Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Nuhlicek, Jozef: A nemzeti bizottságok iratkezelése az 1945–55. évben / 120–128. o.

a naptári év utolsó két számával (pt bet/l/55.) Az iratkezelés irányelvei megengedik, hogy néhány iratot (pl. tömeges Jelentéseket időszakonként megismétlődő iratokat nyomtatványokat meghívókat és más hasonló beadványokat) az ügyosztályvezető határozata szerint közös borítólapban un. *gyüjtőben» gyűjtsenek össze és egy iktatószám alatt tartsanak nyilván. Az irattári Jelzetek az egyes ügyosztályok és igazgatási ágak részére kötelezően vannak előírva. Ugyancsak az illetékes ügyosztály (igazgatási ág) részére megállapított rövidítésből és az irattári számból állanak. Az irattári jelzeteket ugy választották meg, hogy az általános ügyek minden ügyosztálynál az 1. szám alatt (pL bél (l), a vegyesek a 99, szám alatt (pL bel (99) találhatók. Az egyes ügyosztályok és igazgatási ágak ügyköre nem egyiormán szétágazó, ennek megfelelően alakul az irattári Jelzetek száma is, úgyhogy néhány ügyosztálynál ez a szám magas (pl, a lakásgazdálkodási igazgatás i~75.

y 99.) másutt még tizet sem éri el (pL lakásügyi osztály 1-8,99), bár az ügykör terjedelme sokszor hozzávetőlegesen azonos. De minden ügyosztály és igazgatási ág esetében foglalt a 99. szám. Az uj rendszer hátránya, hogy a hasonló jellegű iratoknak különféle jelzete lesz az egyes ügyosztályoknál és irattárai<ban. A nemzeti bizottságok végrehajtószervei részére 250/1954, sz. a, kiadott utasítás mellék- . létben csatolta az egyes ügyosztályok és igazgatási ágak rövidítéseit, amelyek következőek; BHSlakásgazdálkodási és építésügyi igazgatás' (3 o mell.), byt - lakásügyi osztály (3 r mell), cirk egyházi ügyosztály (3 m. melL K dopr -- szállitási ügyosztály (3 h mell), fin •** pénzügyi osztály (d c melléklet), kádr - személyzeti osztály (3 t mell t kult - kulturális ügyosztály (3 d melt), les - erdészeti és faipari ügyosztály (igazgatás) (3 p melt) , MH ~

j helyi gazdasági ügyosztály (igazgatás) (3 b melt), obch. - kereskedelmi ügyosztály (.3 f mell V OK * szervezési és ellenőrlési ügyosztály (3 s melt), PK - tervbizottság (3 v mell V prac ** munkaerő ügyosztály (3 eh mell.), prum ~ iparügyi osztály (3 k mell V. soc - társadalombiztosítási osztály Í3.m melt), skol iskolaügyi osztály (3 e melt?, TVS * testnevelési és sport ügyosztály (3 x melt) vnitr -• belügyi osztály (3 q melt), vod - vízgazdálkodási osztály (.3 j melt).. vyst - kiállítási ügyosztály (3 i mell,), zem - mezőgazda ági ügyosztály, mezőgazdasági igazgatás ('3 a melt) zdrav « egészségügyi osz= tály (3 1 melt)

43 Végül összehasonlítás kedvéért röviden meg kell emlékeznünk a sz >vjet hivatalok és szervezetek iratkezeléséről. Az 1952-ben megjelent kézikönyv szerint a szovjet iratkezelés előnyben részesiti az iratok felek szerínü összefüggését az időbeli összefüggéssel szemben és az időbeli sorrendben történő regisztrálás helyett lehetővé teszi, hogy az iratokat rendszeresen, azaz felek szerint regisztrálják. A Szovjetunióban minden Deérkezett iratot külön nyilvántartó lappal látnak el (13x9,5 cm nagyságú kártyán), amelynek mindkét oldalán a következő címszavak találnátok; 1 kitől érkezett az irat (feltüntetik a hivatal pontos elnevezését a benyújtó személy vezetéknevét), 2. rövid tartalom, 3. elküldési szám (a tisztázat szerint) 4. kinek címezve (ieltüntetik a funkciót esetleg vezetéknevet), 5. kelt a. aláírás, bo beérkezés,, 6. az iratok száma (mellékletekkel együtt), ,7. az irat elküldésének adatai,. 8. indexjelzet (egyes hivatalok számára rendszeresített jelzetek szám vagy betű szerint) a nyílvántartólap elülső oldalának jobb alsó sarkában van. 9c Utasítás az irat kiosz tására (a vezető kiosztása). 10=. Elintézés,, A felsorolt adatoicat a 7. és 10. kivételével az ügyosztálynak való átadás előtt töltik kt A nyilvántartó lap 7, rovatát csak az iratnak az ügyosztályról történő visszaérkezése után töltik ki, az iratok néha az ügyosztályon is maradnak és a nyilvántartólapon csak a strukturális részeket tartalmazzák a számok. A nyilvántartólapokat dossziéban tart Ják a jobb alsó sarokban lévő indexjelzet szerint és regisztrálás szerint vannak rendezve. Az ismertetett iratrendsser feltételezi a kézbesítőké nyvek vezetését a következő rovatokkal. 1. az átadott irat száma, 2. az irat átadásának napja és órája., 3. Kinek adtán az ügyiratot 4. az átvétel elismerése, átvétel napja, órája, Jgy tartják nyilván az iratoKat a központi nagy- és középhivatalok. s szervezetek. Feltételezik, hagy azan részleg^ , amelynek az iratot elintézésre átadták, naplót vezet a naplórendszer szerint a következő rovatokkal ; 1, Sorszám, 2 A beérkezett irat száma, kelte, 3; Honnan., ki tői érkezett A. Rövid tartalom, 5. Az iratok darabszáma Ö, Ügyintéző (vezetékneve) 7„ A szignálás elismerése (az ügydarahot elintézésre átvevő aláírása), 8. Milyen szám alatt intézte el (kimenő iratok naplója szerint), 9. Hová kapcsolták az iratot (iratszám),, 10. Megjegyzés (az irat kiadása más szerveknek,, visszaadásának feljegyzése). 127