Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Nuhlicek, Jozef: A nemzeti bizottságok iratkezelése az 1945–55. évben / 120–128. o.

Mindkét rendszer mellett a Szovjetunióban szám szerinti segédkönyvet (kulcsot) is vezetnek. Az iratrendszer melletti szám szerinti segédkönyvnek a következő rovatai vannak: 1„ irat száma, 2. kelt, 3. indexjelzet,, 4. regisztrálás dátuma, A naplórendszer melletti szám szerinti segédKönyvben feltüntetik,; 1. az irat számát 2 a bevezetés Keltét, 3 a beadványi számot A szovjet ügykezelés azonban mind az iratoK szerinti, mind a naplórendszerben Külön segédkönyvet vezet a kimenő iratoktól, amelyekben a hivatal saját kezdeményezéséből keleticezett iratokat is bevezetik. A naplörendszerben ez a Kimenő iratoK bevezetésére szolgáló napló, összesen nyolc rovata van: 1. Sorszám (időrend szerint), 2= Aláírás Kelte (az illetéKes funkcionárius alá--, írásának Kelte), á„ Hová és kinek küldték az iratot, 4 Rövid tartalom, 5. Az iratok darabszáma (mellékletekkel együtt), ö. Milyen beadványi szám elintézése (ha a kimenő irat válasz), 7, irat (irat •száma, amelyhez a kimenő irat másolatát elhelyezik), 8. Megjegyzés. Az iratok szerinti rendszer esetében a kimenő iratoKról ielíeKtetett nyilvántartólap még részletesebb. Két példányban vezetik. A nyilvántartólap első példányát időrend szerint rakjáK le, a másodpéldányt az un. tematiKai nyilvántartólapot a címszó szerinti betűrendben- A szovjet iratKezelés munkamódszere minden teKintétben igen pontos és megfelelő. A mi iratkezelésünK arra törekszik* hogy ezt a módszert fejlődésében megközelítse. Ha a nemzeti bizottságoKnál a nagy szervezési változásoK következtében népi közigazgatásunk első tíz évében bevezetett egyes ügyrendeKet biráljuK, azt Kell mondanunk, hogy ezeK a rend-szerek nagyjából betöltöttéK adott szerepüket és hogy minden uj rendszer haladás volt a megelőző rendszerhez Képest Azok a tapasztalatok azonban, amelyenet a levéltári dolgozók a nemzeti bizoüV. Ságoknál lolyó selejtezés felülvizsgálata alkalmával szervéztek

9 azt mutatták hogy az iratkezelést amelyet a Szovjetunióban megfelelő gondossággal KezelneK, még sok nemzeti bizottságnál lebecsfe lik. A nemzeti bizottságok -1949-ben felhagytak az iktatókönyveK és mutatóKonyveK vezetésével, de a vezetőKartonok bevezetésére és elhelyezésére nem fordítottak megfelelő gondot, úgyhogy az 1949«

1

50„ évekből való iratoic Keresése nehézségeidet OKOZ a nemzeti bizottságoknak. Ha ui. megváltozik az ügyrend, akkor az egyes ügyosztályok, csoportok összes iratait és egyidejűleg valamennyi segédkönyvét idejeicorán az irattárban kell összpontosítani és rendezni, ahogyan azt 1949-ben és 1954pben is végre kellett volna hajtani. 1955-ben járt le az az uj irányelvek által már június 30-án megadott határidő, amikor mindenféle régebbi iratot, amely az előadóknál található, össze kell hasonlítani, meg kell jelölni és át kell adni az" illetéices irattárnak. Tehát már most különös figyelmet kell szentelni az 1949-50, éveKből származó vezetőKartonoKnaK, az .1951-54,, éveKből való ellenörzöjegyzékeKnek, amelyeK gyakorlatilag egyedüli nyilvántartási segédkönyvei a nemz,eti bizottságoknak, bár kisegitésKént, tájéKozódásra az ügyrendneK irányelvei is használhatók. Mennél' korábban teljesítjük ezt az adott feladatot, annál nagyobb örömmel léphetünk a köveUcező évtizedbe, amiKor már a további egészséges fejlődés minden előfeltétele biztosítva van az 1955. január í-én bevezetett uj ügyrend alapján. Jegyzetek d. Skoda V. A nemzeti bizottságok munkájának tiz éve Nova mysl, 1955. 496-505. L 2«. Janouch R., iratkezelési rendszereK a helyi és járási nemzeti bizottságoK részére, A Cseh Községek, városoK és járásoK központja könyvtára. 39. kötet. Prága 1946. 77. L 3o Belügyi Közlöny XXX,(l948) évi. 399, 1. 4. A kerületi nemzeti bizottságoK részére kiadott körrendeletek gyűjteménye, IIÍ1950) évi. 4. sz. vö. 49 sz. 5. üöo 85. sz. 6. Uo. 90. sz, 7. Uo. IV. (1952) évi. 1. sz. 8. Uö. V. (1953) éví. 29. sz, 9. A nemzeti bizottságoK végrehajtószervei részire Kiadott utasítások gyűjteménye, 1954. évf. 19. rész, 250o sz* 10. A 250/1954. sz, rendelet mellékletében foglalt 2 k minta. 11. Ugyanazon rendelet 3 k meliéKlete. 12. Ugyanazon rendelet 2 a melléklete. 13. Ugyanazon rendelet 3 a - 3 x mellékletek. 14. A. D. Frolov : A szovjet hivatalok és szervezetek ügyiratkezelése. 128