratdarabokat kell különgyüjtení, melyek értéktelen voltát már az ügyvitelbe való beérkezésükkor felismerték és semmiféle további munkát nem igényelnek. Első pillanatra tehát egy katalógus csakugyan szükségesnek látszik, hogy különösképpen az előadónak vagy ügyiratirányltónak (Aktenführer) - a kettő többnyire egy személy -» megfelelő útbaigazításokat adjon a különgyűjtés tekintetében. Ha azonban azt kívánjuk elférni, hogy egy ilyen katalógust a gyakorlatban valóban irányvonalként lehessen használni, ugy ez legyen rövidre méretesett és sorolja lel találóan az egyes iratanyagféleségekel, melyek valamelyik gazdasági ágazatban különgyüjtendő iratléleségeknek tekintendők. Ez a probléma további vizsgálatánál valószínűleg sikerül. 4. A különgyüjtendő iratféleségek őrzési ideje. - a különgyüjtendő és a meghatározott ideig őrzendő iratféleségek szétválasztása A katalógusban felsorolt iratanyagféleségek őrzési idejének megállapítása lelett széles vita bontakosott ki. Sok iratféleség réssére legalább 3 éves őrsési időt javasoltak. Nem voltak azonban ritkák az 5 éves, egyes esetekben a 10 éves őrzés iránti Javaslatok sem. Lássunk csupán néhány példát: Az üzem gyártmányainak elemzései (Analysen über Üetriebserzeugnisse) 5-10 évig őrzendők, mivel ezek a gyártás részére összehasonlítási alapul szolgálnak. Látogatási könyvek, belépési engedélyek és'hasonlók az üzemvédelmi főosztály vezetőjének a 111. sp. szolga-' lati szabályzathoz (kelt 1«55. január 17.) kiadott 2. sz. utasítása értelmében 3 évig megőrzendők. Kalkulációs alapiratok 5~i0 évig őrzendők, mivel gyakran késbe kell venni őket. A textil— ssakmában pl. ezeket az alapiratokat gondosan át kell nézni, mivel bizonyos előzmények a belföldi és külföldi árak kalkulációja tekintetében hasznos útmutatásokat adhatnak. Kenőanyagok iratai (a barnasséniparban) 20 évig őrzendők stb. A katalógus-tervezetben felsorolt könyvelési mellékletek pl. bérlajstromok, idő- és teljesitménybérnaplók, brigádok terhelési lapjai, fizetési utasítások, útiköltség elszámolások (egyúttal szolgálati utazási rendelvények), bank- és postai csekk ív onatok. stb., számára az őrzési időket a könyvvitelről szóló már idésett rendelet tartalmassá. Ha a katalógus egyes tételeinek túlságosan övatos megítélése elfogadásra kerül is, rá kellene arra essmélni, hogy 3-5 évi vagy még hosszabb őrsési idejü iratanyagot már nem lehet a különgyüjt3ndő iratféleségek kosé sorolni. Ebből adódik a gasdasági életben különgyüjtendő iratíéleségek őrzési időtartamának kérdése. 134