Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Minden intézmény iratselejtezési beadványait az illetékes állami levéltárhoz intézi. A varsói Uj Iratok Levéltára a főhatóságok, az államigazgatás legfőbb szervei, a Legfelsőbb Bíróság. Legfőbb Ügyészség, a Lengyel Tudományos Akadémia, Bankközpont, főigazgatóságok és a társadalmi szervezetek által létrehozott iratok illetékes levéltára,, A területileg illetékes vajdasági levéltár a területi hatóságok, a közigazgatás helyi szervei, bíróságok, ügyészségek, intézmények, szövetkezetek, bankok, vállalatok és a szocialista gazdaság egyéb szerveinek iratait veszi át. Iratok selejtbe való adásával kapcsolatos ügyekben keletkezett viták esetén a szerv fellebbezhet a varsói Állami Levéltárak Főigazgatóságához, amely az ügy kivizsgálása után megváltoztathatja a helyi levéltár döntését. VEI. Az irattár helyisége Amikor irattárat szervezünk, készítsünk elő számára megfelelő helyiséget és ésszerű berendezést, mivel ettől nagy mértékben függ az irattár működése. A helyiség és berendezés olyan legyen, hogy biztosítsa az állami és hivatali titok megőrzését, védje az iratokat a megsemmisüléstől, ne ártson az irattárban dolgozók egészségének és tegye lehetővé normális munkájukat Mivel az irattár az illető intézmény működését tükröző iratokat őriz. számára olyan helyiséget kell kijelölni, amely teljesen megfelel az állami levéltári szolgálat követelményeinek. Soha se feledkezzünk meg arról, hogy az irattár nem hulladékgyűjtő, sem pedig irodaszerek raktára, még kevésbé iratkezelési nyomtatványtár. hanem értékes dokumentáció őrzési helye. Az irattár legyen az illető intézmény irodaépületében, legjobb ha a fő kezelőiroda (titkárság) közelében. Ez különösen akkor fontos, ha az irattárat a kezelőiroda vezetője vezeti. Termelő üzemekben az irattár ne legyen a műhelyek közelében, inert azok közelsége veszélyeztetheti az iratokat, megnehezíti használatukat, továbbá az ellenőrző szervek vizsgálatát. Az irattár semmiképpen sem helyezhető el udvari szobákban. íélszerekben, sem háztető alatt vagy padlástérben, ami pedig sajnos egyes vállalatoknál még előfordul. Az irattár csak akkor kerülhet emeletre, ha a födémek elég erősek, ezért számukra földszinti szobákat kell kijelölni (csak különös helyszűke esetén lehet pincehelyiséget). Az irattár száraz és világos helyiség legyen. Ha a helyi viszonyok arra kényszerítenek, hogy az irattárát pincébe tegyük, az irattár irodája számára akkor is földszinten vagy emeleten kell szobát biztosítani, amelyben az érdekéitek betekinthetnek az iratokba. Ajánlatos, hogy a széleskörű működést kifejtő és igy sok iratot készítő intézményeknél az irattár három külön helyiségből álljon : a) irodából, b) iratraktárból, c) hulladék (makulatúra) raktárból. Az irattárat védeni kell betöréstől, tűztől és az iratok minden más mégsemmisülési módjától, amivel olyan még élő iratokat őriz. amelyek gyakran fontos adatokat tartalmazhatnak az állami és társadalmi élet különböző területéről. Ha az irattár földszinten vagy pincehelyiségben van, ablakaira rácsot kell szerelni, pincehelyiségben pedig az ablaknyílás okát tűzvédelemként dróthálóval kell ellátni. Az irattárba vezető ajtók tömörek legyenek, s erős zárral legyenek ellátva. Ha a bejárat az épület külső falában van, akkor vas- vagy vaspántokkal borított ajtót.kell készíteni. Az irattárnak ne legyen sok ablaka, s ezek legjobb ha északra néznek, Az ablakokat fényt szétszóró függönnyel lássuk el. Egyre gyakrabban folyamodunk a raktárak mesterséges megvilágításához, de ügyeljünk arra, hogy a vUIamos berendezés az egész irattárban de főleg a raktárban és makulatúra raktárakban rejtett legyen. Ügyeljünk arra. hogy az áramot mindjárt a munkaidő végén kikapcsoljuk. 103