Levéltári Híradó, 6. (1956)
Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.
adási és átvételi jegyzőkönyvben feltüntetjük az irattárban őrzött ügyiratok (gyűjtők) számát és megjegyezzük a hiányokat Ebben a jegyzékeket összehasonlítjuk az irattár tényleges állagával. Az irattár átadásáról felvett jegyzőkönyv egyik példányát a fő kezelőiroda őrzi, raig a másikat az irattár, X, Az irattárak felügyelete Éppúgy mint az intézmény többi szerve, az irattár is ellenőrzést, felügyeletet és segítséget igényel felettes szervétől és más szervektől, többek között az állami.levéltári szolgálattól. Azon részleg vezetője, amelynek az irattár alá van rendelve, köteles évenként legalább egyszer tüzetesen ellenőrizni az irattár fondjait, működését és személyzetének munkáját. Köteles időnkint ellenőrizni a raktárak rendjét is. Különösen ügyeljen az állami és hivatali titok megőrzésére. Az irattárvezetö számára biztosítani kell közvetlen felettesének segítségét és tanácsait Az irattár évenkénti ellenőrzésének célja : megállapítani az iratok állapotát és mennyiségi egyezését az átvett iratok átadási-átvételi jegyzékeivel; - továbbá ellenőrizni, vajon az átadásiátvételi jegyzékek rovatai megfelelően ki vannak-e töltve és jól vezetik-e az átadási-átvételi jegy zékek nyilvántartását; - ellenőrizni hogy a B kategóriájú selejtezendő iratok ki vannak-e választva selejtként és vajon a makulatúrát átutalták-e a hulladékgyűjtőnek J - meg kell állapítani az iratok állapotát az irattár helyi viszonyait és felszerelését; meg kell győződni arrót hogy az iratokat az érdekelteknek szabályosan az állami ós hivatali titok betartásával adták-e át használatra; végül meg kell állapítani egyeznek-e az évi beszámolóban megadott adatok a tényleges állapottat Az évi ellenőrzés eredményét az intézmény vezetőjének tudomására kell hoznt Ahhoz, hogy az irattár el lenőrzésére fordított munka gyümölcsöző legyen, az intézmény vezetőjének le kell vonnia a kellő következtetéseket és az irattár vezetőnek olyan utasításokat kell adnia, hogy munkája egyszerüsbödjék és felszámolhassa az észlelt hibákat Az irattárakat az állami levéltári szolgálat szervei is ellenőrzik, mégpedig az állami levéltárakról szóló 1951, március 294 rendelet 4, cikkelye (Dziennik Urzqdowy 19. szám 149. tétel), továbbá az Állami Levéltárak Főigazgatóságának ideiglenes szervezetéről szóló 1951. május 34-én kelt rendeleti. § (3) pontja (Monitor Polski A-44 szám,, 722. tétel) alapján, s a Minisztertanács Elnökének 1951. augusztus 16-án kelt, az irattárak ellenőrzése tárgyában kiadott körrendeletének figyelembevételével. (Dziennik Urzedowy Min, Oswiaty 18. szám 241. tétel) A levéltári szolgálat ellenőrzése alól ki vannak véve a Nemzetvédelmi. Közbiztonsági és Külügyminisztérium irattárai, továbbá a politikai pártok irattárai. Az állami levéltári szolgálat igen nagy súlyt helyez arra, hogy az irattárakat az illetékes szervek ellenőrizzék. Ezzel is törekszik az iratok szabályszerű őrzésének lehetővé tételére és valamennyi irattár munkájának egységesítésére, A levéltári szolgálat által az utóbbi évek folyamán az egész országban szerzett tapasztalatok alapján az irattárak dolgozóit kellően kioktatjuk és e téren szakszerű tanácsokat és útmutatásokat adhatunk, A levéltári szolgálat szervei ma már nem elégednek meg csupán az ellenőrzéssel, hanem egyre gyakrabban térnek át a hivatalokkal, intézményekkel és vállalatokkal folytatott együttműködés uj formáira; konzultálnak az irattárak vezetőivel, sogitséget nyújtanak irattárak létesítésében és berendezésében, oktatják és továbbképzik az irattárak dolgozóit Az irattári szolgálat képviselőt mielőtt ellenőrzésbe kezdenek, igazolják magukat felmutatják a kiküldetésükről szóló iratokat és hivatali igazolványukat Az irattárak ellenőrzése mindig az ellenőrzött intézmény jogosult képviselőjének jelenlétében történjék és végén kétoldalú jegyzőkönyvet kell felvenni az ellenőrzés lefolyásáról az irattár és fondjai állapotának feltüntetésével. Az ellenőrzési jegyzőkönyv alapján a levéltár megfelelő ellenőrzési utasításokat ad ki. Az ellenőrzés kiterjed az irattár raktáraiban folyó munkára, az iratok rendezésére, nyilvántartására, őrzési módjára. Gyakran kiterjed a kezelőiroda munkájára és az iratkezelési terv ösz/ - m
